Come creare un piano di comunicazione per la gestione del progetto

Cos'è un piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione può essere definito come una tabella di marcia per trasmettere un messaggio coerente a un pubblico specifico. Consente ai project manager di trasmettere efficacemente le informazioni a un determinato pubblico al momento giusto. Il piano ti permetterà di trasmettere le informazioni che devi preparare e inviare, di indirizzare il messaggio a persone specifiche e di stabilire quali canali utilizzare per inviare il messaggio. 

Questi tipi di piani possono essere utilizzati in diversi scenari, ad esempio quando si presentano nuove iniziative, quando si comunicano i progressi compiuti o quando le aziende devono chiarire lo scopo del lancio di nuove funzionalità o servizi. Possono anche aiutare il tuo progetto o il tuo marchio nei momenti di crisi o quando una decisione specifica ha danneggiato l'azienda o gli stakeholder, preparando una procedura per gestire efficacemente una situazione difficile.

Perché è importante preparare un piano di comunicazione?

Se le aziende non hanno un piano di comunicazione, molto probabilmente saranno impreparate ad affrontare il futuro. Ma anche nella gestione dei progetti è estremamente importante preparare e programmare un piano di comunicazione, perché sarà la risorsa che ti permetterà di organizzare tutto ciò che il tuo cliente si aspetta da te e dal progetto a cui stai lavorando. 

I clienti si aspettano di essere aggiornati sui progressi. Ma questo significa che dovrai sapere esattamente quali sono i loro obiettivi e le loro tappe fondamentali. Ecco perché la raccolta di informazioni chiave è così importante nella gestione dei progetti; se non hai le informazioni giuste e i modi per comunicare con i clienti, avrai problemi durante l'esecuzione del progetto. Con un piano di comunicazione, ti assicurerai di avere una tabella di marcia specifica per condividere le informazioni con gli stakeholder e i tempi giusti per farlo. Soprattutto, ti darà l'opportunità di condividere il feedback in modo da poter apportare le modifiche o gli aggiustamenti necessari al tuo piano di lavoro.

In altre parole, un gestione del progetto di comunicazione del progetto servirà come:

• Una tabella di marcia per i tuoi obiettivi di comunicazione.
• Una strategia per portare a termine i tuoi obiettivi.
• Un calendario per raggiungere questi obiettivi.
• Un veicolo per il feedback.

Un efficace piano di comunicazione per la gestione del progetto ti aiuterà a garantire una comunicazione efficace per tutta la durata del progetto. Ma perché abbia successo, dovrai prima raccogliere alcuni requisiti per il tuo piano di progetto.

Passi per lo sviluppo di un piano di comunicazione per la gestione del progetto

Ecco i passi più importanti da seguire per creare e sviluppare un piano di comunicazione efficace:

Premessa. In questa sezione dovrai raccogliere le informazioni chiave per descrivere il tuo piano di comunicazione e contestualizzarlo. Prendi in considerazione i seguenti aspetti:

• Visione e obiettivi: Assicurati di comprendere la visione e gli obiettivi del tuo cliente, questo ti sarà utile in fase di pianificazione e programmazione per comunicare i progressi.

• Obiettivi e scadenze: Stabilisci le scadenze specifiche. Assicurati che il cliente sappia quando ti metterai in contatto con lui per comunicare obiettivi e tappe fondamentali.

Esigenze del progetto. I progetti hanno forme e dimensioni diverse. Non c'è bisogno di dire che ogni progetto è diverso dall'altro, il che significa che devi affrontare queste differenze e comprendere le esigenze del tuo progetto specifico, nonché le preferenze e le necessità specifiche del tuo cliente. 

Scopo. Ogni comunicazione che invii deve avere una ragione d'essere. È importante che tu ti prenda il tempo di programmare una linea guida di base per gli argomenti che tratterai durante ogni email o incontro con i tuoi clienti. Questo ti aiuterà anche a stabilire un percorso chiaro su quando aspettarti aggiornamenti sui progressi.

Metodo. Qual è il metodo di comunicazione preferito dal tuo cliente? Discuti questa informazione prima dell'avvio del progetto. In questo modo saprai esattamente come aggiornare i tuoi progressi, che sia durante le riunioni settimanali, le e-mail o le telefonate. 

Responsabilità. Identifica chi è responsabile di fare cosa, in questo modo assegnerai una chiara responsabilità al tuo team. Affinché il tuo piano di comunicazione funzioni, è importante che ogni persona conosca il proprio ruolo. 

Sviluppare un piano di comunicazione veramente efficace usando i diagrammi di Gantt

Quando si gestiscono dei progetti, comunicare i progressi è una parte importante del lavoro. Ma se non hai le informazioni giuste fin dall'inizio, sarà difficile eseguire il tuo lavoro in modo efficiente. Per questo motivo è necessario essere in grado di raccogliere i dati giusti e di definire un piano che funga da tabella di marcia per

Comunicare efficacemente con i tuoi clienti è un aspetto cruciale della gestione dei progetti.

Indipendentemente dal tipo di progetto a cui stai lavorando, la cosa più importante è che tu capisca cosa ci si aspetta da te e dal tuo team. Se il tuo cliente concorda una strategia, ti renderai la vita molto più facile. Gli stakeholder sapranno quando dovranno ricevere gli aggiornamenti e tu saprai cosa dovrai comunicare ogni volta.

Ma gestire progetti - e team - non è un compito facile. Devi affrontare scadenze, problemi, riunioni e centinaia di richieste diverse contemporaneamente. Per fortuna, software di gestione dei progetticome Instagantt possono aiutarti a rimanere in carreggiata. Come? Per cominciare, puoi creare piani di comunicazione per i tuoi progetti e gestirli nello stesso posto. 

Ciò significa che archivierai tutte le informazioni relative al progetto in un'unica posizione, il che farà davvero la differenza quando cercherai di tenere sotto controllo i tuoi progressi. Con Instagantt è molto più facile sviluppare e mettere in pratica il tuo piano di comunicazione. Il nostro software con diagramma di Gantt ti permette di gestire i tuoi progetti, creare più attività, scadenze, programmare riunioni o telefonate e assicurarti di non perdere mai una scadenza, soprattutto quando si tratta di aggiornare i tuoi clienti.

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Modello di piano di comunicazione