El documento de alcance del proyecto
Empecemos por el principio. ¿Qué es un documento de alcance del proyecto? Bueno, es un documento que detalla toda la información que alguien puede necesitar saber sobre el proyecto en el que estás trabajando. Cuando hablamos de él como documento no nos referimos a que sea breve o de una sola página. Más bien podría tratarse de un paquete de papeles bastante extenso porque tiene que explicarlo absolutamente todo. Ahora bien, hay que reducirlo todo lo que se pueda para que nadie vaya por ahí con un paquete de 20 páginas (dependiendo de en qué se esté trabajando, por supuesto), pero aun así hay que ser detallado.
Alguien debería ser capaz de leer este documento y entender cuál es tu objetivo final, cómo esperas conseguirlo, cuáles son los entregables y cualquier hito clave en el que estés trabajando a lo largo del camino. Va a ser un documento exhaustivo y es algo que, como mínimo, los miembros de tu equipo, tus supervisores y tu cliente deberían poder echar un vistazo para asegurarse de que todo se está haciendo de la forma correcta y de acuerdo con los planes que estableciste al principio. En resumen, el documento de alcance del proyecto debe incluir:
- Objetivos del proyecto
- Supuestos
- Restricciones
- Principales resultados
- Requisitos
- Principales hitos
Estas son las cosas en las que debes centrarte excluyendo cualquier otra cosa. Nada más importa si no te acerca a los objetivos esbozados en este documento. Entonces, ¿cómo vas a elaborar este documento?
Por qué necesita un documento de alcance del proyecto
Quizá se pregunte por qué necesita este tipo de documento para su proyecto. Si se las ha arreglado bastante bien sin ellos, puede que piense que es una pérdida de tiempo y energía. La verdad es que un documento de alcance del proyecto o un documento de alcance del trabajo pueden marcar una gran diferencia en el éxito general. Echemos un vistazo a algunos de los factores más importantes a la hora de crear este tipo de documento y lo que vas a necesitar para tener éxito con él. Así, podrás ponerte manos a la obra de inmediato.
Lo primero es que tú y tu cliente entendáis exactamente lo que estáis haciendo y lo que hay que completar para que el proyecto sea un éxito. Utilizarás este documento para detallar cada paso del proceso y asegurarte de que ambos tenéis claro lo que espera el otro. Así os resultará más fácil completar el proyecto como es debido y estar satisfechos. Nadie tiene por qué verse sorprendido y nadie se sentirá decepcionado por el resultado, ya que todo está decidido y explicado desde el principio.
A continuación, vas a tener una ruta de todas las tareas y entregables que hay que crear. Esto va a ser importante para que tú o el supervisor encargado asignéis cada una de las tareas. Podrás ver todo lo que tú y el cliente acordasteis, lo que te permitirá ver qué personas de tu equipo son las mejores para cada una de esas tareas. Antes de que te des cuenta, tendrás muchas más posibilidades de que las tareas se realicen de la mejor manera posible. Además, puedes crear un programa más coherente de las tareas y un calendario para su finalización.
Al saber exactamente lo que hay que hacer, puedes crear un presupuesto de lo que van a costar esos proyectos. También puedes mejorar el calendario. Si detallas cada una de las tareas y las subtareas necesarias para alcanzar el objetivo final, podrás ver en cada paso si te llevará unas horas, unos días o unas semanas. Entonces podrás sumar todas las piezas. También sabrás todos los materiales y las horas que llevará, lo que te permitirá crear el coste y tener en cuenta el presupuesto del cliente para completar las tareas necesarias.
A continuación, verás cómo centrar a la gente en los objetivos reales que acompañan al proyecto. Utilizarás este documento para exponer todos los detalles relacionados con el alcance del proyecto y luego podrás asegurarte de que todo el mundo entiende esos objetivos. De este modo, todo el mundo podrá obtener aclaraciones sobre los objetivos y sobre lo que se supone que deben hacer cuando trabajen en sus propias tareas. De este modo, nadie se mezclará con el problema.
Por último, podrás asegurarte de que el proyecto se mantiene dentro del plazo original que se supone que debe tener. No hay por qué preocuparse de que alguien se desvíe hacia un aspecto diferente que no esté contemplado en el proyecto, ya que puedes consultar rápida y fácilmente este documento para obtener la información que necesita. Todo lo que se está haciendo para el proyecto puede vincularse a este documento, sin que nadie tenga que hacer demasiadas preguntas o realizar un trabajo por el que su empresa no está cobrando, lo que puede suponer una pérdida de tiempo.
Creación de un documento de alcance del proyecto
Tendrás que esforzarte y reflexionar sobre este proceso. Tendrás que profundizar en el proyecto que estás realizando y elaborar una descripción detallada de cada aspecto. Ten en cuenta que esta primera fase no será tan coherente. En la primera fase del proceso, sólo tienes que escribirlo todo. Apunta algunas notas que vayan con cada una de las preguntas o secciones que tenemos a continuación y empieza con eso. Más adelante podrás perfeccionar las cosas.
Una vez que lo tengas todo por escrito, es hora de empezar a darle al documento un aspecto un poco más profesional. Ten en cuenta que vas a enseñar este documento a tu supervisor, a tu equipo y al cliente. Tienes que asegurarte de que todo el mundo va a ser capaz de entenderlo y de que van a ser capaces de ver dónde hay que cambiar, ajustar, mejorar o aclarar las cosas. Cuanto mejor definas el alcance del trabajo en este documento, mejor será para todos la ejecución del proyecto final.
Lo que hay que saber
En primer lugar, ¿cuáles son los elementos que debe incluir en este documento? Hay varios elementos que debes reunir y asegurarte de que los escribes correctamente para sacar el máximo partido a tu declaración.
Objetivos generales del proyecto
Cada vez que creas un proyecto tienes un objetivo en mente, así que asegúrate de empezar por ahí. Es probable que sea la única (o las pocas) cosas que tu cliente te dijo que quería que le dieras cuando todo estuviera terminado. Así que tendrás que expresar exactamente cuáles son esos objetivos. A continuación, asegúrese de explicar de dónde procederá la financiación y quién apoyará el objetivo en sí. Estas son todas las cosas que alguien (todo el mundo) debe tener en cuenta cuando esté trabajando en el proyecto.
Ahora, asegúrate de hacer un seguimiento de los objetivos originales establecidos y de que cualquier otra cosa que hagas se ajuste a esos objetivos. Si el cliente quiere añadir algo o un miembro de tu equipo quiere añadir algo, tienes que volver a esos objetivos y ver si está incluido o si ayudará a alcanzar ese objetivo. Si no es así, hay que dejarlo para otro momento. Debes centrarte en las tareas específicas que te ayudarán a alcanzar el objetivo fijado.
Descripción del proyecto
A continuación, debe explicar exactamente qué es lo que va a entregar al cliente cuando el proyecto esté totalmente terminado. ¿Cuáles son las piezas finales del puzzle? Puede que entregues 2000 planificadores en formato físico, diseñados y empaquetados para la venta. Tal vez estés entregando un guión de 6 páginas para un anuncio corto que se emitirá en el sitio web de la empresa. Tal vez tengas que crear una versión codificada en C++ del sitio web del cliente, con clips de vídeo y audio.
Asegúrate de indicar específicamente cada uno de los entregables que necesitas a lo largo del proyecto (por ejemplo, entregar una maqueta del sitio web en la tercera semana y un entregable final en la sexta). En general, esta sección debe explicar cada una de las diferentes cosas que enviarás al cliente y debe ser en puntos cortos y sencillos de entender. Así, si miras el entregable deberías poder ver rápidamente qué significa exactamente y cómo vas a entregárselo al cliente. Así que asegúrate de especificar el formato, la longitud, los colores o estilos o cualquier otra cosa que te haya dado el cliente. De ese modo, el entregable será aceptado.
Criterios de aceptación
¿Qué hay que ofrecer para que el cliente acepte el proyecto? ¿Qué es lo que quieren recibir? Asegúrate de que, antes de empezar con el proyecto, creas un documento que describa exactamente lo que busca el cliente. ¿Quieren que el texto tenga un tipo de letra específico? ¿Busca un código en un formato específico? ¿Necesitan un documento de una longitud determinada? Asegúrate de obtener todos los detalles que puedas sobre lo que el cliente está buscando e inclúyelos en tu documento de alcance del trabajo.
Rellenando todos estos detalles puedes asegurarte de que cada paso del proceso se lleva a cabo correctamente. Si el entregable final (o cualquier entregable a lo largo del proceso) no se ajusta a esos criterios específicos, significa que no será aceptado. Al tenerlo todo claro desde el principio, lo sabrás y podrás mejorar tu producto y asegurarte de que es exactamente lo que ha pedido el cliente. Así será más probable que lo acepten a la primera.
Establecimiento de límites
Aquí es donde vas a especificar al cliente las cosas que no puedes hacer. Ten en cuenta el plazo que el cliente (y tú) habéis fijado, así como el presupuesto disponible y el producto final que desea el cliente. ¿Qué cosas puedes hacer y qué cosas no? Explícaselo al cliente para que sepa lo que puede esperar y lo que no vas a prometerle dentro del alcance original.
Si el cliente ha puesto en marcha ciertos requisitos que limitan lo que puedes hacer, asegúrate de especificarlo. Si quieren algo codificado en un lenguaje específico y sabes que la codificación va a llevar más tiempo, entonces tienes que hacerles saber cuáles son las limitaciones de lo que puedes entregar dentro del plazo y el presupuesto disponibles. Hay que asegurarse de que el cliente esté informado de todos estos aspectos lo antes posible para que no haya malentendidos y nadie se enfade más adelante en el proceso.
Supuestos y exclusiones
Asegúrate de dejar por escrito cualquier suposición que hagas sobre el resultado del proyecto. Si el cliente te dice que quiere una presentación de diapositivas, pero no especifica el programa o el tipo de software de diagrama de gantt que vas a utilizar, da por hecho que utilizarás PowerPoint (o el formato de presentación de diapositivas que prefieras). Si el cliente no especifica un formato o tamaño de texto, di que supones que utilizarás Times New Roman y letra de 12 puntos. Expresar tus suposiciones desde el principio hará que nadie se sienta confuso o descontento más adelante (y el cliente podrá avisarte de inmediato si esas suposiciones son incorrectas).
A continuación, asegúrate de que también declaras todo lo que no se va a entregar o proporcionar. Si el cliente paga por un contenido escrito en C++, asegúrate de especificar que sólo se escribirá en ese idioma. Si quieren un producto físico, especifica que no vas a crear un formato digital para ellos. Cualquier cosa que no se proporcione pero que pueda considerarse relacionada con el producto final debe especificarse aquí para que pueda discutirse con el cliente cuando sea necesario.
Costes y presupuesto
Comenta cuáles son los hitos específicos del proyecto y cuánto va a costar cada uno de ellos. Esto ayudará a esbozar lo que estás haciendo para el cliente y en qué se gasta su presupuesto. Asegúrate de detallar todo lo que puedas, incluidos los costes que se destinan a los salarios de los empleados y los que se cobran por el trabajo específico que se realiza. Asegúrate de asociar cada coste a la tarea por la que se paga para que el cliente sepa lo que obtiene por su dinero.
Acuerdo final
Asegúrate de que todas las personas necesarias firmen el documento que crees. Esto significa que usted, su supervisor (al menos un nivel por encima de usted) y el cliente deben firmar el documento. Puede que quieras asegurarte de que al menos dos personas de la empresa del cliente firman el documento, a menos que trabajes con un propietario en solitario, porque esto te da la confirmación de que el acuerdo está respaldado por toda la fuerza de la empresa. De este modo, tendrás algo que aportar si surge algún problema más adelante. Puedes mostrar al cliente que ha firmado este documento en el que se recoge toda la información sobre el proyecto.
Manténgalo en mente
Coloca el documento sobre el alcance del trabajo en un lugar donde cualquier miembro del equipo pueda consultarlo. Así podrán ver lo que has prometido y lo que no. De este modo, si suponen que una tarea va con la suya, pueden ver si está incluida en los entregables o supuestos o si está en las exclusiones. En cualquier caso, nadie debe realizar un trabajo por el que no vaya a cobrar o que el cliente no haya solicitado.
Desglose del alcance del trabajo
A la hora de exponer las cosas a su equipo, es posible que desee desglosar aún más el alcance del documento de trabajo. Aunque vayas a explicar las tareas a tu cliente, querrás explicárselas aún más a tu equipo para que sepan lo que están haciendo, quién es responsable de cada tarea y cuándo deben estar terminadas. Así que empieza por colocar este documento en algún lugar al que todos los que lo necesiten puedan acceder (como en tu diagrama de Gantt) y luego empieza a desglosarlo.
Crea tareas individuales que deban llevarse a cabo para que cada persona sepa lo que tiene que suceder a lo largo del proceso. También puedes especificar cuánto tiempo van a llevar (o deberían llevar) las tareas e incluso el presupuesto para ellas si es necesario. Ten en cuenta que establecer expectativas es importante, al igual que asignar cada tarea a una persona o equipo para que la realice. Quieres asegurarte de que todo el mundo sabe lo que está haciendo y de que pueden comunicarse entre sí sobre las tareas en las que están trabajando.
Invita a tu equipo a publicar comentarios, preguntas o dudas dentro del documento para que todo el mundo pueda verlos. Esto también puede hacerse directamente en el diagrama de Gantt que crees para el documento de alcance del proyecto. De este modo, todos podrán ver lo que dicen los demás. También podrán asegurarse de que las preguntas e inquietudes se aborden rápidamente y de que todos los implicados sepan si hay algún cambio en el alcance del trabajo o en los entregables finales que se proporcionarán al cliente. Fomente la comunicación constante con los demás miembros del equipo.
Lo que entregas
Al final, tu documento de alcance te va a llevar mucho tiempo y esfuerzo. Tendrás que trabajar mucho en él y dedicar tiempo a revisarlo con el cliente y con tu supervisor. Programa al menos una reunión para repasar el documento después de pasárselo a tu supervisor y al cliente. Envíalo por correo postal o electrónico y dales una semana (más o menos) para que lo revisen por su cuenta. Programa una reunión cuando envíes el documento para que sepan cuándo tienen que haberlo evaluado.
Cuando llegue el momento de la reunión, siéntate con ambas partes (o con ellas de una en una, si lo prefieres) y repasad el documento. Así tendrás tiempo de asegurarte de que todo el mundo entiende lo que se promete y lo que no. También le permitirá introducir los cambios necesarios antes de empezar a aplicar el plan. Hay que asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo con el plan y de que todos lo aprueban antes de empezar a trabajar. Una vez hecho todo esto, estarás mejor preparado para la entrega final.
