Scopri come condurre delle efficaci revisioni settimanali con il tuo team

Cos'è una revisione settimanale?

Una revisione settimanale è uno spazio dedicato che ti permette di prepararti per la settimana successiva. Spesso richiede circa 30 minuti e ti aiuta a organizzare il flusso di lavoro, ad allinearti con i tuoi obiettivi e a garantire che il lavoro che tu e il tuo team state svolgendo sia in linea con i tempi. 

Effettuando revisioni settimanali regolari, tu e il tuo team potete dedicare del tempo prezioso a definire il programma della settimana successiva, a rivedere ciò che è stato fatto durante la settimana precedente e a dare priorità ai compiti che dovranno essere portati a termine nella settimana successiva. Le revisioni settimanali possono anche aiutare i membri del team a definire meglio le priorità di tempo e risorse, analizzando le proprie prestazioni.

I vantaggi di una revisione settimanale

Pianificazione e delega. Le revisioni settimanali sono utili per le tue capacità di pianificazione, ma possono anche aiutarti a organizzare i diversi requisiti e a delegare compiti specifici ai membri del tuo team. Le revisioni delle riunioni individuali possono aiutarti a identificare particolari competenze e ad analizzare il modo in cui i membri del tuo team affrontano una serie di compiti e problemi diversi.

Miglioramento della comunicazione. Quando si gestiscono diversi progetti e sono coinvolte più persone, è essenziale saper comunicare in modo efficace. Con le revisioni settimanali puoi assicurarti che tutti capiscano esattamente cosa stanno facendo; inoltre, sarà un'occasione per discutere del progetto con i membri del tuo team e per valutare i progressi, le prestazioni e le nuove idee. 

Obiettivi e finalità. Gli obiettivi del progetto sono molto più facili da rivedere e discutere quando si effettuano regolari revisioni settimanali. In ogni revisione puoi verificare i progressi e assicurarti che gli obiettivi siano in linea con le aspettative, il che aumenta le possibilità di successo. Questo va a vantaggio anche del tuo team perché ti permette di discutere nuovi obiettivi e di affrontare eventuali problemi che potrebbero ostacolare l'avanzamento del progetto.

Come fare una revisione settimanale

Prima di tutto, è importante che le revisioni settimanali avvengano senza interruzioni: in questo modo dimostrerai al tuo team che ti impegni in queste sessioni e che le apprezzi. Cerca quindi di programmarle nello stesso giorno e alla stessa ora ogni settimana. 

Durante le revisioni, dovrai discutere di quanto è stato fatto e pianificare ciò che verrà fatto nella settimana successiva. È anche buona norma suddividere compiti specifici e complessi e discutere le tappe del progetto. Vediamo alcuni dei passaggi più importanti da considerare quando pianifichi le revisioni settimanali con il tuo team:

1. Riepilogo della settimana passata. Inizia le tue revisioni settimanali discutendo della settimana passata del tuo membro del team: cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato. Prenditi il tempo necessario per esaminare ciò che avrebbe potuto essere migliorato e per discutere di ciò che è stato realizzato. Inoltre, questa potrebbe essere l'occasione per parlare delle cose da migliorare e per congratularsi con i membri del tuo team per i loro successi. 

2. Rivedere gli obiettivi. Prenditi il tempo necessario per approfondire il piano del progetto e rivedere gli obiettivi a breve e lungo termine. Chiedi informazioni dettagliate sui progressi compiuti in ogni compito, rivedi le scadenze e le tappe fondamentali e assicurati di esaminare il piano di lavoro per la settimana successiva.

3. Esaminare i KPI. Tracciare l'andamento dei tuoi indicatori è essenziale, soprattutto quando si tratta di progetti lunghi. Durante la revisione settimanale del tuo team, assicurati di esaminare i KPI più importanti per misurare i progressi e le prestazioni del progetto. 

4. Piani settimanali. Queste occasioni sono anche un'ottima opportunità per esaminare i piani del tuo team per la settimana successiva. Quali sono i compiti più importanti? Ci sono questioni in sospeso che devono essere risolte? Prenditi il tempo necessario per approfondire le loro tappe fondamentali per il futuro. 

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Porta le tue recensioni settimanali a un livello completamente nuovo con Instagantt

Gestire e guidare un team non è un compito facile. Devi affrontare scadenze, problemi, riunioni e centinaia di richieste diverse contemporaneamente. Ma fortunatamente, una revisione settimanale con ogni membro del team può essere un ottimo modo per rimanere in linea con i progressi del tuo team. Queste brevi riunioni possono aiutarti a rimanere aggiornato sui compiti che vengono portati a termine e a garantire il giusto flusso di lavoro per le settimane a venire, fino al completamento del progetto. 

Ma non sarebbe più facile se potessi condurre riunioni settimanali e aggiornare i progressi del tuo progetto, tutto allo stesso tempo? È qui che entra in gioco la tecnologia. Un software di gestione dei progetti come Instagantt possono davvero fare la differenza aiutandoti a tenere traccia di tutte le informazioni relative al team e al progetto in un unico posto. Con Instagantt porterai le tue revisioni settimanali a un livello diverso. Il nostro software per diagrammi di Gantt ti permette di gestire i tuoi progetti, di creare compiti e scadenze e di seguire facilmente il lavoro settimanale del tuo team.

Gli aggiornamenti settimanali danno ai membri del tuo team l'opportunità di incontrarsi con te e rivedere i loro progressi. Ma ti danno anche la possibilità di motivare il tuo team e di ricevere feedback sul tuo lavoro, il che ti permette di migliorare le tue capacità di gestione dei progetti. Sfrutta al meglio queste occasioni utilizzando un software che ti permetta di creare e gestire facilmente grafici gantte di collaborare con i membri del team, il tutto in un unico luogo. 

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Esempio di revisione settimanale