Che cos'è il SIPOC? Come si usa un diagramma SIPOC?

È possibile solo se si utilizzano le tattiche del mondo degli affari che la maggior parte di voi non conosce all'inizio dell'attività ma che deve imparare a conoscere per ottenere risultati fruttuosi senza lasciare al buio nessuna parte del progetto. 

Le metodologie Six Sigma si sono affermate nel mondo degli affari e comprendono diversi processi per il successo di un progetto, come definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare, che si riassumono in DMAIC. Motorola ha introdotto la metodologia Six Sigma nel 1986 per controllare la qualità dei prodotti che fornisce al mondo, seguita da molte altre aziende di telecomunicazioni in tutto il mondo. 

Una guida completa su cosa è il SIPOC? Come utilizzare un diagramma SIPOC?

Il SIPOC è anche una parte della metodologia sigma che viene utilizzata preferibilmente durante il processo di misurazione per tenere traccia della qualità e della direzione del processo. Il diagramma SIPOC è utile per il mondo degli affari perché fornisce le opzioni giuste per preparare i documenti del tuo progetto o processo utilizzando grafici, tabelle, diagrammi a torta, ecc. 

SIPOC è la somma di cinque termini significativi, Fornitori, Input, Processo, Output e Cliente, che ti aiuta ad analizzare ogni termine e a trovare ciò che ti serve per armonizzarli tutti. 

Il SIPOC, che fa parte del DMAIC, è importante per definire il ruolo, le responsabilità e gli standard per garantire le migliori misure di qualità. Il diagramma SIPOC è di facile lettura ed elabora ogni fase del processo per far muovere i membri del team. 

Scopriamo di più su Cos'è il SIPOC? Come si usa un diagramma SIPOC?

Scopo dell'utilizzo del diagramma SIPOC

Quando si lavora per qualcosa, c'è uno scopo dietro che inizia quando sappiamo riconoscere le esigenze e i problemi che stiamo affrontando per raggiungerle. Lo scopo fondamentale del diagramma SIPOC è quello di individuare i clienti e le loro esigenze e, infine, organizzare un team per soddisfare le necessità dei clienti garantendo un processo di qualità per il miglioramento di quel particolare progetto. Ci sono alcune linee guida fondamentali per raggiungere il tuo scopo, come ad esempio:

Se sei una nuova entità commerciale e non conosci il SIPOC, assicurati di organizzare un team di formazione professionale che elabori il diagramma SIPOC e le sue applicazioni per portare i tuoi progetti a un livello elevato.

Se sai qualcosa sul SIPOC che hai imparato o sentito anni fa, organizza una sessione di richiamo per te e i tuoi dipendenti in cui vecchi e nuovi dipendenti possano comprendere meglio il diagramma SIPOC. 

Dopodiché, quando tu e il tuo team avrete definito lo scopo del progetto e deciso cosa volete da questo progetto, è il momento di tracciare il processo utilizzando il diagramma SIPOC, che a volte viene chiamato anche diagramma COPUS. 

Elaborazione del Diagramma SIPOC passo dopo passo attraverso la discussione dei componenti 

Non è difficile tracciare gli elementi chiave del diagramma SIPOC e decidere le fasi per elaborare il processo che stai seguendo. È così facile perché tutti i passaggi sono nascosti nei componenti chiave del diagramma SIPOC. Ti piacerebbe conoscere il diagramma SIPOC quando scoprirai che è solo una forma sintetica di identificazione dei clienti, di definizione degli obiettivi, di menzione degli input e di raggiungimento degli output durante il processo. 

Dobbiamo passare a maggiori dettagli, come ad esempio Cos'è il SIPOC? Come si usa un diagramma SIPOC? Ecco il dettaglio di ogni componente chiave che costituisce la fase del diagramma SIPOC.

Comprendere e definire i fornitori 

Come dice la prima lettera di questo diagramma SIPOC, il fornitore viene prima di tutto. Un fornitore è colui che dà le direttive o le istruzioni per realizzare un prodotto o per apportare delle modifiche a un prodotto esistente. 

Consideriamo sempre un fornitore, uno stakeholder che fornisce un input o investe qualcosa per generare un risultato, ma non si tratta solo dell'investimento. Si tratta anche di idee ed esigenze. Quindi, possiamo anche dire che chiunque condivida un'idea chiave o fornisca istruzioni realistiche per apportare input validi al prodotto che stai realizzando per le persone. 

Inoltre, non si può dire che il fornitore sia interno alla tua azienda. Può trattarsi di una persona esterna alla tua azienda, anche se non ha nulla a che fare con la tua attività, ma vuole ottenere dalla tua organizzazione servizi o prodotti migliori per la prossima volta. Quindi, secondo il diagramma SIPOC, i fornitori possono essere interni o esterni se parlano della categoria.

Fornitore interno 

La maggior parte delle multinazionali di alto livello assume il proprio personale per lavorare a lungo termine sulla produzione di prodotti, per apportare innovazioni nel campo della tecnologia o per apportare modifiche al prodotto. Quindi, il personale assunto dall'azienda, come un project manager, un software o un ingegnere civile, sono tutti fornitori interni di quell'azienda che danno l'input per avviare qualsiasi processo predefinito. 

Fornitore esterno 

A volte succede, soprattutto nel caso dei prodotti software, che i clienti, dopo aver utilizzato il prodotto della tua azienda, condividano le loro recensioni in cui evidenziano le aree deboli o gli aspetti da migliorare per lavorare meglio la prossima volta. Queste recensioni servono anche come input per avviare un processo. 

Decidere sull'input 

La seconda fase del diagramma SIPOC consiste nel decidere l'input. Come abbiamo già detto, sono i fornitori a deciderlo. L'input di un processo è il primo e più importante requisito da cui dipende tutto il processo. L'input può essere sotto forma di prodotti o servizi. Per questo motivo, è necessario comprendere lo scopo dell'input prima di finalizzarlo. L'input di un processo in base ai requisiti del diagramma SIPOC dipende da quanto segue. 

Esigenze degli utenti/clienti

Quando un produttore produce un prodotto da vendere, è fondamentale tenere a mente le esigenze del pubblico a cui si intende vendere il prodotto o i servizi. Ad esempio, se sei una software house, devi capire cosa hai dato ai clienti e cosa vogliono. 

• Le capacità del team che lavora per un determinato progetto
• Il team che lavora a un determinato progetto deve essere abile nel raggiungere l'obiettivo. 
• Pianificazione del Project manager 

Dipende anche dalla pianificazione del project manager che assicura la chiarezza di ogni fase e dirige il team a collaborare per completare con successo il progetto.

Processo; la fase di lavoro vera e propria di SIPOC 

Dopo aver generato le istruzioni di input, è il momento di passare all'area di lavoro vera e propria. Questa fase fa da ponte tra l'output e l'input per confermare i risultati che potrai analizzare in seguito per decidere quali sono stati i tuoi input e cosa hai ottenuto in cambio come output. Il nome del processo deve essere semplice, di una o due parole, e deve essere correlato ai servizi o al tipo di prodotti che stai vendendo. Puoi semplicemente dividere il processo in piccole parti per renderlo più efficace e tenere traccia di ogni singola fase. 

• Progettazione
• Gli ingredienti o i requisiti del processo
• Tracciamento di ogni fase del processo 
• Analizzare e mantenere i risultati del processo 
• Output, il risultato finale del processo 

Dopo l'elaborazione, devi immaginare i risultati che vuoi ottenere alla fine. I risultati che ti aspetti devono essere precisi e misurabili, in modo che tu possa facilmente analizzare se ottieni ciò che ti aspettavi quando hai lavorato sugli input e sul processo. 

Anche quando elabori una strategia di produzione, devi considerare i requisiti e le esigenze dei clienti. Questo ti consentirà di generare un risultato proficuo, in quanto dovrai esaminare il processo e poi produrre in base alle richieste dei clienti che si aspettano da te e a ciò che venderai loro. 

Clienti, rendendoli soddisfatti. 

L'ultima fase consiste nel continuare a coinvolgere i clienti. Durante questa fase del diagramma SIPOC, valuterai le strategie da sviluppare per mantenere l'interesse dei tuoi vecchi clienti e conquistarne di nuovi. In questa fase deciderai quali modalità adottare per ottenere risultati notevoli. 

Conclusione 

Il diagramma SIPOC ti aiuta a selezionare gli input e i processi giusti in base alle esigenze dei clienti, conoscendo le loro necessità e i loro requisiti e manipolando il processo per ottenere i risultati o gli output che ti aspetti in futuro.