Cos'è l'analisi costi-benefici?
In breve, l'analisi costi-benefici è un modo per determinare i costi della proposta di progetto che stai esaminando rispetto ai benefici. Sembra semplice, ma in realtà può richiedere molto tempo. Devi solo assicurarti di sapere a cosa stai andando incontro e come funzionerà a lungo termine. In questo modo potrai essere sicuro di prendere una decisione saggia per il presente e per il futuro della tua attività.
Dovrai creare un elenco di tutte le spese associate al progetto e di tutti i benefici che ne deriverebbero (la retribuzione è un beneficio). Poi potrai determinare quattro cose:
- Ritorno sull'investimento
- Tasso di rendimento interno
- Valore attuale netto
- Periodo di ammortamento
Quando avrai seguito tutti i passaggi e fatto tutti i calcoli, avrai una buona idea di cosa fare e se accettare il progetto o se passare.
Perché fare un'analisi costi-benefici?
Potresti voler fare un'analisi costi-benefici se sei un project manager che si sta preparando ad affrontare un progetto di qualsiasi tipo. Dopotutto, vuoi sapere a cosa stai andando incontro e se stai prendendo una buona decisione commerciale. Devi verificare tutte le informazioni e i dati per assicurarti che sia esattamente quello che avrai e che non dovrai preoccuparti dei potenziali rischi. O almeno, non dovrai preoccuparti più di tanto.
Con un'analisi costi-benefici, valuterai tutti i dati che puoi ottenere su uno specifico progetto, compito o responsabilità. Da qui potrai capire se l'attività varrà effettivamente la quantità di tempo e di denaro necessaria per portarla a termine. Confronta quanto ti costerà in termini di tempo, impegno, manodopera e così via per portare a termine quel compito. Poi, calcola quanto denaro guadagnerai o risparmierai dopo averla realizzata. Il costo si compenserà o ti darà un bonus di qualche tipo se lo farai?
Se è così, è probabile che tu stia facendo bene e che trarrai beneficio dall'attività o dal progetto. La tua azienda ne uscirà almeno come prima e potenzialmente anche in vantaggio di una piccola (o grande) cifra. Ma non lo sapresti se non avessi fatto prima un'analisi costi-benefici. Devi sapere quali sono i potenziali vantaggi che derivano da questo tipo di lavoro. Ma come puoi eseguire questo tipo di analisi? E come puoi assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie per farlo correttamente?
Le fasi di un'analisi costi-benefici
Sei pronto ad effettuare un'analisi costi-benefici su un progetto che deve essere realizzato nella tua azienda? Stai pensando di intraprendere un progetto ma non sei sicuro che sia una buona idea? Allora è il momento giusto per analizzare ciascuno di questi 10 passi per scoprire ciò che devi sapere e assicurarti che qualsiasi decisione prenderai porterà te e la tua azienda nella giusta direzione, verso il guadagno e non verso la perdita.
1. Conoscere gli obiettivi e le finalità.
Il primo passo è assicurarsi di sapere esattamente cosa si sta cercando di realizzare con il progetto. Sei pienamente informato su cosa comporterà esattamente questo progetto? Ciò significa che devi conoscere tutti i dettagli di ciò che il tuo capo, il tuo cliente o chiunque altro si aspetta che tu faccia, in modo da poter preventivare accuratamente il progetto e determinare se vale effettivamente l'investimento che stai per fare. Se non sai tutto, potresti sbagliare la tua analisi e prendere la decisione sbagliata su un progetto.
2. Conoscere le alternative.
Cosa potresti fare se non realizzassi questo progetto? C'è un modo diverso per eseguire lo stesso processo o ottenere lo stesso risultato? Come potrebbe essere? Se non accettassi questo progetto da questo cliente, saresti in grado di accettare un altro progetto da un altro cliente? Come sarebbe? Assicurati di capire bene a cosa stai rinunciando o a cosa stai rinunciando scegliendo questo progetto invece di qualcosa di diverso o di un metodo diverso.
3. Conoscere le parti interessate.
Devi sapere chi ha effettivamente un interesse o un ruolo in questo progetto. Non vuoi prendere una decisione basata su informazioni sbagliate. Per chi stai facendo questo progetto? Chi ha bisogno che venga realizzato? Perché è importante per loro? Assicurati di conoscere tutti coloro che saranno coinvolti nel progetto o che saranno potenzialmente interessati dal risultato. Questo ti farà sentire molto meglio e migliorerà sicuramente la tua comprensione del progetto in generale. Assicurati di creare un elenco di tutte queste persone e controlla che sia completo.
4. Sappi che stai misurando.
Come misurerai le diverse parti del processo? Come farai a monitorare aspetti come il costo dei materiali o della manodopera? Devi sapere esattamente come monitorare e gestire i report del progetto e devi assolutamente assicurarti di riportarli correttamente. Se imposti le cose all'inizio, puoi misurare tutto come vuoi, ma è necessario che tutto sia ben definito e compreso fin dall'inizio, in modo che non ci siano fraintendimenti sui risultati.
5. Conoscere il risultato.
Dai un'occhiata ai costi che saranno associati al progetto e assicurati di aver tenuto conto di tutto. Devi assicurarti che anche le cose più piccole vengano sommate ai costi totali. Poi, devi dare un'occhiata a tutti i benefici che sono associati al progetto. Ancora una volta, non importa quanto siano piccoli questi benefici. Devi tenere conto di ognuno di essi in modo da avere una comprensione più accurata di ciò in cui ti stai imbarcando.
6. Conoscere la moneta comune.
Successivamente, dovrai disporre i costi e i benefici in modo che abbiano senso quando li confronterai tra loro. Ciò significa che dovrai inserirli in un formato che permetta di evidenziare facilmente le somiglianze. Il costo sarà di 10 ore del tuo tempo? Probabilmente dovrai convertirlo in valore monetario in modo da poter vedere come si confronta con il valore monetario che otterrai in cambio. Se stai confrontando 10 ore di tempo con 10.000 dollari, è difficile ottenere una rappresentazione accurata.
7. Conosci il tuo tasso di sconto.
Devi considerare il tasso di sconto per il progetto, che sarà una percentuale del saldo che hai a disposizione mentre fai i calcoli. Se non conosci il tasso di sconto, potresti rappresentare in modo impreciso alcuni dei tuoi numeri e questo potrebbe influenzare il risultato della tua analisi costi-benefici. Questo sarà il tuo interesse, quindi vorrai sapere a quanto ammonta quando dovrai bilanciare tutto il resto.
8. Conosci il valore attuale netto delle opzioni del progetto.
Quando calcoli questo numero devi sottrarre i flussi di cassa attuali in uscita dai flussi di cassa attuali in entrata in un determinato periodo di tempo. Il valore attuale netto sarà il numero rimanente. Questo ti aiuterà a determinare se stai prendendo una buona decisione in termini di finanze. Puoi vedere cosa entra e cosa esce e poi capire cosa ti rimane in generale e confrontarlo con un determinato periodo di tempo. Questo ti aiuterà a creare una base.
9. Conosci l'analisi di sensibilità.
Quanto è certo o incerto l'output che otterrai da questo progetto o processo? Con questa figura analizzerai l'incertezza dell'output in base all'incertezza dell'input. Ti aiuterà a capire meglio se l'esecuzione di un progetto o di un'attività ti garantirà un certo risultato o beneficio oppure se c'è ancora un livello di incertezza nei risultati che otterrai. Questo può influenzare il fatto che valga la pena rischiare o che alla fine tu voglia lasciar perdere.
10. Conosci la tua decisione.
Dopo aver esaminato tutti questi aspetti, dovrai decidere cosa fare. Dopo tutto, vuoi essere sicuro di prendere la decisione giusta e questo richiederà un po' di ricerca e di tempo. Guarda tutto. Fai tutti i tuoi calcoli. Poi prendi la decisione che ti sembra più giusta per te e per la tua azienda. Potrebbe non avere senso per gli altri. Ma se per te ha senso, allora sarà l'opzione giusta. A prescindere dalla tua decisione.
Valutare ancora di più
Quando fai una valutazione più approfondita, potresti voler considerare anche fatti come gli effetti sugli utenti, sui non utenti, su coloro che sono coinvolti nel progetto e così via. Guarda i potenziali benefici sociali, emotivi, monetari e di altro tipo. Guarda il tempo che viene speso e guarda come potrai riprenderti in futuro. Se il progetto non avrà un beneficio immediato, dovrai anche pensare a quanto tempo ci vorrà per raccogliere i benefici associati al progetto.
Funziona?
Nel complesso, il processo di analisi costi-benefici presenta numerosi vantaggi. Se lo fai correttamente, puoi ottenere una rappresentazione molto accurata di tutto ciò che riguarda il tuo progetto. Assicurati di seguire il processo e di inserire tutte le informazioni necessarie. Se non inserisci cifre imprecise o non aggiungi tutti i dati, potresti avere difficoltà a prendere la decisione giusta e a ottenere una comprensione accurata. Questo potrebbe portare a decisioni sbagliate.
Se stai pensando di utilizzare l'analisi costi-benefici, assicurati di farlo nel modo giusto. E assicurati di utilizzare i diagrammi di Gantt, come quelli disponibili su Instagantt, per aiutarti a farlo. Potrai registrare tutte le diverse parti dei tuoi progetti in un modo molto più facile da capire e che aiuterà te e tutto il tuo team a tenere sotto controllo i dettagli.
