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Quando si tratta di tenere il tuo team in contatto tra loro, hai bisogno delle migliori app e dei migliori sistemi possibili. Quando tutti sono insieme nella stessa stanza, o almeno nello stesso edificio, queste app aiutano a promuovere il grande lavoro che state facendo. Ti aiutano a tenere traccia di ciò di cui tutti hanno bisogno e di come potete aiutarvi a vicenda. Ti permettono anche di chiedere aiuto. Ma soprattutto sono un modo per rendere le cose più comode. Dopotutto, puoi alzarti e andare a controllare le persone che condividono queste app con te.
Per i team che devono gestire squadre che lavorano da remoto, avere le app giuste è fondamentale per riuscire a fare qualcosa. Devi assicurarti di utilizzare tutte le migliori app possibili perché, in caso contrario, potresti ritrovarti con delle comunicazioni errate. Potresti avere difficoltà a far arrivare tutte le informazioni più importanti alle persone che ne hanno bisogno. Dopo tutto, non puoi alzarti e andare a parlare con qualcuno di un problema. Le tue app e i tuoi sistemi devono funzionare perché sono l'unica cosa che hai. E questo lo capiamo bene. Ecco perché abbiamo creato un elenco dei 12 migliori strumenti di lavoro remoto del 2024.
Come abbiamo trovato i sistemi giusti
Sappiamo che rimanere in contatto con il tuo team è fondamentale per il tuo successo e sappiamo che ci sono molti modi diversi per comunicare e condividere informazioni. Avere una sola app per inviare e-mail non è più sufficiente. Hai bisogno di qualcosa di più. Hai bisogno di sistemi che ti aiutino ad assegnare il lavoro, a collaborare ai progetti, a fare videoconferenze, a rimanere organizzato e molto altro ancora. Ma non hai nemmeno il tempo di fare prove ed errori tra le centinaia e migliaia di app diverse che ci sono in circolazione.
Il nostro team ha fatto le prove ed errori per te. Abbiamo esaminato migliaia di app diverse per eliminare quelle non necessarie, quelle non utili o quelle che semplicemente non erano facili da usare. Abbiamo setacciato l'app store per trovare le app che sapevamo ti avrebbero semplificato la vita e aiutato il tuo team a raggiungere gli obiettivi desiderati. Alla fine, abbiamo ristretto il campo a 12 app diverse che crediamo possano far funzionare meglio la tua azienda. Ognuna di queste app ti aiuterà a svolgere un compito diverso e ognuna ti permetterà di far lavorare insieme il tuo team.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori software per il lavoro a distanza disponibili, in modo che tu possa scegliere quello più adatto a te e al tuo team:
Instagantt è uno dei migliori software per il lavoro a distanza(software per diagrammi di Gantt) sul mercato. Instagantt, uno strumento basato sul cloud, ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per gestire il tuo team e tenere sotto controllo tutto ciò che deve essere fatto. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team, questa applicazione ti permetterà di creare pianificazioni, assegnare compiti, gestire i carichi di lavoro e molto altro ancora. Utilizza i diagrammi di Gantt, che possono anche essere collegati ad Asana (di cui parleremo tra poco) in modo che tutto il tuo team sia sulla stessa pagina ogni giorno. I grafici possono essere creati in diversi modi, ma a prescindere da come li crei, vuoi essere in grado di tenere il passo con il tuo team. Questo è possibile.
Puoi usare Instagantt per gestire i carichi di lavoro, mantenere il tuo team in contatto e fare videoconferenze. La cosa migliore è che è tutto personalizzabile, così puoi assicurarti che il modo in cui sono impostati i grafici vada bene per te. Puoi impostare le tappe e le dipendenze nei tuoi grafici, creare compiti e sottocompiti e persino trascinare i diversi incarichi per assicurarti che tutto sia al suo posto. Il risultato è un grafico che tiene tutti sotto controllo e fa in modo che tutti sappiano cosa devono fare in ogni momento.
Alcunedelle caratteristiche principali di Instagantt sono:
- Linee temporali
- Dipendenze e tappe fondamentali
- Attività e sottoattività
- Trascina e rilascia
- Linee di base
- Percorso critico
- Progetti e spazi di lavoro multipli
- Diverse opzioni di esportazione: Excel, immagini e PDF
- Opzioni di condivisione di istantanee pubbliche
- Opzioni di collaborazione in team: notifica e assegnazione di compiti
- Vista e campi personalizzati
- Opzioni di colore personalizzate per le barre di avanzamento
- Rischio e priorità
- Costo stimato e costo effettivo
- Vista Gantt e carico di lavoro
Teamgantt è un'ottima opzione quando si tratta di pianificazione di progetti, in quanto consente agli utenti di gestire i loro progetti in modo semplice e visibile. Ciò che rende grande TeamGantt è la sua comprensione della mentalità e della filosofia della gestione dei progetti, che applica al suo prodotto. Questo strumento offre una visione completa di ogni progetto, dei suoi compiti, delle scadenze e delle risorse.
Alcunecaratteristiche di TeamGantt:
-Linee di base
- Drag&Drop
- Visualizzazione di più progetti in un unico diagramma di Gantt
- Permessi per gli ospiti
Questa suite è costituita da una serie di applicazioni diverse, ognuna delle quali ti aiuterà a essere più produttivo. Innanzitutto, la Suite Google è probabilmente il luogo in cui si trova la tua posta elettronica in questo momento. Quasi tutti hanno un indirizzo Gmail perché è comodo, gratuito e facile da usare. Inoltre, la G Suite ti offre Google Docs, Google Drive e Google Calendar. Tutti questi strumenti ti aiutano a tenere sotto controllo tutto ciò che accade nella tua azienda, indipendentemente da dove ti trovi.
Google Docs ti permette di creare documenti da condividere in tempo reale con il tuo team. Questo permette a tutti di collaborare a diversi progetti e di elaborare idee in gruppo. Google Drive ti permette di caricare i file creati altrove in modo che tutto il team possa vederli, oppure puoi caricarli in cartelle per consegnare il tuo lavoro. Infine, Google Calendar ti permette di organizzare riunioni e orari. Puoi anche estrarre date e orari direttamente dalla tua e-mail, in modo da non dimenticare nulla. Tutti questi strumenti ti aiutano a essere più produttivo e a mantenere il tuo team in sintonia.
Quando vuoi tenere traccia dei progetti del tuo team, Asana ti aiuta a farlo. Questo sistema si integra con Instagantt per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e che ognuno si occupi dei progetti assegnati. È considerato un task manager e per una buona ragione. Puoi impostare e controllare tutto da un'unica postazione e assicurarti che tutto il team sia d'accordo. Tutto ciò che devi fare è creare i progetti e assegnare i compiti a ciascun membro del tuo team. Una volta che conoscono il loro incarico, possono assumersene la responsabilità e assicurarsi che tutto venga svolto correttamente.
Asana ti permette di creare piani in diversi formati per renderli più facili e utili. Inoltre, ti permette di determinare le diverse priorità, di stabilire le dipendenze e di tracciare un processo passo dopo passo. Puoi vedere dove lavorano tutti e di quali compiti è responsabile ogni persona. Puoi anche assicurarti che nessuno dei membri del tuo team sia sovraccarico di lavoro e che svolga troppe attività contemporaneamente. Inoltre, possono sempre vedere quali compiti sono stati assegnati loro o di cosa sono responsabili. In questo modo possono contattare il team per ricevere informazioni su tali incarichi.
Quando c'è un team che lavora in ufficio, tutti timbrano l'entrata e l'uscita. Di solito, hai un orologio centralizzato che ti permette di farlo. Ma quando tutti lavorano da casa, può essere più difficile. Non vuoi dare per scontato che le persone lavorino quando dovrebbero. Vuoi essere sicuro che stiano facendo quello che dovrebbero fare. È qui che entra in gioco TimeBilling. Questa applicazione ti permette di tenere traccia del tempo che i membri del tuo team dedicano alle diverse attività della tua azienda.
Questo processo ti rende molto più facile fatturare anche i diversi progetti a cui stai lavorando. Quando sai a cosa sta lavorando il tuo team e quando lo sta facendo, sai come fatturare le ore. Sai quale cliente sarà responsabile per quel periodo. Con TimeBilling non solo hai a disposizione il tracker, ma puoi anche controllare il calendario per vedere come si svolge il lavoro e scaricare i report da consegnare ai clienti. Inoltre, puoi usarlo su qualsiasi dispositivo e puoi creare le fatture direttamente dall'applicazione.
Trello ha guadagnato popolarità negli ultimi tempi come strumento per tenere traccia di tutti i tuoi incarichi e compiti. È un'applicazione per la produttività che puoi utilizzare sul tuo dispositivo desktop o mobile. Puoi usarlo come tracker individuale per tenere traccia dei tuoi incarichi, oppure può essere usato da tutto il tuo team per assegnare compiti diversi a persone diverse. È un sistema unico anche perché è la migliore opzione in stile Kanban. Per coloro che già conoscono e amano Kanban, questo è tutto ciò che c'è da sapere. Ma per coloro che non lo conoscono, è un sistema semplice da imparare.
Con questo sistema, si utilizzano delle schede che vengono assegnate a un team o a un membro specifico del team. Quando questi finiscono la loro parte di lavoro, spostano la scheda in un'altra sezione. A quel punto il membro del team o della squadra è responsabile dell'esecuzione della sua parte. Quando la tessera viene spostata da una riga all'altra, cambia la responsabilità. Ma la scheda stessa permette a tutti di vedere dove si trova, chi ci sta lavorando o cosa si sta facendo. Inoltre, puoi utilizzare Trello per il numero di schede e lavagne che vuoi, quindi può essere scalato per le grandi aziende o può essere ridotto per le aziende più piccole.
Hai bisogno di un modo per condividere informazioni e idee con il tuo team? Forse tu e il tuo team (o almeno una parte di esso) avete bisogno di comunicare su diversi compiti o di collaborare a un progetto. In questo caso, Miro è un'opzione eccellente per te. Puoi collaborare su Google Docs nella G Suite, ma Miro ti offre uno stile più da lavagna. La collaborazione può essere ancora più facile perché puoi lavorare su tutto attraverso le fasi necessarie per arrivare dall'inizio di un'idea alla fine.
Miro ti offre un luogo dove fare brainstorming insieme e creare diverse idee. In seguito, potrai fare tutte le tue ricerche e progettare attraverso il sistema. Condividere tutte le informazioni e collaborare è un gioco da ragazzi. Lo stesso vale per la creazione di un sistema di flusso di lavoro che utilizzi Agile, in modo che il tuo team sappia cosa sta succedendo mentre inizi a definire le specifiche. Quando sarai un po' più avanti, potrai anche iniziare a pianificare le varie fasi dell'implementazione. Infine, puoi usare Miro per la parte di mappatura e per mettere in moto il tuo piano.
Per le aziende che lavorano nel settore del software è fondamentale avere un sistema che permetta di comunicare e collaborare. Altri strumenti di collaborazione sono ottimi, ma hai bisogno di qualcosa che sia costruito per gli sviluppatori. GitHub è proprio questo. Ti aiuta a collaborare con altri sviluppatori attraverso la tua azienda, oppure puoi creare aree open-source per dare sfogo alla tua creatività. L'aspetto fondamentale è che è stato progettato per essere utilizzato per la codifica. Ciò significa che hai accesso a tutti i diversi strumenti necessari per condividere la codifica, piuttosto che cercare di condividerla in una piattaforma costruita per la comunicazione generale.
Con GitHub puoi costruire il tuo software direttamente nell'app. In questo modo è più facile per tutto il tuo team vedere cosa sta succedendo e partecipare. Potrai gestire diversi progetti direttamente da questo sistema e potrai condividerli con gli altri membri del team semplicemente citandoli in qualsiasi punto del sistema. Sono disponibili anche applicazioni e strumenti aggiuntivi che rendono l'intero processo, dalla comunicazione alla creazione del software, il più semplice possibile. Alla fine otterrai un codice che funziona per te e il tuo team sarà sempre aggiornato per aiutarti.
Come designer, hai bisogno di un modo per essere creativo e di un modo per trasformare l'aspetto creativo in qualcosa di fisico. È qui che entra in gioco InVision. Con questa applicazione potrai creare ogni aspetto del tuo design, dalle prime idee e prototipi in poi. Puoi iniziare creando idee insieme su una lavagna simile a quella di Miro, ma avrai a disposizione più funzioni di progettazione prima di arrivare a questo punto. Questo sistema è pensato per chi realizza prodotti reali che un giorno verranno acquistati su uno scaffale.
Ogni membro del tuo team di progettazione può lavorare sui propri compiti e iniziare a creare le proprie idee di prototipo. Possono anche collaborare ai loro progetti e ricevere il feedback di cui hanno bisogno per migliorare ciò che stanno facendo e trasformarlo in un prodotto reale. Puoi raccogliere diverse idee e ispirazioni attraverso le tue lavagne e puoi presentare tutto a chi deve vederlo. Puoi anche cambiare idea e passare il progetto a qualcun altro in modo che possa occuparsi della fase successiva. Con questo sistema, puoi partire da uno schizzo e trasformarlo in qualcosa di reale.
Quando si tratta di comunicare con il tuo team, vuoi essere sicuro di farlo nel modo giusto, giusto? Puoi comunicare tramite Slack e tenere tutti aggiornati con le funzioni di chat o tramite l'email su G Suite. Ma a volte è necessario avere delle conversazioni faccia a faccia. Questo però non significa che devi essere fisicamente nella stessa stanza. Al contrario, Zoom ti permette di fare videoconferenze con un'altra persona o con grandi gruppi di persone. Non si tratta solo di una videoconferenza standard. Si tratta anche di ospitare intere conferenze o riunioni per tutto il team.
Zoom rende più facile creare una riunione interamente online. Ma quello che fai con queste riunioni dipende solo da te. Puoi usare questo sistema per ospitare le telefonate che il tuo team deve fare ad altri membri del team o ai clienti della tua azienda. Puoi usarlo per i webinar e per collaborare con il tuo team o per organizzare riunioni con diversi clienti. Puoi anche utilizzare le funzioni di messaggistica per rimanere costantemente in contatto con il tuo team. In definitiva, si tratta di un sistema di comunicazione che ti permette di rimanere in contatto con chiunque.
I team remoti possono essere difficili perché ognuno si trova in un luogo diverso. Se prendi un'azienda locale e decidi di farne un'azienda remota, potrebbe essere abbastanza facile comunicare con tutti perché siete nella stessa piccola area. D'altra parte, se hai un'azienda di grandi dimensioni, è probabile che i tuoi dipendenti siano sparsi in tutto il paese. Potrebbero addirittura essere sparsi in tutto il mondo. Questo rende più difficile comunicare con loro e assicurarsi che siano in regola con gli incarichi.
Tenere il passo con il tuo team e controllarlo di tanto in tanto è il modo migliore per mantenere tutti felici e di successo. È qui che entra in gioco Timezone.io. Questa applicazione ti permette di vedere facilmente il fuso orario in cui lavorano i tuoi dipendenti. Ti permette quindi di vedere a che ora lavorano e come puoi collaborare meglio con loro durante questi orari. In questo modo, entrambi potrete ottenere l'aiuto o il feedback che cercate e non dovrete preoccuparvi di perdere i contatti a causa della differenza di fuso orario.
L'ultimo strumento che abbiamo per te è Zapier. Questo strumento è unico nel suo genere e continuerà a diventare sempre più importante per la tua attività. Infatti Zapier si occupa di automatizzare le diverse attività che devi svolgere. Ma si tratta anche di assicurarsi che tu possa utilizzare tutte le app che vuoi, in modo semplice e coerente. Dopotutto, con tutte le app che abbiamo citato (e le altre migliaia che ci sono in circolazione), non è realistico pensare che siano tutte costruite per interagire, giusto? Ebbene, se non lo sono, Zapier può aiutarti anche in questo.
Con questa app, devi solo inserire le informazioni in un'unica posizione e Zapier può trasferirle quando necessario. Puoi collegare diverse app attraverso questa app e da lì possono condividere informazioni che altrimenti non sarebbero in grado di fare. In questo modo sarà più facile e veloce per tutti i membri del tuo team tenere il passo e tenere traccia delle varie attività senza dover saltare avanti e indietro tra le varie app per farlo. In questo modo si velocizzano i processi e si evita che le cose vadano perse, cosa che può accadere facilmente se non si fa attenzione a gestire ogni app in modo efficace.
Tempo di conclusione
Le app hanno lo scopo di aiutare il tuo team a migliorare il flusso di lavoro e le tue capacità. Utilizzando le app giuste, puoi velocizzare il tempo necessario per comunicare pensieri, idee e compiti diversi al tuo team. Puoi rendere più facile per loro tenere traccia di ciò che devono fare e puoi assicurarti che tutti ricevano il supporto che cercano lungo il percorso.
Diversi strumenti possono essere più adatti al tipo di attività che svolgi, altri no. La cosa più importante è che tu li stia provando per vedere come possono essere utili.
Alla fine, tu e il tuo team siete gli unici a poter decidere quali app funzionano meglio per voi. Dopo tutto, vuoi essere sicuro di creare un sistema coeso che ti semplifichi la vita.
