Se c'è un documento che non dovrebbe mai essere ignorato prima di iniziare un progetto, quello è la carta del progetto. Perché? Perché una carta di progetto serve a definire come verrà misurato il successo di un progetto e può anche essere un elemento cruciale nella pianificazione del progetto e nella comunicazione dei suoi benefici e obiettivi agli stakeholder.
Che cos'è un Project Charter nella gestione dei progetti?
La carta del progetto è un documento formale che descrive il tuo progetto nella sua interezza. È un riassunto di tutti i ruoli, gli obiettivi e la portata del progetto e fornisce agli stakeholder e ai membri del progetto una panoramica del piano che verrà eseguito.
Se ben fatto, un documento di progetto ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi definendo il processo, i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte. Nella gestione dei progetti, una carta è uno strumento fondamentale perché può fornire una guida durante l'intero ciclo di vita del progetto.
I punti principali di una Carta del Progetto
Quando crei una carta del progetto, devi concentrarti su tre punti principali:
L'essenza del progetto. Qui devi concentrarti sugli obiettivi del progetto e sul modo in cui intendi raggiungerli e realizzarli.
La ragione del progetto. La carta deve essere in grado di comunicare il suo valore e la sua ragione di esistere a tutti gli stakeholder.
Responsabilità. Una carta del progetto deve anche essere in grado di identificare e delineare chiaramente le responsabilità e i compiti di ogni persona coinvolta nel progetto.
Quali sono i principali vantaggi di un Project Charter?
I vantaggi di lavorare con le carte di progetto nella gestione dei progetti sono molti, ma alcuni dei più comuni sono:
Le carte di progetto aiutano tutti a rimanere informati su ogni aspetto del progetto, dall'inizio alla fine.
Aiutano a ridurre al minimo gli errori di comunicazione, eliminando i silos.
Accelerare il processo di approvazione fornendo indicazioni chiare alle parti interessate.
Mantenere tutti in carreggiata durante l'intero ciclo di vita del progetto
Quando è necessario creare una Carta del Progetto?
L'obiettivo principale di una carta è quello di autorizzare il project manager ad avviare il progetto approvato, per questo è importante che nel suo contenuto si faccia riferimento a come il progetto è allineato alle strategie dell'azienda. In breve, dovrai creare una carta di progetto perché:
Hai bisogno di un'autorizzazione per il tuo progetto. Considera questo documento come una presentazione di vendita. Aiuta gli stakeholder a comprendere il valore del progetto e, con una carta di progetto, puoi condividere tutto ciò che riguarda il tuo piano e avviarlo il più rapidamente possibile.
Mantieni il progetto in carreggiata. La carta del progetto serve come linea guida per tutti i soggetti coinvolti. Questo documento ti aiuta a tenere traccia delle informazioni cruciali e puoi sempre tornare alla visione originale e rivederla tutte le volte che è necessario.
Serve come documento di vendita principale. Un documento serve anche come riassunto che gli stakeholder possono facilmente utilizzare per distribuire o presentare quando vengono contattati per progetti simili.
Esempio di carta del progetto
La carta del progetto deve essere breve e diretta. Dovrai mantenerlo semplice, ma è importante che tu riesca a comunicare l'essenza del progetto in poche parole. Gestire un progetto significa anche gestire molte informazioni, ma la carta del progetto avrà più successo quando sarà presentata come una panoramica di alto livello del progetto.
Una carta del progetto documenta in genere:
Motivi del progetto
Obiettivi e vincoli del progetto
Vantaggi del progetto
Stakeholder
Rischi identificati
Panoramica generale del bilancio
Ecco come dovrebbe essere e cosa dovrebbe includere una carta di progetto efficace:
Nome del progetto
Descrizione e sintesi del progetto
Caso aziendale
Obiettivi SMART, compresi i risultati da raggiungere
Il contesto del progetto
Contesto e motivo dell'esistenza
Ambito e confini del progetto
Principali stakeholder e membri del progetto
Clienti e utenti finali
Piano di implementazione
Risorse
Vincoli e rischi
Bilancio e costi
Utilizza gli strumenti giusti per realizzare dei project charter efficaci
Prima di iniziare qualsiasi progetto, dovresti dedicare del tempo alla stesura di una carta del progetto. Si tratta di uno strumento fondamentale che può definire il risultato del tuo progetto. Mentre un business case e un piano di budget dovranno essere più dettagliati, una carta di progetto servirà da tabella di marcia e da guida per il tuo progetto. Per te e per tutti i soggetti coinvolti.
Ma non sarebbe più facile se potessi creare e documentare la tua carta di progetto online? Per trasformare un documento in un piano è necessario uno strumento abbastanza flessibile da adattarsi alla quantità di informazioni e ai numerosi compiti da svolgere. Instagantt, un software di gestione dei progetti, ti aiuta a creare e gestire i progetti online. Con questo software potrai creare grafici di Gantt dall'aspetto professionale in pochi minuti. Dai un'occhiata:
