Cos'è il livellamento delle risorse: Come può renderti un vincitore?

Quindi, è fondamentale sapere cos'è il livellamento delle risorse e come utilizzarlo per far funzionare il progetto senza intoppi.

Qui parleremo di tutto, da cosa è il livellamento delle risorse a diversi consigli e casi d'uso in cui puoi utilizzarlo in modo efficiente.

Una panoramica su cosa è il livellamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse è una tecnica di gestione del progetto che prevede l'allocazione delle risorse, la programmazione e la risoluzione dei conflitti per completare il progetto utilizzando in modo efficiente le risorse disponibili. Le risorse principali sono:

- Strumenti

- Materiali

- Costo

- Tempo

- Risorse umane, ecc.

Il livellamento delle risorse è essenziale per sfruttare al meglio l'allocazione delle risorse disponibili invece di aumentare le risorse o i vincoli dell'ambito. Tuttavia, non è così facile come sembra perché i project manager devono utilizzare risorse diverse per diversi progetti contemporaneamente, il che aumenta la complessità. Tuttavia, le cose variano a seconda delle situazioni:

- Con una scadenza costante, le risorse possono essere aumentate

- Con risorse consistenti, la scadenza può essere prorogata

In entrambi i casi, l'obiettivo è gestire il processo nel rispetto dei requisiti.

Come funziona?

Ogni progetto ha dei vincoli specifici. Nella maggior parte dei casi, i tempi sono stretti e le risorse sono gestite. Tuttavia, in questa sede analizzeremo come funziona il livellamento delle risorse in diverse circostanze.

Per progetti con vincoli temporali stretti

Se il progetto è strettamente orientato alla scadenza, non puoi perdere molto tempo. In uno scenario del genere, la pratica migliore è quella di dare priorità ai rischi e assegnare le risorse alle attività più importanti, complesse e che richiedono tempo, perché non puoi lasciarle per ultime. Questi compiti devono essere assegnati alle risorse migliori perché non puoi scendere a compromessi sulla qualità.

Nel farlo, deve assicurarsi che nessuna delle risorse sia sovraccaricata di lavoro. È compito del project manager ottenere la giusta qualità dalle persone giuste entro un determinato periodo di tempo senza sovraccaricarle. Infatti il sovraccarico può portare a una mancanza di qualità.

Per progetti senza vincoli di tempo

In alcuni casi, le tempistiche o le scadenze del progetto non sono così rigide. La qualità è ciò che conta di più in questi progetti. Quindi, i project manager devono lavorare per mantenere la massima qualità utilizzando le stesse risorse. In questo caso, lo stress dei dipendenti e delle altre risorse deve essere ridotto per ottenere la migliore qualità nella consegna del prodotto. Non ci sono vincoli temporali stringenti, quindi le risorse non devono essere sovraccaricate.

A cosa ti serve il livellamento delle risorse?

Diversi rischi legati alle risorse possono influenzare il progetto durante il suo sviluppo. Pertanto, i project manager devono gestire le risorse disponibili in modo strategico. Ecco alcuni casi in cui è possibile utilizzare il livellamento delle risorse.

1. Per ottimizzare le risorse

Una delle cose più importanti da ottenere con il livellamento delle risorse è l'ottimizzazione delle stesse. Devi utilizzare appieno le risorse senza sotto o sovraccaricarle. Il livellamento delle risorse ti aiuta a capire quali sono le parti del progetto che necessitano di maggiori risorse e quelle in cui c'è spazio per la flessibilità delle risorse per ottenere il massimo.

2. Per ridurre al minimo i deficit

Il livellamento delle risorse è importante per evitare ritardi in un progetto e per migliorare l'efficienza dei costi e dei dipendenti. Con un uso corretto delle risorse tra i diversi progetti, diventa più facile gestire tutto rispettando i vincoli e le finanze.

3. Per prevenire il sovraccarico di attività

Il sovraccarico di compiti è un problema che lascia i dipendenti stressati e incapaci di fornire la migliore qualità. Un'esposizione prolungata al sovraccarico di lavoro può influire sulla soddisfazione dei dipendenti, che potrebbero cambiare lavoro. Quindi, un manager deve evitare il sovraccarico di attività, cosa che è possibile fare con il livellamento delle risorse. Se le risorse giuste vengono assegnate al compito giusto, le possibilità di sovraccarico sono minime.

4. Garantire la qualità del progetto

La qualità è l'ultimo e più importante aspetto per cui si utilizza il livellamento delle risorse. Con una corretta allocazione delle risorse attraverso la definizione delle priorità, è possibile mantenere la qualità. Aiuta i manager a gestire tutti gli aspetti del progetto e a chiedere iterativamente miglioramenti invece di lasciare tutto per l'ultimo giorno. In questo modo, il manager può adattare le scadenze interne per ottenere una migliore qualità, pur rispettando le scadenze principali.

Se da un lato il livellamento delle risorse può essere utilizzato per gestire le risorse di un progetto, dall'altro può aiutare a mantenere un ambiente di lavoro sano e un equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti.

Come essere efficienti con il livellamento delle risorse

Sapere come fare il livellamento delle risorse da solo potrebbe non bastare; alcune pratiche ti aiuteranno ad aumentare la tua efficienza. Ecco quindi i nostri 5 punti chiave per diventare efficienti con il livellamento delle risorse.

1. Fai sempre delle stime realistiche

Invece di aspettarti un'efficienza del 100%, fai delle stime realistiche delle risorse del progetto. Dopo aver fatto le stime, aumentale un po' per avere la certezza di riuscire a gestire tutto nel rispetto dei vincoli previsti, utilizzando le risorse disponibili.

2. Identificare se ci sono carenze di risorse

Prima di iniziare un progetto, devi lavorare su eventuali carenze di risorse. Potrebbe essere necessario un nuovo dipendente o qualche strumento. Come project manager, puoi trovarti di fronte a problemi e ritardi inaspettati e l'unico modo per affrontarli è pianificare in anticipo e colmare queste lacune il prima possibile.

3. Dare priorità a risorse e compiti diversi

Uno dei modi migliori per essere efficienti è quello di dare priorità alle diverse risorse e ai diversi compiti. Ad esempio, puoi dividere il progetto in sezioni più piccole e assegnare quelle più difficili ai dipendenti migliori. Quelle più piccole e facili avranno meno priorità e potranno essere lasciate ai dipendenti meno competitivi o a quelli più avanti. Fai lo stesso con le altre risorse e difficilmente troverai problemi improvvisi.

4. Deve esserci un responsabile delle risorse dedicato

In un'organizzazione, deve esserci un manager delle risorse dedicato. Avere un unico manager che si occupa di tutto è inefficiente perché i gestori delle risorse hanno molte attività che richiedono tempo. Avere un manager dedicato alle risorse aiuterà a mantenere la migliore disponibilità e allocazione delle risorse.

5. Tieni traccia delle risorse

Una volta che una risorsa viene allocata, dopo un certo tempo si libera e viene assegnata ad un'altra attività. Un gestore di risorse deve tenere traccia di tutte le esigenze di allocazione e riallocazione. Senza di ciò, c'è la possibilità che tutto si confonda e che si perda traccia delle priorità delle diverse risorse.

4 strategie di livellamento delle risorse per i tuoi progetti

È inoltre essenziale sapere che cos'è il livellamento delle risorse, dove è necessario e come implementarlo correttamente. Esistono 4 diverse strategie per implementare il livellamento delle risorse nel tuo progetto. Ecco i dettagli di queste 4 strategie per implementare il livellamento delle risorse nel tuo progetto.

1. Metodo del percorso critico

È un metodo di livellamento delle risorse orientato alla durata del progetto. Si basa sulla flessibilità di pianificazione in base alle tappe critiche e non critiche del ciclo di vita di un progetto. In questo modo, le attività più critiche vengono gestite in modo efficiente entro la scadenza.

2. Metodo del crash

Il metodo del crash prevede l'aggiunta di più risorse a un progetto per rispettare determinate scadenze. In questo caso devi lavorare sulle attività a più alta priorità, aumentando al contempo il costo minimo dell'attività per mantenere i profitti. Tuttavia, questa strategia richiede l'approvazione dei dirigenti, ma permette di portare a termine il lavoro nei tempi previsti.

3. Metodo della catena critica

Questa strategia consente di assegnare una sola risorsa a un'attività alla volta, considerando il percorso più lungo delle attività assegnate. È quindi necessario elencare e dare priorità alle attività. Dopo aver lavorato sul percorso più lungo, i ritardi nel flusso di lavoro non influenzeranno la scadenza principale con la giusta assegnazione delle priorità e delle risorse.

4. Metodo di tracciamento rapido

È efficace quando devi consegnare il progetto prima della scadenza o in anticipo. Quindi, è necessario accelerare il lavoro perché potrebbero esserci diverse richieste di rielaborazione. Tuttavia, questa tecnica funziona solo se i diversi compiti si sovrappongono.

Quali sono i diversi strumenti di livellamento delle risorse che possono esserti utili?

Sapere cos'è il livellamento delle risorse e quali strumenti puoi utilizzare per rendere le cose più efficienti cambierà il tuo modo di gestire i progetti. Anche se non ci sono molte opzioni, ecco i 3 strumenti più utili che puoi utilizzare per il livellamento delle risorse.

1. Grafico di Gantt

Il diagramma di Gantt è un'ottima opzione per gestire la tempistica e pianificare le risorse secondo il metodo delle parti critiche. Offre una buona panoramica delle dipendenze e dei dettagli della tempistica.

2. Software di gestione dei progetti

Diverse opzioni di software di gestione dei progetti, online e offline, possono aiutare a mantenere i progressi fornendo ai manager una visione dei progressi e delle tempistiche. Può anche aiutare a riprogrammare i vari compiti per una maggiore efficienza.

3. Diagrammi di rete

Un diagramma di rete può mostrare visivamente le diverse attività e le loro relazioni sotto forma di diagramma per pianificare, programmare e seguire l'avanzamento del progetto con tappe più piccole. Inoltre, aiuta a identificare i percorsi critici e non critici attraverso la definizione delle priorità, aiutando così a rispettare le scadenze.

Osservazioni finali:

Quando le risorse sono limitate, devi sfruttarle al meglio invece di aumentarle. L'aumento delle risorse può disturbare il budget e gli obiettivi del progetto, quindi è utile sapere cos'è il livellamento delle risorse.

Speriamo che tu sappia quale strategia attuare e quali strumenti utilizzare per rendere efficiente il livellamento delle risorse e migliorare la gestione dei progetti.