Plantilla de seguimiento de incidencias para jefes de proyecto

Seguimiento de problemas 

En la gestión de proyectos, un problema es algo que puede perjudicar al proyecto en su conjunto. Puede referirse a algo que está ocurriendo o a algo que ocurrirá en un futuro previsible, pero sea como sea, un problema es algo de lo que querrás ocuparte pronto porque, de no hacerlo, puede tener un impacto negativo en tu proyecto.

Por definición, los problemas son distintos de los riesgos en la gestión de proyectos. Y aunque los riesgos pueden afectar a un proyecto, un problema exige atención inmediata. Los riesgos, en cambio, son problemas futuros, potenciales, que pueden evitarse.

Ventajas del seguimiento de incidencias

Ser capaz de identificar y hacer un seguimiento de los problemas va a determinar el éxito de su proyecto. Una vez identificados los problemas, solo queda definir la prioridad de cada uno de ellos y asignarlos a las personas adecuadas para que empiecen a trabajar en ellos. 

Al hacer un seguimiento de cualquier problema que surja, también permite a su equipo crear un plan de acción para resolver esos problemas, lo que también puede ayudar a capturar cualquier nuevo escenario posible y los riesgos que potencialmente podrían dañar su proyecto.

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Componentes principales de una plantilla de seguimiento de incidencias

Los problemas pueden variar; puede haber distintos tipos de problemas y de distinta gravedad. Pero una cosa es segura: organizar los problemas, dar prioridad a los más críticos y estandarizar el proceso para resolverlos puede ser beneficioso para el resultado del proyecto. Además, si utilizas una plantilla para registrar los problemas, te asegurarás de documentar todo el proceso.

¿Cuáles son los elementos más importantes de los que debe hacer un seguimiento?

1. Número de incidencia: necesitará hacer un seguimiento de las distintas incidencias y, al etiquetarlas, podrá diferenciarlas del resto.
2. Descripción del problema: Tu equipo tendrá que entender de qué trata el problema, así que descríbelo con todo detalle. Cuál es el impacto potencial del problema?
3. Acción necesaria: Describa la acción necesaria para resolver el problema. 
4. Estado: ¿Su problema está abierto, en proceso, bloqueado o resuelto? Que sea fácil de entender para todos.
5. Categoría: La categorización es clave, así que define el tipo de problema que tienes entre manos. 
6. Prioridad: ¿Son estas cuestiones críticas? Márquelos como de alta prioridad. ¿Pueden esperar hasta que se aborden los más críticos? Asigne una prioridad baja o media a cada una de esas cuestiones.
7. Propietario: Una vez identificado un problema, es fundamental asignarlo a un miembro del equipo. Esta persona debe hacer un seguimiento del problema hasta que se resuelva. 
8. Fecha de creación: La fecha en que se notificó la incidencia.
9. Fecha de vencimiento: fecha en la que debe resolverse el problema para cumplir los plazos del proyecto.
10. Fecha de cierre: La fecha en que se cerró o resolvió la incidencia.

Seguimiento sencillo y eficaz de las incidencias

Las plantillas de seguimiento de incidencias son una forma excelente de que los gestores de proyectos proporcionen a los miembros de su equipo un documento que incluya información importante y que realice un seguimiento exhaustivo de los detalles críticos. Cuando surgen problemas, la gestión adecuada de estas cuestiones es fundamental para poder seguir adelante con la ruta prevista del proyecto. También puede repercutir directamente en el resultado del proyecto.

El seguimiento de incidencias con Excel puede tener mucho sentido para muchos gestores de proyectos, pero la verdad es que es una opción limitada y su eficacia sólo puede llegar hasta cierto punto. Excel no permite al usuario asignar fácilmente las incidencias a diferentes propietarios ni visualizar las incidencias junto a sus plazos. Además, al ser un documento estático, gestionar los cambios o actualizar su progreso puede ser una tarea difícil. Y aquí es exactamente donde un software de diagrama de Gantt como Instagantt puede ayudarle.

Instagantt se especializa en la creación de diagramas de diagramas de Gantt en sólo un par de minutos. Con sólo unos clics, estará listo para empezar a crear y realizar un seguimiento de los problemas, asignar prioridades y asignarlos a su equipo para que los gestione adecuadamente. Y al establecer plazos claros, también se asegurará de que su equipo no se retrasa en el cierre o la resolución de ningún problema.

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Plantilla gratuita de seguimiento de incidencias