Impedisci il fallimento del progetto con un piano di emergenza
I project manager sono perfettamente consapevoli di quanto possa essere facile per un singolo evento non pianificato far deragliare completamente un progetto. I piani di emergenza servono a delineare gli imprevisti e a prepararsi ad affrontare in anticipo gli scenari peggiori, descrivendo le azioni che i membri del team o l'azienda dovrebbero intraprendere in risposta a un evento negativo.
Che cos'è un piano di emergenza nella gestione dei progetti?
Piano B, piano di riserva, rete di sicurezza o piano di ripristino in caso di disastro. Tutti questi termini si riferiscono alla stessa cosa: un piano che deve essere eseguito nel caso in cui il piano che avevi ideato inizialmente fallisca.
La pianificazione di emergenza consiste nell'aspettarsi l'imprevisto e nel prepararsi ad affrontare in anticipo gli scenari peggiori prima che danneggino il tuo progetto o la tua azienda. L'uso dei piani di emergenza si applica a qualsiasi azienda e vengono creati per aiutare le organizzazioni a rispondere a diverse situazioni.
Sebbene siano comunemente utilizzati per prepararsi a scenari negativi, nella gestione dei progetti i piani di emergenza non sono sempre legati a eventi negativi. A differenza di un piano di mitigazione o di una strategia di gestione delle crisi, un piano di emergenza si concentra sulla preparazione a rispondere a eventi dirompenti (ad esempio, cosa accadrebbe se un'azienda realizzasse vendite superiori a quelle previste). I piani di emergenza possono essere creati per sfruttare le opportunità strategiche e quindi sono una potente strategia proattiva che può aiutarti ad affrontare qualsiasi tipo di evento dirompente, positivo o negativo.
I vantaggi di un piano di emergenza
Quando gestisci un progetto, vuoi evitare qualsiasi rischio non necessario, perché un singolo evento ha il potere di far deragliare completamente i tuoi piani. Lo scopo della pianificazione di emergenza è quello di garantire che la tua attività o il tuo progetto possano continuare a svolgersi senza problemi, nonostante i cambiamenti, gli errori e gli eventi inaspettati.
La pianificazione di emergenza può aiutarti a reagire rapidamente agli eventi negativi. Preparandoti in anticipo, tu e il tuo team potrete concentrarvi su ciò che è necessario fare invece di perdere tempo cercando di trovare una soluzione mentre state affrontando una crisi.
Puoi ridurre al minimo i rischi e i danni derivanti da uno scenario negativo se disponi di un piano di emergenza.
Come creare un piano di emergenza
Ecco le fasi principali che devi seguire in un processo di pianificazione di emergenza efficace.
Fase 1: individuare i rischi e le opportunità. A questo punto, dovrai stilare un elenco degli elementi che potrebbero causare problemi o che potrebbero mettere a repentaglio la direzione dei tuoi piani. Con l'aiuto del tuo team (e anche di altri team leader o stakeholder), identifica gli eventi più rilevanti che potrebbero compromettere il corso del tuo progetto o del tuo business plan. Puoi fare lo stesso con le opportunità, per redigere un piano di emergenza "a scenario positivo".
Fase 2: stabilire la priorità dei rischi in base al loro impatto. Ora che hai creato un elenco di possibili rischi e problemi, devi stabilire una priorità in base alla minaccia che rappresentano. Potresti avere diversi scenari, ma non tutti presentano lo stesso livello di danno. È utile classificare e valutare i rischi in base all'impatto o alla probabilità che si verifichino.
Fase 3: Creare piani di emergenza. A questo punto, devi creare e impostare diverse fasi che delineino le azioni che tu e il tuo team dovrete completare in base ai rischi identificati nella fase precedente. È importante essere specifici ed evidenziare i passi da compiere per ripristinare il piano o l'attività dopo che l'evento si è verificato.
Fase 4: Condividi i tuoi piani. Ora che hai esaminato i tuoi piani, è importante condividerli con tutte le persone coinvolte. Comunicali ai membri del team e agli stakeholder e assicurati che tutti li comprendano. In questo modo, nel caso in cui la tua azienda debba implementarli, tutti potranno agire il più rapidamente possibile.
Fase 5. Rivedere il piano. I piani di emergenza possono cambiare. Assicurati di rivedere periodicamente il tuo piano per assicurarti di non aver tralasciato minacce, rischi o scenari.
Porta il tuo piano di emergenza a un livello superiore con Instagantt
I nuovi progetti sono sempre entusiasmanti, quindi è logico che il tuo team sia ansioso di buttarsi a capofitto prima di prendersi il tempo di analizzare cosa accadrebbe se si verificasse un imprevisto lungo la strada. Ma prendersi il tempo necessario per riflettere sui possibili rischi e creare dei piani di emergenza garantirà che il tuo progetto si svolga senza problemi.
I piani di emergenza richiedono un certo livello di ordine. È necessario mappare e categorizzare le informazioni, ma dato che richiedono anche un'analisi e una revisione costante, è importante che possano essere facilmente personalizzati e condivisi. È qui che software di gestione dei progetticomeInstaganttpuò rivelarsi estremamente utile.
Con i diagrammi di Gantt, potrai creare e condividere piani di emergenza in pochi minuti. Inoltre, potrai tenere traccia di rischi, scenari e opportunità e potrai rivedere e modificare le informazioni ogni volta che ne avrai bisogno.
