Riunione di avvio del progetto: Iniziare i progetti nel modo giusto

Che cos'è il Kick-Off di un progetto?

La riunione di avvio di un progetto è il primo incontro con il team di progetto e il cliente del progetto. Coinvolge tutti coloro che contribuiscono all'esecuzione di un progetto e serve a stabilire gli obiettivi comuni del progetto. 

In genere, a questo incontro dovranno partecipare diversi stakeholder - project manager, team di progetto, team di prodotto, sponsor e management - perché le informazioni condivise durante questo evento contribuiranno a definire la visione e l'ambito degli incarichi del team. La riunione d'avvio aiuterà a stabilire una comunicazione corretta tra le diverse parti, ad allineare le aspettative, a stabilire le tempistiche e a concordare le tappe fondamentali. Alla fine della sessione, tutti dovrebbero avere una chiara visione di come sarà un progetto di successo. 

Quando usare il calcio d'inizio di un progetto

I project manager dovrebbero riunire l'intero team e organizzare delle riunioni di avvio all'inizio del progetto. I membri del team possono presentarsi e condividere le loro aspettative per il progetto. Le riunioni di avvio possono svolgersi anche dopo l'avvio di progetti più piccoli o quando stanno per iniziare progetti più grandi. Puoi organizzare un'unica riunione prima dell'esecuzione del progetto (consigliato per i progetti più piccoli), oppure programmare riunioni diverse per ogni fase dei progetti più grandi. 

L'importanza di una riunione iniziale

Le riunioni di inizio progetto garantiscono che tutti comprendano il loro ruolo e, stabilendo aspettative chiare fin dall'inizio, i membri del team possono rimanere in carreggiata e motivati sul loro ruolo nell'esecuzione del progetto. Le riunioni di avvio facilitano inoltre la comunicazione tra i membri del progetto e la collaborazione tra i team. Questi sono alcuni dei punti chiave che dovrai trattare e discutere durante la riunione di avvio del progetto:

• Presentazione del team e delle diverse parti interessate
• Background del progetto e business case
• Ruoli del progetto
• Ambito e tempistica
• Scopo e obiettivi del progetto
• Piano d'azione
• Metriche che verranno utilizzate per misurare il successo

Cosa comporta una riunione di avvio?

Assegnare un annotatore. Inizia assegnando a un membro del team il compito di prendere appunti. Questa persona deve avere la responsabilità di annotare appunti, azioni, domande, impegni e altro ancora. Alla fine della sessione, ripassa ogni domanda e assicurati che tutti siano allineati. 

Presenta i membri del team. Fai in modo che tutti si presentino e si conoscano. I rompighiaccio sono un ottimo modo per far conoscere i membri del team, creare un legame e migliorare la collaborazione. 

Definisci il contesto del progetto, l'ambito e le consegne. Durante la riunione di avvio, dovrai fornire il contesto che aiuterà il tuo team a gestire un progetto di successo. Ciò significa che devi discutere il contesto del progetto, l'ambito, le consegne e la tempistica. Sii specifico su ogni argomento e rispondi alle domande. Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda quando si tratta dei prossimi passi del progetto e di ciò che deve essere realizzato.

Assegna i ruoli del team. Discuti i ruoli e le responsabilità di ognuno durante l'intero ciclo di vita del progetto. Includi i passaggi di consegne e le relazioni interfunzionali.

Definisci le tappe fondamentali. Stabilire una tempistica per il tuo lavoro e definire quando condividere i progressi è fondamentale. Prenditi il tempo necessario per creare una linea di base su come - e quando - tu e il tuo team intendete condividere i progressi e rivedere le tappe. Questo include anche il momento in cui il cliente riceverà i check-in. 

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‍Discutere iprossimi passi. Esamina gli obiettivi e le azioni da intraprendere e assicurati che tutti abbiano accesso alle risorse e agli strumenti necessari.

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Organizza ed esegui la tua riunione di inizio anno con Instagantt

Qual è il nostro obiettivo? Chi deve essere coinvolto? Come misureremo il successo? Perché è stato approvato questo progetto? Sono tutte domande tipiche che i team possono porsi prima dell'esecuzione del progetto. Una riunione di avvio del progetto è il luogo ideale per rispondere a queste domande, allineare i membri del team e definire il percorso verso il successo del progetto. Le riunioni di avvio dovrebbero essere utilizzate per ogni tipo di progetto, indipendentemente dal fatto che sia piccolo o grande. Ma se vuoi che le riunioni di avvio siano davvero efficaci, devi prepararti in anticipo. La buona notizia è che puoi pianificare, organizzare ed eseguire le tue riunioni di inizio progetto in un unico luogo utilizzando Instagantt. Instagantt è un software di diagrammi di Gantt online per la gestione dei progetti che aiuta i team di tutto il mondo a pianificare, coordinare, programmare ed eseguire i loro progetti, dall'inizio alla fine. I team possono affidarsi a Instagantt per creare grafici di Gantt dall'aspetto professionale in pochi minuti e per gestire il proprio lavoro in modo efficiente grazie alla possibilità di visualizzare le informazioni rilevanti relative al progetto , come scadenze, risorse e budget, e di conservare attività, conversazioni e documenti in un'unica posizione centralizzata. 

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Modello di riunione iniziale