Che cos'è una riunione post mortem?
Partiamo dall'inizio e parliamo di cosa sia una riunione post mortem. Si tratta di una riunione di tutte le persone interessate dopo il completamento di un progetto in cui si valutano i diversi aspetti del progetto stesso. Durante questo tipo di riunione si esamina ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene. Esaminerai tutti i diversi aspetti possibili, per assicurarti che le cose che sono andate bene si ripetano la prossima volta e che quelle che non sono andate bene vengano sistemate per la prossima volta.
In generale, l'obiettivo è quello di assicurarti che il prossimo progetto a cui lavorerai, che sia con le stesse persone o meno, vada ancora meglio di questo. Ma questo richiede un po' di impegno da parte tua e di tutti i membri del team. Hai già fatto molto per assicurarti che il progetto sia stato realizzato e che tu abbia raggiunto un risultato soddisfacente. Ma ora dovrai farlo di nuovo per ottenere il massimo dalla tua riunione post mortem.
Cosa ne ricaverai
Quindi, cosa otterrai da questo tipo di incontri? La verità è che otterrai molto. Ti forniremo una breve panoramica di alcuni degli aspetti più importanti, ma dovresti tenere conto di molte cose diverse che accadranno quando fisserai questo incontro. Assicurati di parlare con il maggior numero possibile di persone coinvolte nella creazione del progetto. In questo modo otterrai il miglior feedback.
Migliorare l'efficienza - Per prima cosa, dovrai migliorare la tua capacità e quella di tutto il tuo team di portare a termine il lavoro nel modo migliore la volta successiva. Sia che tu abbia fatto tutto bene questa volta, sia che tu abbia avuto qualche serio intoppo, potrai trarre beneficio dal parlare del progetto e di tutti i diversi aspetti che hai dovuto affrontare. Potrai assicurarti di essere più efficiente ed efficace quando si presenterà un progetto simile o addirittura un progetto diverso la prossima volta.
Migliora il tuo morale - Le persone vogliono sentirsi dire che hanno fatto un buon lavoro. Tutti vogliono essere apprezzati. Quindi, se riesci a riunire tutti e a parlare delle grandi cose che hanno fatto bene (o anche delle piccole cose che hanno fatto bene) e del successo finale del progetto, le persone saranno più felici. Tutti i membri del tuo team si sentiranno meglio per ciò che è stato realizzato e saranno più contenti di tornare in campo e rifare tutto da capo (cosa che prima o poi accadrà, dopotutto).
Migliorare il lavoro di squadra - Lavorare insieme come una squadra è fondamentale, indipendentemente da ciò a cui la tua azienda sta lavorando. È necessario che tutti i membri dell'azienda siano in grado di lavorare insieme e di comunicare, e quando potete riunirvi e discutere di ciò che sta accadendo con il vostro progetto, sicuramente ne trarrete beneficio. Tutti hanno l'opportunità di parlare di ciò che pensano sia andato bene o meno bene e possono discutere e aiutarsi a vicenda con idee e pensieri. Questo aiuta tutti a capire il punto di vista di ciascun membro del team sul progetto.
Migliorare la risoluzione dei problemi - Qualunque errore o problema si sia verificato durante il progetto, avrai la possibilità di parlarne con l'intero gruppo. Questo può aiutarti a trovare modi più creativi o efficaci per affrontare questi problemi se e quando si presenteranno in futuro. Che si tratti di piccoli o grandi problemi, è importante valutare le cose che non sono andate bene e trovare miglioramenti e opportunità migliori per il futuro. Perché qualcosa andrà sempre storto o comunque ci saranno sempre dei punti in cui si potrebbe migliorare.
Chiudere - A questo punto chiuderai questo capitolo della tua attività perché hai finalmente concluso il progetto. Tutto è finito. È stato consegnato al cliente, è stato accettato e (si spera) pagato. Questo significa che non dovrai più parlarne una volta che avrai reso pubbliche tutte queste informazioni. Assicurati di discutere di tutto ciò che deve essere discusso e che una volta terminato questo incontro non si debba parlare d'altro. Ora puoi passare ufficialmente al prossimo incarico da svolgere.
Comunicare tutto - Potrai parlare con le persone del tuo team che hanno partecipato al progetto e potrai condividere qualsiasi cosa importante emersa dalla riunione con altre persone che non facevano parte del team principale. Quindi, se un team più piccolo ha lavorato su un incarico, puoi comunicare al resto dell'azienda tutti gli obiettivi generali, le nuove pratiche, le politiche modificate e così via, per assicurarti che tutti sappiano cosa sta succedendo e cosa deve essere fatto in futuro, migliorando così la tua attività.
Celebrare i risultati - Questo è un ottimo momento per sedersi e festeggiare. Una volta che avrete discusso di tutto e avrete definito i dettagli importanti e risolto eventuali errori o problemi, sarà il momento di festeggiare. Potrai dedicare un po' di tempo a rallegrarti di aver portato a termine questo progetto e ad essere grato a tutti i membri del tuo team per tutto quello che hanno fatto per renderlo un successo. Non c'è alcun motivo per cui tu debba ripetere tutto dopo averlo già fatto una volta. Ringrazia tutti coloro che hanno fatto parte del team per tutto quello che hanno fatto.
Prepararsi alla riunione post mortem con Instagantt
Forse ti sei convinto dell'idea di organizzare una riunione post mortem ma non sai bene come fare. Bene, noi ti aiuteremo in questo processo. Non deve essere così difficile come potresti pensare. Devi solo assicurarti di avere un modo per riunire le persone giuste e di avere un buon metodo per organizzare i materiali. E naturalmente il modo migliore per farlo è un diagramma di Gantt. Instagantt può aiutarti.
Quando ti stai preparando per qualsiasi tipo di riunione, la cosa migliore che puoi fare è organizzarti. Con Instagantt puoi farlo facilmente perché i nostri grafici ti permetteranno di impostare tutto ciò di cui hai bisogno. Proprio come hai creato il tuo progetto con un diagramma di Gantt, puoi impostare allo stesso modo tutto ciò di cui hai bisogno per la tua riunione post mortem. Imposta il team di cui vuoi far parte (o aggiungi un'estensione al progetto che hai già) e poi inizia ad assegnare i compiti che devono essere svolti per preparare la riunione.
Se hai bisogno di qualcuno che si occupi della raccolta di informazioni specifiche o dell'esecuzione di rapporti specifici, puoi impostare tutto nel diagramma. Se vuoi, puoi creare un nuovo progetto, che potrebbe essere solo per la riunione post mortem. Potrai creare sottoattività, comunicare con i diversi membri del team e molto altro ancora. Non solo, ma potrai creare il tuo sistema di svolgimento della riunione e inviarlo a tutti in modo che lo sappiano in anticipo. In definitiva, avere una tabella con tutti i dettagli renderà le cose più facili per tutti.
I tuoi prossimi passi
Per quanto riguarda te stesso, dovrai capire di cosa vuoi parlare. I diversi benefici di cui abbiamo parlato sopra saranno un buon punto di partenza. Sai che vuoi parlare di cose come cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, cosa potrebbe essere fatto meglio, come potresti fare le cose meglio, chi è stato coinvolto, quali risultati sono stati raggiunti e altro ancora. Prima di iniziare qualsiasi altra cosa, assicurati di aver esposto questi diversi argomenti e le persone che vuoi menzionare in modo particolare (per motivi positivi).
Potresti voler comunicare con il tuo team prima di organizzare la riunione post mortem. In questa comunicazione puoi utilizzare uno dei diversi metodi per farti un'idea di cosa pensa il tuo team del processo e di come è andato il progetto. Puoi pensare che tutto sia andato benissimo o che sia andato male, ma il tuo team avrà opinioni diverse in base al punto in cui si trovava nel processo. Alcuni avranno cose positive e altri cose negative da dire. Vuoi ascoltare tutti i feedback.
Potresti sederti con tutti per una brevissima riunione in cui ognuno possa elencare ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene. Scrivi tutto e poi lascia che ognuno vada per la sua strada. Discuterai di ciascuno di questi argomenti in seguito. Per il momento, devi solo dare a tutti la possibilità di esprimere i loro pensieri iniziali e poi tutti avranno la possibilità di riflettere su questi argomenti fino a quando non sarà il momento della riunione completa. Avrai anche la possibilità di approfondire alcuni di questi argomenti.
Un sondaggio è un altro modo per ottenere informazioni e feedback dai membri del tuo team. Tutto ciò che devi fare è creare un sondaggio che valuti ciò che secondo i partecipanti è andato bene e ciò che non è andato bene. Nel sondaggio puoi porre le stesse domande che fai in una breve riunione di squadra oppure puoi decidere di inviare un sondaggio in cui tutti possono valutare l'esperienza. Potresti scegliere diversi aspetti del progetto che tutti devono valutare e poi lavorare sui risultati ottenuti e sui feedback.
Gestione della riunione post mortem
Sei pronto a organizzare la tua riunione ma vuoi essere sicuro di farlo nel modo giusto? Ora sai come si sentono le persone del tuo team in merito a ciò che è successo. Sai anche perché è necessario organizzare una riunione e sai come organizzarla prima ancora che inizi. Ma ora è arrivato il momento della riunione e potresti avere qualche difficoltà con il processo. Dopo tutto, vuoi che tutto vada bene. Quindi, cosa farai?
La cosa più importante è che la riunione si concentri sugli aspetti positivi. Ciò significa che dovrai parlare di alcune cose che non sono andate bene, ma il tuo obiettivo non è puntare il dito o incolpare qualcuno per le cose negative che sono successe. Il tuo obiettivo è fare in modo che le cose che non sono andate bene come volevi non si ripetano. Cerca di evitare di dare la colpa o di nominare qualcuno in particolare che sia responsabile di quei compiti. Invece, presentati con il compito e i punti in cui le cose avrebbero potuto essere fatte meglio. Potresti anche introdurre ogni compito e chiedere cosa si sarebbe potuto fare meglio, anche se il compito sembrava essere andato bene.
Ricorda che tutti devono avere l'opportunità di parlare e devi cercare di incoraggiare tutti a parlare almeno un paio di volte durante il processo. Devi assicurarti che tutti possano far sentire la propria voce, in modo che nessuno si senta non importante. Ogni membro del tuo team è importante per portare a termine il lavoro e non riuscirai a farlo senza di loro. Se non si sentono importanti, in futuro potrebbero non impegnarsi allo stesso modo e questo potrebbe danneggiare l'intero team.
Assicurati che tutti siano pienamente rispettosi di ciò che accade durante la riunione. Ciò significa che devi prestare attenzione a ciò che tutti hanno da dire e che devi essere aperto ad ascoltare e ricevere il feedback. Indipendentemente da ciò che le persone hanno da dire, devi prenderle in considerazione e ringraziarle per il loro contributo e il loro feedback. Non dare mai l'impressione a qualcuno che non stai ascoltando o che non ritieni valida la sua opinione o il suo feedback, altrimenti non lo darà più.
Come project manager vorrai anche prendere appunti durante questa discussione. Dopo tutto, il feedback che ricevi dal tuo team contribuirà al tuo potenziale di successo in futuro. Se prendi nota dei loro commenti, dimostrerai loro che apprezzi il loro contributo. Inoltre, ti preparerai per il successo del prossimo progetto perché vedrai le aree in cui avresti potuto fare meglio e vedrai anche nuove opportunità e idee per fare meglio.
Quando fare una riunione post mortem
Non sai quando dovresti tenere una di queste riunioni? Beh, dovresti organizzarne una non appena tu e il tuo team avete concluso un progetto. Ora, se stai completando un progetto che ha richiesto un solo giorno e due persone per essere portato a termine, potresti non aver bisogno di una riunione post mortem o la riunione potrebbe consistere solo in qualche parola scambiata tra i membri del team. Se hai dovuto lavorare a un progetto con un gruppo numeroso e/o se si è trattato di un progetto che ha richiesto molto tempo, vorrai organizzare una riunione formale per analizzarlo.
Dovresti assicurarti che ogni parte del progetto sia stata completata e che sia stata consegnata e approvata dal cliente prima di tenere la riunione post mortem. Una riunione troppo anticipata potrebbe significare che vi state congratulando con voi stessi prima ancora che tutto sia concluso e prima che abbiate finito il progetto. Devi assicurarti di avere l'approvazione finale in modo da poter capire cosa hai fatto di buono. Se non hai ottenuto l'approvazione, potresti pensare di aver fatto qualcosa di buono ma il cliente potrebbe non esserne soddisfatto.
Dovresti fare in modo che questo tipo di riunioni diventi la norma nel tuo ufficio. In altre parole, quando finisci un progetto l'intero team deve sapere che fisserai una riunione post mortem. In questo modo, non sarà una sorpresa per loro e saranno pronti a partire quando lo sarai tu. Devi assicurarti che tutti sappiano quando avverrà la riunione (magari stabilisci che una settimana esatta dopo il completamento del progetto ci sarà una riunione post mortem). Assicurati di inviare tutte le informazioni necessarie per pianificare la riunione il prima possibile.
Cosa portare alla riunione post mortem
Di cosa hai bisogno per una riunione di successo? Non è così difficile come potresti pensare. Naturalmente avrai bisogno del tuo team, quindi assicurati di tenere traccia di tutti coloro che hanno lavorato al progetto sotto qualsiasi aspetto. Questo non dovrebbe essere difficile con i tuoi grafici Instagantt perché hai già un registro di chi è stato assegnato ai vari compiti. Tuttavia, se qualche compito è stato delegato ad altre persone che non sono presenti nella tabella, assicurati di prendere nota anche di questo.
Inoltre, assicurati di portare con te tutti i rapporti che sono stati generati e una copia finale del progetto che è stato realizzato. Potresti anche assicurarti di portare con te le linee guida che sono state redatte fin dall'inizio per rispettare il cliente. Tutte queste informazioni ti aiuteranno a capire dove hai fatto bene e dove avresti potuto fare meglio. Potrai confrontare i risultati con le linee guida originali e guardare i report per vedere cosa ha richiesto più tempo o meno tempo, da dove provengono i risultati e altro ancora.
Soprattutto, è necessario portare con sé una visione positiva e la volontà di discutere di tutto ciò che è accaduto. Con l'aiuto di tutto il tuo team sarai in grado di migliorare i tuoi processi, sia che si tratti di un piccolo passo alla volta, sia che si tratti di cambiare qualcosa di importante. La cosa più importante che puoi fare è parlare. Se tutti sono disposti a guardare le cose sotto una luce positiva e a parlare delle cose che avrebbero potuto fare meglio, sicuramente ti stai preparando per il successo.
Condurre una riunione post mortem permetterà a te e a tutto il tuo team di continuare a migliorare le tue abilità e le tue tecniche. Ti aiuterà a ottenere maggiori risultati come azienda e renderà i tuoi clienti e le tue clienti ancora più felici. Imparando cosa fai bene e cosa potresti fare meglio, migliorerai continuamente e questo ti darà risultati migliori nel lungo periodo. Un'azienda disposta a parlare dei propri successi e dei propri fallimenti in modo realistico e logico sarà meglio preparata a continuare ad andare avanti.
