Le riunioni, che si amino o si odino, sono spesso un'attività necessaria quando si lavora a progetti in via di sviluppo. Riuniscono le persone giuste e danno spazio a dubbi, domande, riconoscimenti e pianificazione. Se hai lasciato una riunione con la sensazione che fosse inutile, noiosa e improduttiva, è probabile che quella riunione non sia stata ben pianificata né preparata.
Ci siamo passati tutti. Siamo sommersi dal lavoro e abbiamo programmato di passare la giornata in riunioni consecutive. Lasciare le persone con la sensazione di aver partecipato a una riunione in cui hanno perso tempo e concentrazione può fare più male che bene. Si tratta di una situazione comune negli ambienti di lavoro più affollati, per questo è fondamentale sfruttare al meglio il tempo di tutti.
A dire il vero, però, le riunioni possono anche essere molto efficienti ed estremamente produttive se pianificate nel modo giusto. Negli affari e nella gestione dei progetti, le riunioni sono un veicolo di comunicazione e possono essere il fattore chiave per dare il via a un progetto di grande successo.
Un organizzatore di riunioni è un modo efficiente per pianificare, progettare ed eseguire una riunione efficace, che avrà un impatto positivo su tutti i partecipanti. Nella gestione dei progetti, un documento di pianificazione delle riunioni è uno strumento molto utile per organizzare e strutturare il corso di una riunione, evitando qualsiasi inconveniente e assicurandoti di rimanere fedele a ciò che deve essere comunicato.
I vantaggi di organizzare riunioni di pianificazione
Che si tratti di riunioni di avvio, di proposte di progetto o di stand-up quotidiani, ci sono sempre dei vantaggi che si ottengono svolgendoli in modo efficace. Per esempio:
Generano idee fresche e nuove.
Generando idee, le persone tendono a partecipare di più.
Danno potere ai team consentendo loro di prendere decisioni.
Aiutano a delineare il quadro generale spiegando idee e obiettivi.
Permettono discussioni aperte.
Elementi chiave di una riunione di pianificazione
Per organizzare riunioni di pianificazione efficaci e per vedere realizzati questi benefici, ci sono alcune linee guida da seguire. Tieni presente che più sarai preparato, più la riunione sarà produttiva e la pianificazione del progetto più efficiente. Questi sono gli elementi fondamentali che devi considerare quando ti prepari a una riunione di pianificazione.
Visione, obiettivi e finalità. Prima di iniziare a programmare le persone, devi avere un piano. Devi avere una chiara comprensione degli obiettivi e delle finalità che vuoi raggiungere. Per questo è necessario sapere quali sono i problemi che stai cercando di risolvere, ovvero la visione del tuo piano. Se hai una visione chiara e cristallina dei tuoi obiettivi e delle tue finalità, ti assicurerai che anche i membri del team e gli stakeholder abbiano una chiara comprensione di ciò che stai comunicando.
Fattori critici di successo. Avere una visione chiara dei tuoi obiettivi significa anche aver determinato le cose che non puoi non realizzare. Questi sono noti anche come fattori critici di successo, che di solito includono i risultati, il budget e il calendario. Questi elementi di base devono essere prioritari e salvaguardati e devono essere comunicati durante la riunione di pianificazione.
Indicatori chiave di prestazione. Una riunione di pianificazione efficace deve affrontare anche i KPI (indicatori chiave di prestazione) del tuo progetto. Perché? Perché mostrano come il tuo progetto sta lavorando per raggiungere il suo valore e i suoi obiettivi. Assicurati di includere i KPI: questo ti aiuterà a spiegare l'obiettivo e il ruolo del tuo team nel raggiungerlo.
Problemi chiave. Quando si gestiscono dei progetti, ci sono sempre dei fattori o degli ostacoli che devono essere risolti prima di procedere con un piano. È importante identificare, elencare e comunicare questi problemi chiave per poter discutere dell'approccio che verrà scelto e di chi sarà responsabile della risoluzione di questi problemi urgenti.
Prepara la tua riunione di pianificazione con Instagantt
Sia che tu stia riunendo il tuo team per una breve sessione di pianificazione, sia che tu stia organizzando una lunga riunione di pianificazione strategica, preparandoti in anticipo potrai beneficiare del tempo di tutti. Prendendoti il tempo necessario per preparare la sessione di pianificazione, adotterai un approccio produttivo che avrà un impatto positivo sul progetto, mantenendo il team allineato con la visione, la strategia e gli obiettivi generali.
Un software di diagrammi di Gantt online come Instagantt può aiutare molto questo processo, permettendoti di preparare e delineare la visione del progetto, gli obiettivi, i fattori critici di successo e i KPI. Inoltre, potrai allegare tutti i dati e i documenti importanti che ti aiuteranno a fornire un background per le tue riunioni di pianificazione e a portare avanti il tuo piano d'azione elencando e programmando i compiti e assegnandoli sul momento ai responsabili ideali.
Esempio di modello di pianificazione di una riunione
