Potresti aver sentito parlare di riunioni o esercitazioni post-mortem, durante le quali i team discutono i successi e i fallimenti di un progetto. Ma che dire delle riunioni pre-mortem? Questo tipo di riunioni si tengono prima dell'avvio di un nuovo progetto e aiutano i manager e i membri del team a pensare a ciò che potrebbe accadere in un progetto (in positivo e in negativo) e a fare piani per scenari specifici.
Le riunioni post-mortem sono ben note. Vengono comunemente condotte raccogliendo informazioni rilevanti dalle persone coinvolte in un progetto dopo il suo completamento e vengono eseguite valutando i diversi aspetti del progetto. Durante questo processo, i project manager e i membri del team esaminano ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene.
Il problema delle riunioni post-mortem è che si svolgono dopo i fatti. Se da un lato è molto utile imparare dagli errori del passato ed evitare di ripetere le azioni che hanno funzionato come previsto, dall'altro sarebbe estremamente utile evitare certi scenari e rischi durante la realizzazione di un nuovo progetto. Fortunatamente, una riunione pre-mortem è un ottimo modo per riunire il team, discutere dei rischi e fare piani per gestirli e mitigarli prima che diventino realtà.
Quali sono i vantaggi di un incontro pre-mortem?
Pre-mortem e post-mortem. Non significa necessariamente che uno sia migliore dell'altro. Ci sono davvero dei vantaggi in entrambi gli esercizi. L'unica differenza è che in un pre-mortem il team immagina che il progetto sia fallito. Potrebbe sembrare negativo, ma in realtà questa strategia consente ai team di analizzare gli scenari e di lavorare a ritroso a partire da un punto di insuccesso con l'unico scopo di determinare cosa ha causato l'insuccesso e cosa si sarebbe potuto fare per evitarlo.
Condurre riunioni pre-mortem può offrire diversi vantaggi ai tuoi progetti. Vediamone alcuni:
Aiutano a identificare nuove prospettive e potenziali problemi prima di lanciare un progetto.
Favoriscono la comunicazione di squadra dando voce a tutti.
Migliorano l'efficienza assicurando che tutti siano concentrati sulla discussione dei diversi aspetti del progetto, il che aiuterà a cogliere le questioni sensibili prima che si trasformino in problemi.
Come eseguire una riunione pre-mortem
Se fatta correttamente, un'autopsia può aiutare in modo significativo a prevenire una crisi. Ma non per questo deve essere un processo complicato. Al contrario, può essere un processo relativamente semplice se ti assicuri di seguire alcune regole di base:
Preparati. Assicurati che il tuo team sia stato informato sul piano del progetto prima di iniziare.
Metti da parte del tempo ininterrotto, almeno un paio d'ore. Il tuo team deve potersi concentrare esclusivamente su questo aspetto.
Tutte le parti interessate devono essere presenti. Vorrai evitare eventuali punti oscuri, quindi assicurati di invitare tutte le parti interessate per essere sicuro di incorporare ogni punto di vista.
Prendi appunti e rivedi. Durante questo periodo, molte idee fluttueranno e per questo è importante prendere appunti. Qualcuno dovrebbe essere incaricato di prendere appunti in modo che in seguito queste informazioni possano essere riviste e rielaborate se necessario.
Ora, il processo. Per prima cosa, riunisci il team e fai un brainstorming di tutte le possibilità per spiegare il motivo del fallimento del progetto. Ecco alcune domande di base:
Cosa potrebbe andare storto in questo progetto?
Cosa potrebbe farci perdere la scadenza?
Cosa farà sì che il nostro progetto sia puntuale? Cosa succede se il progetto fallisce?
Cosa succede se il software che stiamo usando si blocca?
Cosa succede se la persona più importante si tira indietro?
L'obiettivo a questo punto è creare un elenco completamente esaustivo delle cose che potrebbero andare storte.
L'unica cosa che non è consentita in questa fase è la proposta di soluzioni.
Ora vorrai rivedere l'intero elenco dei problemi e selezionare i 10 problemi principali su cui concentrarti. Ma come selezionarli? Assicurati di concentrarti sui problemi che ritieni fondamentali per il successo del tuo progetto, scegli i problemi che è probabile che si verifichino e scarta i problemi su cui non hai alcun controllo.
Modello pre-mortem
I pre-mortem sono un ottimo strumento per i manager e i membri del team per pensare a ciò che potrebbe accadere in un progetto, alle cose positive e negative, e per prepararsi a diversi scenari. Richiedono una preparazione, ma la buona notizia è che non deve essere un processo complicato. Devi solo assicurarti di avere un modo per riunire le persone giuste e di organizzare al meglio le informazioni da raccogliere. Naturalmente, uno dei modi migliori per pianificare ed eseguire un piano è quello di costruire un diagramma di Gantt.
I diagrammi di Gantt possono essere di grande aiuto quando si svolgono le riunioni pre-mortem. Un software di gestione dei progetti online come Instagantt può aiutarti a pianificare, condurre e archiviare ciò che è stato discusso durante le riunioni pre-mortem, in modo da poter rivedere queste informazioni in un secondo momento. Potrai facilmente classificare gli scenari problematici e le relative soluzioni. Soprattutto, potrai collaborare e seguire il tuo team, consentendogli di partecipare attivamente al processo. In questo modo, le informazioni saranno disponibili per tutti gli stakeholder e potrai rivedere i dati ogni volta che ne avrai bisogno.
