Il documento sull'ambito del progetto
Partiamo dall'inizio. Che cos'è un documento sull'ambito del progetto? Si tratta di un documento che riporta tutte le informazioni che qualcuno potrebbe aver bisogno di sapere sul progetto a cui stai lavorando. Quando parliamo di documento non intendiamo che sia breve o di una sola pagina. Piuttosto, potrebbe trattarsi di un pacchetto di documenti piuttosto lungo perché deve spiegare assolutamente tutto. Ora, vuoi ridurlo il più possibile in modo che nessuno se ne vada in giro con un pacchetto di 20 pagine (a seconda di ciò su cui stai lavorando, ovviamente), ma vuoi comunque che sia dettagliato.
Qualcuno dovrebbe essere in grado di leggere questo documento e capire qual è il tuo obiettivo finale, come ti aspetti di raggiungerlo, quali sono i risultati da raggiungere e le tappe fondamentali che stai affrontando lungo il percorso. Si tratta di un documento completo che i membri del team, i supervisori e il cliente devono poter consultare per assicurarsi che tutto venga svolto nel modo giusto e secondo i piani stabiliti all'inizio. In breve, il documento sullo scopo del progetto dovrebbe includere:
- Obiettivi del progetto
- Ipotesi
- Vincoli
- Principali risultati
- Requisiti
- Tappe fondamentali
Queste sono le cose su cui devi concentrarti, escludendo tutto il resto. Nulla ha importanza se non ti avvicina agli obiettivi delineati in questo documento. Quindi, come farai a creare questo documento?
Perché hai bisogno di un documento sull'ambito del progetto
Forse ti stai chiedendo perché hai bisogno di questo tipo di documenti per il tuo progetto. Se te la sei cavata abbastanza bene anche senza, potresti pensare che sia una perdita di tempo e di energie. La verità è che un documento di portata del progetto o un documento di portata del lavoro possono fare una grande differenza nel tuo successo complessivo. Vediamo alcuni dei fattori più importanti per la creazione di questo tipo di documento e di cosa avrai bisogno per avere successo. In questo modo potrai iniziare subito.
La prima cosa da fare è che tu e il tuo cliente capiate esattamente cosa state facendo e cosa deve essere completato perché il progetto sia un successo. Utilizzerai questo documento per specificare ogni fase del processo e per assicurarti che entrambi abbiate ben chiaro cosa si aspetta l'altro. In questo modo sarà più facile per entrambi completare il progetto in modo corretto e soddisfacente. Nessuno deve essere colto alla sprovvista e nessuno rimarrà deluso dal risultato perché tutto è stato deciso e spiegato fin dall'inizio.
Successivamente, dovrai avere un percorso di tutti i compiti e i deliverable che devono essere creati. Questo sarà importante per te o per il supervisore incaricato di assegnare ogni compito. Potrai vedere tutto ciò che tu e il cliente avete concordato, il che ti permetterà di capire quali persone del tuo team sono le più adatte per ogni compito. In men che non si dica avrai molte più possibilità di far svolgere i compiti nel migliore dei modi. Inoltre, puoi creare un programma più coeso delle attività e una tempistica per il loro completamento.
Sapendo esattamente cosa deve essere fatto, puoi creare un budget per il costo di questi progetti. Puoi anche creare una tempistica migliore. Elaborando i diversi compiti e i sottocompiti necessari per raggiungere l'obiettivo finale, sarai in grado di esaminare ogni fase e capire se richiederà qualche ora, qualche giorno o qualche settimana. Poi potrai sommare tutti i pezzi. Conoscerai anche tutti i materiali e le ore che saranno necessarie, il che ti permetterà di creare il costo e di tenere conto del budget del cliente per completare le attività necessarie.
Successivamente, vedrai come concentrare le persone sugli obiettivi effettivi che accompagnano il progetto. Utilizzerai questo documento per definire tutti i dettagli relativi all'ambito del progetto e poi potrai assicurarti che tutti comprendano gli obiettivi. In questo modo, inoltre, tutti potranno avere chiarimenti sugli obiettivi e su ciò che devono fare quando lavorano ai propri compiti. In questo modo, nessuno si troverà coinvolto nel problema.
Infine, sarai in grado di assicurarti che il progetto rimanga nell'arco di tempo originale che dovrebbe avere. Non c'è motivo di preoccuparsi che qualcuno si occupi di aspetti diversi che non rientrano nel progetto, perché puoi fare riferimento a questo documento in modo semplice e veloce per ottenere le informazioni di cui ha bisogno. Tutto ciò che viene fatto per il progetto può essere collegato a questo documento, senza che nessuno debba fare troppe domande o svolgere un lavoro per il quale la tua azienda non viene pagata, con conseguenti perdite di tempo.
Creare un documento sull'ambito del progetto
Ok, dovrai impegnarti e riflettere su questo processo. Dovrai approfondire il progetto che stai portando a termine e descrivere in modo approfondito ogni aspetto. Tieni presente che questa prima fase non sarà così coesa. Nella prima fase del processo vuoi solo mettere tutto per iscritto. Annota alcuni appunti relativi a ciascuna delle domande o delle sezioni indicate di seguito e inizia da lì. Potrai perfezionare le cose in un secondo momento.
Una volta che hai messo nero su bianco tutto, è ora di iniziare a dare al documento un aspetto un po' più professionale. Tieni presente che mostrerai questo documento al tuo supervisore, al tuo team e al cliente. Devi assicurarti che tutti siano in grado di comprenderlo e di capire quali sono i punti da modificare, aggiustare, migliorare o chiarire. Quanto meglio riuscirai a definire l'ambito di lavoro attraverso questo documento, tanto meglio sarà per tutti nell'esecuzione del progetto finale.
Cosa devi sapere
Innanzitutto, quali sono gli elementi che dovresti inserire in questo documento? Ci sono diversi elementi che dovrai raccogliere e assicurarti di scrivere correttamente per ottenere il massimo dalla tua dichiarazione.
Obiettivi generali del progetto
Ogni volta che crei un progetto hai in mente un obiettivo, quindi assicurati di partire da quello. È probabile che si tratti di una (o poche) cose che il tuo cliente ti ha detto che voleva che tu gli dessi una volta terminato il progetto. Quindi, dovrai esprimere esattamente quali sono questi obiettivi. Poi, dovrai assicurarti di spiegare da dove verranno i finanziamenti e chi sosterrà l'obiettivo stesso. Queste sono tutte cose che qualcuno (tutti) deve tenere d'occhio quando lavora al progetto stesso.
Ora, assicurati di tenere traccia degli obiettivi originali che sono stati fissati e assicurati che qualsiasi altra cosa tu faccia rientri in quegli obiettivi. Se il cliente vuole aggiungere qualcosa o un membro del tuo team vuole aggiungere qualcosa, devi tornare a quegli obiettivi e vedere se sono elencati o se aiutano a raggiungere quell'obiettivo. Se non lo è, allora è qualcosa da mettere da parte per un altro momento. Devi concentrarti sui compiti specifici che ti permetteranno di raggiungere l'obiettivo che hai stabilito.
Descrizione del progetto
Poi, devi spiegare esattamente cosa consegnerai al cliente quando il progetto sarà completamente completato. Quali sono gli ultimi pezzi del puzzle? Potresti consegnare 2000 agende in formato fisico, progettate e confezionate per la vendita. Forse stai consegnando una sceneggiatura di 6 pagine per una breve pubblicità che sarà trasmessa sul sito web dell'azienda. Forse dovrai creare una versione codificata in C++ del sito web del cliente, completa di video e clip audio.
Assicurati di indicare specificamente ogni deliverable di cui hai bisogno nel corso del progetto (ad esempio, consegnare un mock-up del sito web alla terza settimana e un deliverable finale alla sesta settimana). In generale, questa sezione deve spiegare tutte le diverse cose che invierai al cliente e deve essere breve e semplice da capire. In questo modo, se guardi il deliverable dovresti essere in grado di capire esattamente cosa significa e come lo consegnerai al cliente. Quindi, assicurati di specificare il formato, la lunghezza, i colori, gli stili o qualsiasi altra cosa ti sia stata data dal cliente. In questo modo il documento verrà accettato.
Criteri di accettazione
Cosa devi fornire affinché il cliente accetti il progetto? Che cosa vuole ricevere? Assicurati che prima ancora di iniziare il progetto tu stia creando un documento che delinei esattamente ciò che il tuo cliente sta cercando. Vogliono che il testo abbia un carattere specifico? Vogliono un codice in un formato specifico? Hanno bisogno di un documento di una lunghezza specifica? Assicurati di ottenere tutti i dettagli possibili su ciò che il cliente sta cercando e includili nel tuo documento di scopo.
Inserendo tutti questi dettagli puoi assicurarti che ogni fase del processo venga eseguita correttamente. Se il deliverable finale (o qualsiasi deliverable lungo il percorso) non corrisponde a questi criteri specifici, significa che non sarà accettato. Se tutto è chiaro fin dall'inizio, sarai in grado di migliorare il tuo prodotto e di assicurarti che sia esattamente quello richiesto dal cliente. In questo modo sarà più probabile che venga accettato al primo colpo.
Limiti imposti
In questa fase dovrai specificare al cliente le cose che non sei in grado di fare. Tieni presente la tempistica che il cliente (e tu) avete stabilito, il budget disponibile e il risultato finale che il cliente desidera. Quali sono le cose che puoi fare e quali quelle che non puoi fare? Spiega queste cose al cliente in modo che sappia cosa può aspettarsi e cosa non gli prometterai nell'ambito dello scopo originale.
Se il cliente ha messo in atto alcuni requisiti che pongono dei limiti alle cose che sei in grado di fare, assicurati di specificarlo. Se il cliente vuole che qualcosa sia codificato in un linguaggio specifico e sai che la codifica richiederà più tempo, allora devi fargli sapere quali sono i limiti che puoi rispettare nei tempi e nel budget a disposizione. Devi assicurarti che il cliente sia informato di tutti questi aspetti il prima possibile, in modo che non ci siano errori di comunicazione e che nessuno si arrabbi in seguito.
Ipotesi ed esclusioni
Assicurati di indicare per iscritto tutte le ipotesi che stai facendo per il risultato del progetto. Se il cliente ti dice che vuole una presentazione, ma non specifica un programma o un tipo di software per il diagramma di Gantt da utilizzare, dichiara che supponi che userai PowerPoint (o il formato di presentazione che preferisci). Se il cliente non specifica un formato o una dimensione del testo, dichiara che supponi l'uso di Times New Roman e di un carattere a 12 punti. Dichiarare subito le tue ipotesi farà sì che nessuno sia confuso o scontento in seguito (e il cliente potrà farti sapere subito se queste ipotesi non sono corrette).
Successivamente, assicurati di dichiarare anche tutto ciò che non viene consegnato o fornito. Se il cliente paga per un contenuto scritto in C++, assicurati di specificare che sarà scritto solo in quella lingua. Se vuole un prodotto fisico, specifica che non creerai un formato digitale per loro. Tutto ciò che non viene fornito ma che potrebbe essere considerato correlato al prodotto finale dovrebbe essere specificato qui, in modo da poter essere discusso con il cliente se necessario.
Costi e budget
Discuti quali sono le tappe specifiche del progetto e quanto costerà ciascuna di esse. Questo ti aiuterà a delineare cosa stai facendo per il cliente e dove viene speso il suo budget. Assicurati di dettagliare tutto ciò che puoi, compresi i costi che vanno ai salari dei dipendenti e quelli che vengono addebitati per il lavoro specifico che viene svolto. Assicurati di associare ogni costo all'attività che stai pagando per completare, in modo che il cliente sappia cosa sta ottenendo per il suo denaro.
Accordo finale
Assicurati che tutti i soggetti necessari firmino il documento che crei. Ciò significa che tu, il tuo supervisore (almeno un livello superiore a te) e il cliente dovreste firmare il documento. A meno che tu non stia lavorando con un titolare unico, puoi assicurarti che almeno due persone dell'azienda del cliente firmino il documento: in questo modo avrai la conferma che l'accordo è sostenuto da tutta la forza dell'azienda. In questo modo avrai qualcosa da far valere in caso di problemi successivi. Puoi mostrare al cliente che ha firmato questo documento in cui sono riportate tutte le informazioni sul progetto.
Tienilo a mente
Metti il documento dell'ambito di lavoro in un posto in cui tutti i membri del team possano esaminarlo. In questo modo potranno vedere cosa hai promesso e cosa non hai promesso. In questo modo, se pensano che un compito vada di pari passo con il loro, possono verificare se è incluso nei deliverable o nelle ipotesi o se è tra le esclusioni. In ogni caso, nessuno dovrebbe svolgere un lavoro per il quale non verrà pagato o che non è stato richiesto dal cliente.
Scomposizione dell'ambito di lavoro
Quando si tratta di definire le cose per il tuo team, potresti voler suddividere ulteriormente il documento sull'entità del lavoro. Anche se spiegherai i compiti al cliente, vorrai spiegarli ancora di più al tuo team in modo che sappia cosa sta facendo, chi è responsabile di ogni compito e quando deve essere completato. Quindi, inizia a mettere questo documento in un posto dove tutti coloro che ne hanno bisogno possano accedervi (ad esempio nel tuo diagramma di Gantt) e poi inizia a suddividerlo.
Crea i singoli compiti che devono essere portati a termine in modo che ogni persona sappia cosa deve accadere lungo il percorso. Puoi anche specificare quanto tempo richiederanno (o dovrebbero richiedere) i compiti e persino il budget a disposizione, se necessario. Ricorda che la definizione delle aspettative è importante, così come l'assegnazione di ogni compito a una persona o a un team. Vuoi assicurarti che tutti sappiano cosa stanno facendo e che possano comunicare tra loro in merito ai compiti a cui stanno lavorando.
Invita il tuo team a pubblicare commenti, domande o dubbi all'interno del documento in modo che tutti possano vederli. Questo può essere fatto anche direttamente nel diagramma di Gantt che crei per il documento sull'ambito del progetto. In questo modo, tutti possono vedere cosa dicono gli altri. Potranno anche assicurarsi che le domande e i dubbi vengano affrontati rapidamente e che tutti i partecipanti sappiano se sono state apportate delle modifiche all'ambito del lavoro o ai risultati finali da fornire al cliente. Incoraggia la comunicazione costante con gli altri membri del team.
Ciò che consegni
Alla fine, il tuo documento di portata richiederà molto tempo e impegno. Dovrai lavorarci seriamente e dovrai dedicare un po' di tempo anche alla sua revisione con il cliente e il tuo supervisore. Organizza almeno un incontro per esaminare il documento dopo averlo consegnato al tuo supervisore e al cliente. Invia il documento per posta o per e-mail e dai loro una settimana (o poco più) per esaminarlo da soli. Pianifica una riunione quando invii il documento in modo che sappiano quando devono valutarlo.
Quando arriva il momento della riunione, siediti con entrambe le parti (o con una alla volta, se preferisci) e analizza il documento. In questo modo avrai il tempo di assicurarti che tutti capiscano cosa viene promesso e cosa no. Inoltre, in questo modo potrai apportare tutte le modifiche necessarie prima di iniziare a implementare il piano. Devi essere sicuro che tutti siano d'accordo con il piano e che tutti lo approvino prima di iniziare i lavori. Una volta fatto tutto questo, sarai meglio preparato per la consegna finale.
