Cuando se trata de dirigir cualquier tipo de empresa que trata con clientes, hay que saber cómo crear un informe de proyecto. Al fin y al cabo, hay que informar al cliente de lo que se va a hacer o lo que se le va a ofrecer.
Empecemos por lo básico y repasemos qué es realmente un resumen de proyecto. Un informe de proyecto es una forma de informar a tu cliente de lo que ofreces exactamente. Por lo tanto, si creas un resumen de proyecto, vas a explicarles el proyecto o plan que vas a ejecutar, desde los pasos que vas a dar hasta el objetivo final, que es el producto que probablemente te pidan. El resumen de tu proyecto puede ser extraordinariamente detallado y tener varias páginas, o puede ser más amplio y tener sólo una o dos páginas de resumen.
Por lo general, vas a querer un resumen que sea bastante detallado. Eso significa que va a repasar todos los diferentes aspectos del proyecto que estás creando, desde los objetivos hasta los entregables, varios hitos a lo largo del camino, procesos, recursos, plazos, el alcance del proyecto y mucho más. En general, cuanto más detallado sea el informe, más contento estará el cliente. Además, así te aseguras de que todo el mundo está de acuerdo con lo que se va a hacer (y lo que no) y con el tiempo que va a llevar.
Por qué necesita un informe de proyecto
Una vez que sepas qué es un informe de proyecto, tendrás que entender por qué quieres uno, ¿verdad? Bueno, ya hemos hablado de ello. Un informe de proyecto permite al cliente saber exactamente lo que vas a hacer y cómo lo vas a hacer. Les permite saber con precisión cuánto tiempo va a llevar cada paso, cuándo esperar los hitos y todas las cosas diferentes que esperas de ellos a lo largo del camino. En resumen, se asegurará de que todos los miembros del equipo del proyecto entienden lo que está pasando.
Quieres asegurarte de que tu cliente no espera más de ti de lo que planeas entregar. Quiere asegurarse de que recibe todo lo que espera por el precio acordado. Al crear un resumen del proyecto, se cumplen ambos objetivos. Tanto tú como el cliente estaréis mucho más contentos porque os sentiréis más cómodos con lo que está pasando y estaréis plenamente informados. No hay peligro de llegar al final con alguien descontento porque las cosas no se han hecho como esperaba.
¿Cuándo crear un informe de proyecto?
Entonces, ¿cuándo vas a crear el resumen del proyecto? Bueno, puedes crear un resumen general del proyecto (uno de los breves que hemos mencionado antes) incluso antes de conseguir el trabajo. Puede formar parte de tu presentación al cliente cuando intentes conseguir el trabajo desde el principio. El breve resumen del proyecto ofrecerá una visión general de lo que pueden esperar del trabajo que vas a realizar. Es una forma excelente de resumir las cosas, para que tengan algo que comparar con sus otras ofertas.
Una vez que hayas recibido el encargo, deberás empezar a trabajar en el resumen más detallado del proyecto. Debes comunicar al cliente cuánto tiempo va a llevar (que no debería ser mucho) reunir todo lo necesario. A continuación, asegúrate de detallar absolutamente todo lo que puedas. También es posible que tengas que repasar las cosas con tu equipo y tu cliente para asegurarte de que tienes todos los detalles. Después de reunirte con el cliente, puede que tengas que revisar o cambiar cosas para asegurarte de que todo se hace como él espera (y tú esperas). Pero el briefing debe estar listo antes de empezar a trabajar.
¿Cómo crear un informe de proyecto?
La última pregunta que probablemente le surja es cómo va a crear ese resumen del proyecto. Por suerte, no es tan complicado como podrías haber pensado. Llevará algo de tiempo, pero el esfuerzo será mayor. Sólo tienes que asegurarte de que dispones del tiempo necesario y de que trabajas con todas las personas que van a formar parte del equipo cuando empieces el proyecto.
Preparación del borrador
Lo primero que vas a necesitar para tu briefing es información sobre el proyecto en sí. Al fin y al cabo, ¿cómo vas a crear un briefing de calidad si ni siquiera sabes qué está pasando con el proyecto? ¿Quién participa? ¿Cuál es el objetivo final? ¿Cómo trabaja el equipo? ¿Qué espera el cliente? ¿Qué espera el equipo? ¿Quién es responsable de tomar las decisiones? Todas estas preguntas pueden parecer abrumadoras, pero son sólo una parte de las que hay que plantearse para crear el resumen del proyecto.
Lo que esto significa es que vas a necesitar saber:
- Resultados finales/Objetivo general
- Proceso de equipo
- Configuración del equipo
- Expectativas de los clientes
- Expectativas del equipo
- Quién toma las decisiones por parte del cliente
- Quién está a cargo de la toma de decisiones en el proyecto
- Cuándo se esperan los resultados de los hitos
- Dependencias
- Cronometrar las solicitudes de los clientes para revisar los resultados de los hitos
- Plazos
Una vez que sepas todas estas cosas, estarás mejor preparado para el proceso de presentar el informe en un formato que tenga sentido para todos. Al fin y al cabo, si eres el único que puede entenderlo, no servirá de mucho.
Colocación
A continuación, vas a empezar a preparar el resumen del proyecto, y aquí es donde un diagrama de Gantt puede ser realmente útil. El resumen del proyecto suele ser un documento con información escrita, como un informe. Pero tener una línea de tiempo al principio del informe o para ayudarte a redactarlo va a ser mucho más fácil que tratar de escribir un informe a partir de un montón de pequeñas notas que has anotado por todas partes para tratar de hacer un seguimiento de todo y de todos.
Crear un diagrama de Gantt con un creador de diagramas de Gantt te permite diseñar toda la información crítica que va a ir en tu informe. Podrás definir cada una de las tareas que hay que completar, cuándo tienen que empezar y terminar, quién está a cargo de ellas, las subtareas asociadas, las dependencias y todo lo que quieras. Incluso puedes establecer los hitos que deben alcanzarse y los plazos para cada hito, entregable y final del proyecto. De esta forma, sabrás absolutamente todo lo que conlleva el proyecto y lo tendrás todo en un solo lugar.
Aún mejor, tu diagrama de Gantt se puede personalizar para que todo tenga un código de colores, esté organizado en un orden que tenga sentido para ti, esté organizado con diferentes encabezados y mucho más. Todas estas cosas hacen que sea más fácil para usted y su equipo entender lo que el gráfico les está diciendo y encontrar las diferentes tareas que les han sido delegadas. Todos los responsables del proyecto o de alguna de sus partes pueden comprobar en cualquier momento en qué se supone que deben estar trabajando y cuándo vence el plazo para esa parte del proyecto.
No sólo eso, sino que todos podrán comunicarse entre sí a través del propio gráfico. De este modo, si tú o cualquier otra persona tenéis una pregunta, no hay necesidad de buscar comunicación externa. Todo puede hacerse directamente a través del mismo sistema de gestión de proyectos. Y se puede hacer chateando, dejando notas, etc. Si tú o ellos necesitan actualizar algo, también se puede hacer directamente en el gráfico, sin tener que pasar por un proceso complicado para hacerlo. Y las actualizaciones se pueden anotar en el gráfico, para que siempre sepas en qué fase se encuentra el proyecto.
Utilización del diagrama de Gantt
Una vez que hayas creado un diagrama de Gantt, te resultará mucho más fácil elaborar el resumen del proyecto. Al fin y al cabo, la información que necesitas va a estar ahí, delante de ti. Observarás detenidamente toda la información del cronograma y podrás empezar a trabajar para que el cliente lo entienda mejor. Por supuesto, también tendrás que añadir información adicional para asegurarte de que el diseño es claro.
Aunque un diagrama de Gantt en línea te ayudará a organizar la información y hacer un seguimiento de tu trabajo, no detallará todos los detalles que el cliente pueda querer saber, como la forma en que se proporcionarán los entregables, lo que el cliente tiene que hacer para ayudar a que el proyecto avance, etcétera. Sin embargo, cuando empieces a redactar el resumen del proyecto, puedes empezar por establecer el calendario y luego ir completando los detalles. Una vez hecho esto, te darás cuenta de que tienes un marco bastante bueno para el briefing.
Cómo ponerlo en práctica
Una vez que esté preparado para desarrollar el proyecto con el mayor detalle posible, deberá plantearse algunas cuestiones fundamentales. Hay que saber por qué se hace este proyecto. Tienes que saber cuáles son los objetivos finales del cliente y cómo vas a conseguirlos. Hay que saber cuándo se van a alcanzar los pequeños hitos y resultados previstos. Tienes que saber quién está trabajando en cada parte del encargo, cuándo empezarán y terminarán los hitos más pequeños, cuándo empezará y terminará el proyecto final y cómo juzgaréis tú y el cliente si el proyecto va por buen camino.
Vas a tener que responder a muchas preguntas del cliente, como quién es responsable de informar al cliente, con qué rapidez pueden esperar respuestas, a quién deben dirigirse si tienen preguntas o inquietudes y qué tipo de plan de contingencia tienes preparado para emergencias o problemas por el camino. Cuantas más preguntas puedas responder al cliente incluso antes de empezar, menos confusiones y problemas tendrás mientras trabajas en el proyecto, lo que se traduce en menos quebraderos de cabeza para ti.
Cuando hayas concretado todos estos detalles, tendrás un resumen sustancial del proyecto para presentárselo a tu cliente. Recuerda que puede que tengas que trabajar con ellos en algunos detalles. Eso significa que, incluso después de haber creado el informe y haberlo revisado con ellos, puede que tengas que ajustar algunas áreas y mejorar otras. El primer briefing que creas se basa en la información que conoces hasta el momento, pero eso no significa que lo sepas todo de inmediato. Es posible que el cliente y tú aún tengáis que negociar.
Encontrar el software adecuado
Entonces, ¿cómo vas a empezar con el briefing de tu proyecto? ¿Y cómo vas a elaborar ese calendario que te va a ayudar con el briefing? Pues bien, te recomendamos que eches un vistazo a Instagantt para descubrir más opciones y funciones que te harán la vida mucho más fácil.
