Capire la pianificazione agile e come può aiutarti

Funziona?

Con circa il 71% delle organizzazioni che utilizzano questo metodo, sembra proprio che stia facendo qualcosa e, soprattutto, sembra che abbia un successo immenso perché i progetti che lo utilizzano arrivano sul mercato più velocemente nel 90% dei casi. Questo è sicuramente un buon motivo per prenderlo in considerazione e aggiungerlo alla tua attività. Ma non tutti conoscono il marketing agile e non sanno come potrebbe fare la differenza nella tua azienda. I numeri sembrano fantastici, ma come funziona davvero?

Il vocabolario che ti serve

Diamo una rapida occhiata ad alcuni vocaboli che potresti aver bisogno di conoscere meglio prima di addentrarci nella pianificazione agile e nel modo in cui puoi utilizzarla all'interno del tuo sistema. Dovrai conoscere il significato di queste parole perché le useremo nel resto di questa guida. Se ti blocchi o dimentichi di cosa stiamo parlando, puoi dare un'occhiata qui sopra e vedere il significato di ciascuna di queste parole.
‍
Pianificazione agile - Processo di comprensione della velocità con cui un team specifico può creare prodotti finiti come risultato delle storie utente ricevute dal team.

Storie dell'utente - I problemi che gli utenti incontrano e che devono essere risolti per raggiungere il successo che desiderano.
Master Story List - L'elenco delle cose da fare in un progetto di pianificazione agile che spiega tutto ciò che deve essere completato.
Story Point - Numero assegnato alla complessità del processo di creazione di una storia dell'utente e di risoluzione della storia stessa.

I componenti di un piano Agile

La prima cosa di cui parleremo è ciò che costituisce la pianificazione agile. In realtà è suddivisa in soli quattro aspetti, il che la rende molto più facile da guardare, valutare e comprendere appieno. Dopo tutto, si tratta di semplificare le cose nella tua azienda. Un piano troppo complesso o che rende le cose più difficili non verrà implementato e, in tal caso, i tuoi dipendenti non ne vorranno fare parte.

1. È suddiviso in sprint

Innanzitutto, un piano agile viene suddiviso in sezioni più piccole, chiamate sprint. Ciascuno di questi sprint è rappresentativo di un periodo di tempo, non di un numero specifico di attività. Ciò significa che, a patto che i compiti possano essere svolti nell'arco di tempo di 1-3 ore, ci può essere qualsiasi numero di compiti in un singolo sprint. I compiti, chiamati anche storie dell'utente, all'interno dello sprint, tuttavia, devono essere identificati e decisi al momento della creazione dello sprint. Non possono essere aggiunti a posteriori o spostati per rendere le cose più semplici man mano che il team procede.

2. Storie degli utenti Creare il piano

Le storie dell'utente, che sono le attività all'interno dello sprint, si concentrano sulle esigenze del cliente o dell'utente finale che utilizzerà il prodotto una volta completato. L'idea è quella di concentrarsi sull'utente stesso e di capire come creare ciò che è necessario per far sì che l'utente ottenga il risultato finale di cui ha bisogno. L'unica documentazione deve riguardare l'esigenza e il modo in cui raggiungerla. Per tutta la durata dello sprint, l'intero gruppo è alla ricerca di un modo per assicurarsi che l'esigenza sia soddisfatta e che lo sia in modo completo ed efficace.

3. Il processo è completamente iterativo

In sostanza, uno sprint nella pianificazione agile dovrebbe essere qualcosa che può essere ripetuto più e più volte. Ciò significa che viene creato una sola volta e da lì il team può continuare a eseguire lo stesso processo. Questo non significa necessariamente creare un progetto. Piuttosto, l'iterazione e lo sprint si riferiscono a un processo per arrivare al risultato finale o a una conclusione. Il processo di iterazione permette all'intero team di imparare di più su ciò che può realizzare e su come può realizzarlo, oltre a determinare e risolvere i problemi lungo il percorso.

4. È tutta una questione di squadra

Il team è responsabile della pianificazione di tutto e della stima di come fare tutto e quando. Non c'è un'altra persona che supervisiona il processo o che pianifica in modo eccessivo ciò che sta cercando di fare. Piuttosto, il team è in grado di assicurarsi che il piano che sta creando funzioni per loro e poi può assegnare punti storia e creare un sistema completo progettato per funzionare per la storia dell'utente e migliorare la situazione. 

Come funziona: il processo di pianificazione del rilascio

Per utilizzare la pianificazione agile, è importante avere un piano adeguato. Il processo di utilizzo di questo metodo può essere un po' complesso per alcuni ed è qui che i diagrammi di gantt di si rivelano utili. Questo programma permette di monitorare i progressi di qualsiasi cosa su cui il team sta lavorando. Sia che si tratti di un progetto appena iniziato, sia che ci si stia lavorando da molto tempo, questo sistema permette di gestire il carico di lavoro, di tracciare la linea di base e molto altro ancora. Il processo di pianificazione del rilascio si basa sugli elementi che verranno sviluppati durante lo sprint. In questo processo, è importante creare una visione generale che guidi il resto del progetto e si assicuri che tutto venga eseguito al giusto livello per raggiungere gli obiettivi che il cliente ha per il progetto. L'idea è quella di creare un calendario che si concentri sulle iterazioni necessarie in modo da poter stabilire quando sarà possibile la consegna. Non deve essere un processo complesso, ma deve valutare aspetti quali:

• Il proprietario del prodotto sarà disponibile?
• Il backlog è stato prioritizzato dal proprietario del prodotto?
• Sono stati identificati i membri del team e gli stakeholder?
• I membri del team sono disponibili e nella zona giusta?

Per eseguire il processo di pianificazione del rilascio ci sono una serie di passi da seguire:

• Cerca di capire quali sono le caratteristiche per raggiungere l'obiettivo finale.
• Cerca di capire quali sono i dettagli di cui ogni caratteristica ha bisogno per avere successo.
• Riconoscere l'impegno che ogni team è in grado di profondere per lo sprint.
• Comprendi quali sono esattamente le storie all'interno del processo.
• Individua l'iterazione all'interno del piano.
• Determina le storie relative all'iterazione all'interno del piano.
• Tieni conto di tutte le storie con le iterazioni o rimuovi le storie degli utenti per ottenere un rapporto uno a uno.
• Utilizza un sistema per fornire il piano agli altri e per diffondere l'idea a tutti i membri.

Come funziona - Il processo di pianificazione dello Sprint

• Il primo passo è quello di condurre una riunione in cui si discutono gli sprint precedenti, in modo che tutti i membri del team capiscano cosa è stato appreso e cosa si può fare per rendere questo processo ancora più semplice.
• Successivamente, è necessario organizzare una riunione di pianificazione per definire il piano finale e assicurarsi che tutte le informazioni siano aggiornate. Questo dovrebbe includere tutte le priorità esistenti e le caratteristiche che devono essere aggiunte.
• Le storie degli utenti devono essere valutate successivamente per assicurarsi che ognuna di esse abbia abbastanza dettagli da poter lavorare su di esse e da poter fare qualcosa per assicurarsi che siano completamente risolte.
• Ciascuna delle storie dell'utente dovrebbe poi essere completamente suddivisa in modo da poter determinare i compiti e assegnarli ai diversi membri del team che lavoreranno agli sprint.
• È qui che devono essere assegnati i compiti e deve essere fatto in modo che ogni persona a cui è stato assegnato un compito non abbia problemi a portarlo a termine nei tempi previsti.
• Per alcuni, scrivere i compiti in modo fisico rende più facile tenere traccia di chi fa cosa e vedere quali sono le fasi da seguire per arrivare al risultato finale che tutti cercano.
• È sempre una buona idea utilizzare un sistema di pianificazione come Instagantt per tenere traccia di chi sta facendo cosa e se ha portato a termine tutti o alcuni dei progetti che deve realizzare. L'importante è prestare attenzione alle fasi e Instagantt è proprio questo.
• Il tracciamento dei tempi tramite Instagantt consente anche di monitorare la velocità e di assicurarsi che la direzione e gli altri dirigenti possano vedere esattamente come sta andando il progetto e se tutto sarà completato nei tempi previsti.

Misurare le prestazioni del team

Quando si tratta di misurare le prestazioni del team all'interno del progetto, è importante esaminare più da vicino alcuni aspetti specifici. In questo caso parleremo della funzionalità e di aspetti come il tasso di utilizzo. Ognuno di questi aspetti permette al team di capire meglio cosa è andato bene e quali sono le aree che potrebbero richiedere ulteriore aiuto e supporto in futuro. Utilizzando questo processo è possibile preparare un team per i futuri processi di pianificazione agile e garantire che gli sprint siano utilizzati in modo efficace e che siano sviluppati secondo i migliori standard possibili.

Burn Rate - Qui il team valuta quanto denaro è stato speso e quanto velocemente è stato speso. I costi saranno sicuramente una parte importante del processo e le persone coinvolte devono essere in grado di spiegare per cosa hanno speso e perché, in modo da poter determinare se l'investimento è valso il potenziale ritorno.
Funzionalità consegnata - Ci sono diversi modi per valutare i risultati complessivi che si ottengono grazie a questo processo, ma principalmente ciò avviene: 1) misurando la velocità, ovvero il numero di storie utente che sono state migliorate nel corso dell'iterazione; 2) misurando i difetti, ovvero il numero di bug che sono stati scoperti nel corso del processo di sviluppo; 3) misurando il grafico di burndown, ovvero la quantità di lavoro che deve essere ancora svolto per concludere il progetto.

Cosa serve per farlo funzionare
In generale, è essenziale che tutti coloro che lavorano al processo di pianificazione agile facciano parte di un team. Tutti possono essere incaricati di lavorare insieme, ma se non lo fanno davvero il processo non avrà mai successo. Ogni membro del team deve riconoscere di essere importante e che solo se ognuno esegue i propri compiti il progetto potrà avere successo. Ogni membro è una parte vitale del processo e ogni persona ha anche un compito (o più compiti) molto importante all'interno dello sprint che deve essere completato.
Quando il team è in grado di collaborare e di spiegarsi o esprimersi l'un l'altro in modo positivo ed efficace, è possibile per l'intera unità raggiungere l'obiettivo finale. Se alcune parti del team sono riservate o non vogliono aprirsi al resto del gruppo, il livello di successo può essere compromesso e le capacità dell'azienda nel suo complesso possono diminuire drasticamente. Lavorando insieme, comprendendo il processo di lavoro di squadra e comunicando in modo efficiente, ogni persona del team crescerà e il risultato finale sarà ancora migliore nel lungo periodo.
Per esercitare davvero la collaborazione e la comunicazione necessarie, è anche essenziale organizzare riunioni costanti che permettano a ogni membro del team di interagire e di esprimere i propri pensieri, preoccupazioni e commenti durante tutto il processo. In effetti, il modo migliore per farlo è assicurarsi che le riunioni si svolgano ogni giorno, sia che si tratti di riunioni brevi e informali che di riunioni più lunghe e approfondite. Il punto è che tutti devono avere l'opportunità di riunirsi e comunicare sul processo e su tutto ciò che sta accadendo.

Incontri giornalieri

Queste riunioni quotidiane dovrebbero essere brevi, a meno che non ci sia un problema o una preoccupazione importante da affrontare. Un modo per assicurarsi che ciò avvenga è quello di organizzare riunioni in piedi, in cui non ci sono sedie e ogni persona fa proprio questo, si alza in piedi. In questo modo si incoraggia l'idea di una riunione breve, poiché nessuno vuole rimanere in piedi per un periodo di tempo prolungato. In effetti, dovrebbe esserci un limite di tempo in modo che la riunione stessa non duri più di 15 minuti. Questo tempo dovrebbe essere sufficiente per ogni membro del team per parlare, a patto che sia breve e semplice.
In questa riunione, tuttavia, ogni membro del team è tenuto a parlare. Ciò significa che tutti devono avere un turno e che tutti gli altri devono ascoltare mentre quella persona parla. L'argomento della conversazione dovrebbe essere ciò che è stato fatto il giorno prima e ciò che verrà fatto durante la giornata. Ciascun membro può anche parlare di ciò di cui ha bisogno per raggiungere il suo prossimo obiettivo. La chiave è mantenere le dichiarazioni brevi in modo che vadano al punto. Non bisogna cercare scuse o tirarsi indietro rispetto a un obiettivo o a un compito. Si tratta solo di fatti.
L'idea è quella di determinare cosa deve ancora essere fatto e quanto tempo ci vorrà per portare a termine il compito. Da lì, ogni membro del team può stabilire quanto tempo impiegherà per eseguire il suo prossimo compito. Gli obiettivi devono essere fissati e ogni membro del team deve rispettare le scadenze specifiche che si è prefissato. Se ci sono problemi lungo il percorso, lo scrum master è l'incaricato di risolverli o di trovare ciò che è necessario per risolverli.

Il motivo per cui hai bisogno di Instagantt

Per coloro che stanno prendendo in considerazione un sistema di gestione delle attività ma che non sanno bene da dove iniziare o cosa fare, Instagantt offre una serie di servizi e funzionalità diverse che lo rendono un'ottima scelta. Con questo sistema avrai a disposizione tutte le funzioni di cui hai bisogno per far decollare i tuoi progetti e assicurarti che funzionino senza problemi all'interno del team.

• Trascina e rilascia le date, le durate e le dipendenze per rendere l'intero processo di creazione del grafico/schema estremamente facile da usare.
• Utilizza le funzioni di pianificazione per costruire la timeline ideale utilizzando milestone, dipendenze e persino date di inizio e scadenza.
• Crea sia compiti generali che sottocompiti per assicurarti che ogni aspetto del progetto sia pianificato e organizzato.
• Tieni traccia dell'avanzamento di ogni attività e di ogni sottoattività e crea anche stime per ore e costi o rischi e priorità.
• Gestisci il carico di lavoro dell'intero team individuando i periodi critici e fornendo a ogni membro del team un elenco di compiti identificabili.
• Utilizza tutte le linee di base che vuoi per tenere traccia di tutte le modifiche al programma e di tutti i ritardi che possono verificarsi.
• Collabora con tutte le persone coinvolte nel processo, dal team che lo crea ai clienti che cercano risposte e feedback.

Le caratteristiche principali di Instagantt(creatore di diagrammi di Gantt) sono state studiate per fare in modo che chiunque lo utilizzi possa farlo in modo semplice ed efficace. Non c'è una curva di apprendimento ripida come quella di alcuni sistemi di tracciamento, ma è semplicissimo importare tutto ciò di cui si ha bisogno e iniziare a lavorare. È anche facile per chiunque all'interno del team controllare il proprio aspetto del software del diagramma di Gantt e assicurarsi che il proprio lavoro e le proprie attività vengano aggiornate frequentemente con il livello di completamento. L'idea generale è semplicemente quella di rendere la pianificazione e la gestione dei progetti un compito più facile che mai.

In definitiva, la pianificazione agile può essere un modo estremamente efficiente ed efficace per qualsiasi azienda di eseguire un nuovo processo e mettere in atto qualcosa di nuovo. Utilizzando gli strumenti giusti per questo lavoro, tra cui Instagantt per tenere traccia dei processi e dei compiti che vengono portati a termine, è possibile per l'azienda garantire che tutti sappiano cosa stanno facendo e facciano la loro parte. È possibile raggiungere il successo per tutte le storie utente, ma richiede comunicazione e lavoro di squadra in ogni fase del processo.