Di solito, quando si conclude un progetto e lo si esamina con il proprio team, viene fuori la frase "avremmo potuto farlo meglio". Ma non è necessariamente una cosa negativa. Significa che c'è un margine di miglioramento ed è qui che l'implementazione e l'utilizzo di un modello di lezioni apprese porterà grandi benefici ai tuoi progetti futuri.
Le lezioni apprese si riferiscono a un insieme di attività o azioni svolte per ottenere un determinato insieme di prodotti, risultati o servizi. Nella gestione dei progetti, questo processo si svolge come una conversazione o una riunione che si tiene tipicamente dopo la conclusione di un progetto, in cui le persone guardano al progetto in retrospettiva. Questo incontro è comunemente condotto dal project manager, dai membri del team coinvolti e dai rappresentanti chiave del cliente e dell'appaltatore.
Le lezioni apprese sono estremamente importanti per i project manager perché consentono ai team di acquisire conoscenze dal processo di conduzione di un progetto, sia quelle positive che quelle negative. L'idea alla base di questo processo è quella di imparare quali sono stati gli aspetti positivi per poterli ripetere nei progetti futuri e di apportare modifiche per non ripetere gli errori commessi durante il ciclo di vita del progetto. Questi aspetti possono riferirsi a metodologie, team, processi o sistemi.
Riconoscere il bene e il male
A lungo termine, le lezioni apprese possono migliorare notevolmente il modo in cui le aziende eseguono i progetti perché aiutano a catturare, documentare e aggiornare le informazioni necessarie per mantenere i progetti in linea. Inoltre, permettono ai team di riflettere e di considerare ciò che funziona bene e come può essere migliorato.
Quando si organizza una riunione sulle lezioni apprese, bisogna considerare sia gli aspetti positivi (vittorie) che quelli negativi (problemi). Una vittoria, naturalmente, è qualcosa che ha portato a un risultato positivo e che vorrai ripetere nei tuoi progetti futuri. Un problema, invece, è qualcosa che ha avuto un impatto negativo su qualsiasi aspetto del tuo lavoro.
I quattro passi
Il processo delle lezioni apprese prevede 4 fasi che ti aiuteranno a catturare le informazioni e ti permetteranno di utilizzarle durante il percorso. Queste fasi sono:
Identificazione. Questa fase dovrebbe aiutarti a identificare le raccomandazioni che possono essere apprese. Considerale come preziose risorse di conoscenza per i tuoi progetti futuri.
Documentare. Dovrai documentare le informazioni dettagliate. Prendi nota e scrivi le lezioni apprese durante le riunioni e le discussioni e trasformale in un rapporto che i partecipanti potranno leggere in seguito. Queste informazioni saranno molto utili nei progetti futuri.
Analizzare. Una volta raccolte e distribuite le informazioni, puoi analizzarle e interiorizzarle in modo da poterle applicare con successo in occasioni future.
Memorizzazione. L'archiviazione delle lezioni apprese è fondamentale e deve essere disponibile per i membri del team. Queste possono essere utilizzate per le sessioni di formazione e le riunioni di pianificazione.
Come documentare le lezioni apprese
L'aspetto fondamentale da tenere a mente è che vorrai documentare le nozioni più preziose che hai appreso, in modo da non ripetere nessuno degli inconvenienti che si sono verificati durante l'intero processo.
Vittorie e problemi. Classifica le tue lezioni in vittorie (le cose positive) o problemi (le cose negative).
Descrizione. Scrivi una descrizione dettagliata delle lezioni. Sii molto specifico: se si tratta di una vittoria, spiega perché è riuscita. Se si tratta di un problema, descrivi perché è fallito e come è successo.
Impatto. Nella gestione dei progetti, ogni azione rappresenta un possibile impatto. Che si tratti di un impatto positivo o negativo, descrivi il risultato e spiega le conseguenze che ha portato.
Lavoro futuro. Descrivi in che modo il lavoro che hai completato può cambiare o avere un impatto sui progetti futuri. La tua azienda ne trarrà beneficio? I futuri membri del team o i progetti ne trarranno beneficio?
Passi da compiere. Delinea le azioni specifiche che intraprenderai per affrontare i tuoi successi e i tuoi problemi. Soprattutto i problemi. Questo ti aiuterà a prendere le precauzioni necessarie per non ripetere gli scenari negativi e per migliorare il tuo lavoro.
Modello di Lezioni apprese
Essere in grado di identificare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato è l'unica cosa che ti farà migliorare nel tuo lavoro. Se vuoi ottenere risultati migliori, devi riflettere su ciò che hai imparato alla fine di ogni progetto. Prendendoti il tempo di scrivere e di fare tesoro delle lezioni apprese, adotterai un approccio produttivo che avrà un impatto positivo sui tuoi progetti futuri.
I diagrammi di Gantt possono essere di grande aiuto quando si tratta di lezioni apprese. Un software di gestione dei progetti online comeInstaganttpuò aiutarti a scrivere, condurre e archiviare le lezioni apprese per ogni tuo progetto. Sarai in grado di classificare facilmente i tuoi successi e i tuoi problemi e di descriverne i risultati e l'impatto. Soprattutto, potrai collaborare con il tuo team, consentendogli di partecipare al processo in modo attivo. In questo modo, le informazioni saranno disponibili per tutti, ora e in futuro.
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