Rapporti sullo stato di avanzamento per i project manager

Cos'è un rapporto sullo stato del progetto?

Un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto è un documento che riassume l'avanzamento di un progetto. L'obiettivo di un rapporto sullo stato del progetto è quello di informare le persone chiave sull'andamento del progetto e di affrontare eventuali domande o problemi prima che si presentino. In genere, un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto informa sui progressi rispetto al piano di progetto previsto, per garantire che il progetto sia in linea con i tempi previsti.

I rapporti sullo stato del progetto sono una parte fondamentale della gestione del progetto perché aiutano a mantenere una strategia di comunicazione sana ed efficace, fornendo aggiornamenti regolari al team di progetto, ai clienti e agli stakeholder. Inoltre, un rapporto sullo stato di avanzamento può semplificare il processo di comunicazione, standardizzando un rapporto formale che terrà tutti informati, riducendo al minimo le domande e i dubbi su qualsiasi sezione del progetto. 

Perché usare un rapporto di stato per comunicare i progressi?

I rapporti sullo stato di avanzamento mostrano ai clienti e agli stakeholder che sei sulla buona strada, mantenendo un canale di comunicazione formale per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti come previsto. Inoltre, contribuiscono a fornire una storia documentata del progetto, a vantaggio dei progetti futuri. 

Un rapporto sullo stato di avanzamento ben scritto dovrebbe essere una guida pratica per i tuoi stakeholder e per i membri del tuo team. Alcuni dei principali vantaggi sono:

• Migliorano la comunicazione tra team, clienti e stakeholder e semplificano il processo.
• Trasmettono i messaggi chiave e tengono informati i dipendenti su progressi, rischi, problemi o ritardi. 
• Forniscono trasparenza sui progressi compiuti verso le pietre miliari precedentemente definite.
• Aiutano a prevenire spiacevoli sorprese.
• Contribuiscono a fornire una traccia cartacea che aiuta a documentare l'intero ciclo di vita del progetto.

Cosa includere in un rapporto sullo stato di avanzamento della gestione del progetto

Abbiamo parlato dell'importanza di inviare regolarmente rapporti sullo stato del progetto. Ma cosa dovresti includere in uno di essi? La struttura e la coerenza sono due degli aspetti più critici. Segui questa guida per capire cosa includere nel tuo prossimo rapporto sullo stato del progetto:

1. Informazioni generali sul progetto. Inizia con le informazioni di base: includi il nome del progetto e il nome del project manager. Quante persone lavorano al progetto? Quali sono le risorse? Queste sono le informazioni che ti saranno utili quando farai ricerche storiche sui tuoi progetti.
2. Informazioni sullo stato generale. Includi la data in cui è stato generato il rapporto, l'autore e qualsiasi altra informazione rilevante, come ad esempio se il progetto è attualmente in corso, a rischio o non in corso.
3. Revisione delle tappe. Agli stakeholder interessano le pietre miliari, quindi assicurati di indicare come stai procedendo in termini di raggiungimento delle pietre miliari precedentemente identificate.
4. Riassunto del progetto. Fornisci un breve riassunto del tuo progetto. Tieni presente che l'obiettivo è quello di comunicare gli aspetti più importanti alle persone che non hanno il tempo di leggere un'intera panoramica del progetto. Includi una previsione di completamento delle attività e assicurati di informare gli stakeholder di eventuali problemi che potrebbero influire sulla scadenza o sui costi del progetto.
5. Rischi. Hai a che fare con dei rischi potenziali? Includi una breve spiegazione su come pensi di risolverli. Che impatto avranno sul tuo progetto? Spiega.
6. Bilancio. Tieni conto del budget che hai speso. È sempre una buona idea annotare lo stato generale del tuo budget: in ritardo, in anticipo o in linea con l'obiettivo. 
7. Punti salienti. Usa questa sezione per aggiungere altre informazioni. Hai incontrato qualche ostacolo? Ci saranno sfide particolari lungo il percorso? È anche una buona idea includere i passi successivi o menzionare i punti salienti.
   
   

Come puoi vedere, i rapporti sullo stato di avanzamento non devono essere super dettagliati. Si tratta di fornire le informazioni più rilevanti in modo sintetico, indicando agli stakeholder se il progetto è in regola, a rischio o fuori strada. 

Tieni tutto sotto controllo con i rapporti sullo stato di avanzamento del progetto costruiti alla perfezione

I rapporti sullo stato del progetto sono un modo eccellente per i project manager di comunicare informazioni sintetiche a clienti, compagni di squadra e stakeholder. Scrivere rapporti sullo stato di avanzamento utilizzando Microsoft Word, modelli di Excel o PowerPoint può essere un approccio comune, ma questi strumenti possono arrivare solo fino a un certo punto. Non c'è modo di informare facilmente sull'avanzamento di determinate attività accanto a ciascuna delle loro scadenze, né di creare e visualizzare facilmente le tappe fondamentali, solo per citare un paio di aspetti negativi. Ed è proprio qui che un software per diagrammi di Gantt come Instagantt può davvero fare la differenza.
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Esempio di rapporto sullo stato del progetto

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