Come condurre una valutazione dei bisogni in semplici passi
Di cosa ho bisogno per completare un progetto? Questa è una domanda fondamentale che i project manager devono porsi prima di poter attuare una strategia. Effettuando una valutazione delle esigenze, sarai in grado di capire quali strumenti dovrai avere a disposizione, che tipo di competenze saranno necessarie e che tipo di risorse serviranno per pianificare e completare con successo un progetto.
La valutazione delle esigenze può essere definita come un processo sistematico che i responsabili dei progetti utilizzano per valutare i requisiti che sono considerati non negoziabili per un progetto. Si tratta di requisiti specifici che possono includere una serie di competenze, conoscenze, software, strumenti e altro ancora.
La valutazione delle esigenze può essere eseguita per scoprire quanto siano distanti le condizioni attuali del progetto rispetto a quelle necessarie per un'esecuzione di successo. In seguito, verrà eseguita un'analisi del divario per determinare come colmare il divario tra la situazione attuale dell'azienda e quella che dovrà raggiungere in un secondo momento.
Quando si effettuano le valutazioni dei bisogni, ci sono tre fasi principali da coprire:
Iniziazione
Raccolta e analisi dei dati
Produzione finale
Perché la valutazione dei bisogni è importante?
Una valutazione delle esigenze ti permette di pianificare e di assicurarti di avere tutto ciò che ti serve per portare a termine con successo un progetto, che è l'obiettivo finale. Eseguendo una valutazione delle esigenze prima che tu e il tuo team affrontiate i compiti iniziali, ti assicurerai di avere le risorse necessarie per portarli a termine come avevi previsto.
Le valutazioni dei bisogni aiutano anche a scoprire le lacune che potrebbero compromettere il successo del tuo progetto. Scoprendo le lacune, puoi affrontarle in modo proattivo, in modo da assicurarti di avere tutto ciò che ti serve per lavorare. E soprattutto, identificando queste lacune, avrai il tempo di prendere decisioni corrette ed evitare di adottare soluzioni basate solo sull'approccio più rapido per risolvere un problema.
Ma condurre una valutazione delle esigenze significa anche avere un programma molto più realistico. Perché? Perché costruirai una tempistica basata su informazioni analizzate in precedenza, il che significa che qualsiasi ricerca dell'ultimo minuto sarà notevolmente ridotta.
Quali sono le quattro fasi di una valutazione dei bisogni?
Una valutazione delle esigenze offre molti vantaggi, ma questo non significa necessariamente che sia un processo complicato o intimidatorio. Vediamo i passi fondamentali per condurre una valutazione delle esigenze.
Requisiti: Capire tutto ciò che riguarda il tuo progetto è essenziale per il suo successo complessivo. In qualità di project manager, devi assicurarti che tu e il tuo team abbiate ben chiaro il contesto e gli obiettivi di un progetto. Comprendendo le specifiche, potrai identificare meglio le esigenze associate al progetto. Spiegare le singole tappe e gli obiettivi alle persone coinvolte può aiutare a fornire un contesto più ampio.
Risorse: Dopo aver identificato i requisiti necessari, puoi rivolgere la tua attenzione alle risorse. Questo significa che è il momento di creare un elenco e di abbinare le risorse esistenti e disponibili a quelle necessarie per realizzare il progetto. Nella maggior parte dei casi, ti renderai conto di avere già delle risorse esistenti che si riveleranno utili durante la pianificazione e l'esecuzione del nuovo progetto.
Lacune: Una volta identificate le risorse che già possiedi, puoi davvero occuparti di quelle che non sono soddisfatte. Puoi creare un elenco e individuare ciò che ti manca. In questo modo ti assicurerai di scoprire e affrontare tutte le lacune, che possono variare da un particolare set di competenze al software necessario per eseguire un compito.
Crea un piano per colmare le lacune: Non ha senso identificare i problemi se non crei un piano d'azione per risolverli. Una volta identificate le lacune, puoi utilizzare queste informazioni e risolvere i problemi prima di iniziare l'esecuzione del progetto.
Esempio di valutazione dei bisogni
I nuovi progetti sono sempre entusiasmanti, quindi, di solito, il tuo team è ansioso di buttarsi a capofitto prima di prendersi il tempo di analizzare e pianificare le proprie azioni. Ma in realtà, fare un passo indietro e condurre una valutazione delle esigenze garantirà che il tuo progetto si svolga senza intoppi e senza problemi.
Per condurre una valutazione dei bisogni di successo, avrai bisogno dello strumento giusto, che ti permetta di tenere traccia degli obiettivi, delle risorse e delle lacune. un software di gestione dei progetticome Instagantt, può aiutarti a farlo.
Con Instagantt potrai creare, gestire e tenere traccia delle tue valutazioni dei bisogni. Inoltre, potrai tracciare i tuoi compiti e avviare le fasi di raccolta e analisi dei dati utilizzando i diagrammi di Gantt. In seguito, potrai costruire rapidamente una timeline e assegnare i compiti ai membri del tuo team, in modo che possano concentrarsi sul completamento dei compiti in tempo, assicurando che il progetto venga eseguito come previsto.
