Come gestire efficacemente le richieste di lavoro in arrivo
Le richieste di lavoro in arrivo sono difficili da evitare. Non importa se sei concentrato al 100% sul completamento di un'attività, potresti comunque ricevere un'e-mail o un messaggio di chat che richiede informazioni o un aggiornamento su un determinato progetto e, in un attimo, le tue priorità possono essere spostate. Senza un sistema per catturare, elaborare e tenere traccia delle nuove richieste di lavoro, tu e il tuo team potreste essere rapidamente sopraffatti.
Ci siamo passati tutti. Hai pianificato tutta la tua giornata e una nuova richiesta può arrivare dal nulla. Succede sempre, a te e al tuo team. Sta a te creare un processo che ti porti a gestire le priorità e a tracciare le nuove richieste di lavoro in arrivo. Essere in grado di documentare ciò che ti viene chiesto farà davvero la differenza nel modo in cui affronterai le nuove richieste in arrivo, senza perdere di vista i compiti e le scadenze precedentemente assegnati.
Quali sono le migliori pratiche per le richieste di lavoro in arrivo?
1. Richiedere una presentazione formale per tutte le richieste in arrivo
Tutti sono impegnati. Nulla viene fatto se non viene ufficialmente presentato e assegnato. Una richiesta di lavoro in entrata ben definita dovrebbe essere coerente e ogni singola persona o reparto dovrebbe utilizzarla. Devi assicurarti che il tuo team sappia che il lavoro verrà svolto solo se richiesto formalmente per iscritto. È altrettanto importante che il tuo team comprenda il processo e sappia esattamente dove trovare le informazioni.
Compilando un modulo ed elencando le informazioni relative al compito, puoi assicurarti di avere i dati necessari per completarlo: scadenze, informazioni di contatto, priorità e istruzioni speciali. Una volta raccolte queste informazioni, puoi assegnare il compito a un membro del team e seguirne i progressi. Non dovrai più pensare a cosa avresti dovuto fare più tardi.
Puoi anche tracciare una mappa dei diversi tipi di richieste di lavoro che il tuo team riceve e organizzarle in base ai criteri che ti interessano.
2. Conservare le informazioni e le richieste in arrivo in un unico luogo.
Deve esistere un'unica fonte di verità per tutti i progetti in arrivo. Ciò significa che tutte le richieste di lavoro in arrivo devono essere automaticamente indirizzate in un unico luogo dove possono essere organizzate, mappate, classificate, assegnate e monitorate. Il software di gestione dei progetti può essere una soluzione brillante in questo senso, perché consente di convogliare le informazioni in un unico luogo. Il tuo team sa cosa deve fare e anche gli altri reparti possono conoscere lo stato delle loro richieste di lavoro.
3. Dare priorità e assegnare subito il lavoro
Alcune richieste sono semplicemente più importanti di altre. È fondamentale essere in grado di stabilire un ordine di priorità delle richieste in arrivo piuttosto che affrontarle in ordine sequenziale. Prenditi un momento per stabilire la priorità delle richieste che ti arrivano e assegnale a un responsabile. Con questo approccio puoi assicurarti che il tuo team lavori sui compiti giusti al momento giusto.
È anche un'ottima pratica mappare le richieste in arrivo in base agli obiettivi strategici della tua azienda. In questo modo puoi essere certo di concentrarti sui compiti giusti e di dare priorità al lavoro in un modo che funzioni a livello di team, di reparto e di azienda.
I vantaggi di stabilire un processo di richiesta di lavoro in entrata
La gestione delle richieste di lavoro in arrivo ti permetterà di ottenere dettagli importanti in anticipo. Potrai assicurarti che le informazioni circolino, mantenere l'organizzazione e monitorare lo stato e i progressi in modo efficace.
Standardizzando una procedura puoi tenere traccia delle richieste in un unico posto e renderle chiare anche per tutti gli altri. Le persone sapranno chi sta lavorando su ogni compito e quando è previsto. Inoltre, dando un ordine di priorità alle richieste, potrai avvantaggiare il tuo team permettendogli di concentrarsi sulle attività più urgenti.
Migliora il tuo processo di richiesta di lavoro in entrata con Instagantt
Quando si tratta di gestire le richieste di lavoro in arrivo, la definizione delle priorità è fondamentale. Instagantt ti può aiutare a definire, organizzare e determinare quali sono i compiti più importanti, in modo che tu possa concentrarti sull'assegnazione del lavoro e sul suo follow-up. Inoltre, semplificando il processo di gestione delle richieste di lavoro in arrivo, il tuo team saprà esattamente su cosa concentrarsi per poter lavorare al meglio.
I diagrammi di Gantt ti permettono di organizzare tutte le richieste di lavoro in arrivo e di far funzionare il tuo team senza intoppi. Anche gli altri reparti possono essere tenuti al corrente condividendo lo stato del lavoro. La gestione dei compiti può essere semplice come il drag-and-drop e i membri del team possono ricevere una notifica non appena ricevono un nuovo incarico di lavoro. In questo modo potrai tenere facilmente traccia di chi sta lavorando su cosa e il tuo team avrà una chiara percezione di quando il lavoro deve essere svolto.
Crea il tuo processo di richiesta di lavoro formale ed efficace e concentrati sulla realizzazione del lavoro.
