Hay muchas formas distintas de llevar un seguimiento de las tareas y proyectos de una empresa. Tanto si ya has creado otros tipos de gráficos en el pasado como si estás buscando tu primera opción de productividad, un gráfico desplegable podría ser exactamente lo que necesitas. Sólo tienes que saber cómo funciona y cómo sacarle el máximo partido. A partir de ahí, sus proyectos y todo su equipo podrían beneficiarse enormemente.
Un diagrama de burndown es un poco menos amplio que un diagrama de Gantt o un tablero Kanban. En lugar de ser muy específico y detallar todas las tareas y todas las personas implicadas, un gráfico desplegable se centra en el tiempo que queda para finalizar un proyecto concreto. Para ello, tiene en cuenta dos factores diferentes: la cantidad de trabajo que queda para completar el proyecto y la cantidad de tiempo que queda para completar el trabajo. El gráfico permite ver las respuestas a estas preguntas de forma sencilla y directa.
Estos gráficos también analizan la información de dos formas ligeramente diferentes. Por ejemplo, puedes mirar un gráfico de reducción del sprint para determinar cuánto trabajo queda en la tarea que hay que completar o que quieres medir. Esto le permite a usted y al resto del equipo tener una buena idea de cómo se está desempeñando en sprints cortos. Puede ser una parte muy importante del proceso y asegura que todo el equipo está trabajando tan duro como sea posible en ese sprint. Si tiendes a establecer objetivos para proyectos más grandes que deben completarse en un periodo más corto, esta puede ser una buena forma de hacerlo.
También puedes crear un gráfico de agotamiento del producto, que te permitirá hacer un seguimiento de la cantidad de trabajo que hay para todo el proyecto en el que estás trabajando. Puede tratarse de un proyecto grande o pequeño, pero tú y tu equipo queréis saber cómo vais y cuánto os queda por hacer para completarlo. Con el burndown de producto, puedes hacerlo y comparar cuánto has completado ya del proyecto mientras estás en ello. Eso te ayuda a terminar el trabajo aún más rápido.
Ejemplo de cuadro de previsiones
¿Por qué utilizar un diagrama de Burndown?
Hemos tocado este tema ligeramente en la última sección, pero es algo que también deberíamos volver a mirar. En general, el gráfico Burndown va a ser un gran acompañamiento para algunos de los otros tipos de gráficos de productividad que se pueden crear, como un tablero Kanban o un diagrama de Gantt. Si bien no te da la información detallada que estos tipos de gráficos hacen, te puede dar una buena cantidad de información acerca de cómo estás progresando y si es necesario acelerar o continuar donde estás.
Con este tipo de tablero sabrás si tu proyecto va por buen camino para completarse a tiempo. Mientras que un tablero Kanban puede mostrarte en qué punto del calendario se encuentra una tarea o un diagrama de Gantt puede decirte cuánto tiempo te queda para llegar a la fecha límite e incluso qué porcentaje se ha completado, aún así puede resultar difícil entender qué está ocurriendo dentro del proyecto. Con el diagrama de agotamiento, puede ver una representación pictográfica de lo mucho que había que hacer cuando empezó, lo mucho que ha hecho hasta ahora y lo mucho que tendrá que hacer para terminar a tiempo.
Este tipo de gráfico te facilita ver el ritmo de trabajo que has llevado y el ritmo que necesitarás para terminar el trabajo a tiempo. Esto puede facilitarte mucho las cosas. Puedes echar un vistazo más de cerca al ritmo y compartirlo con el resto de tu equipo también, lo que les permitirá ver lo que todavía tienen que hacer para ayudar a todos a llegar al final de la tarea o proyecto.
Como tienen un diseño muy sencillo y directo, son fáciles de consultar para cualquiera. Puedes echarle un vistazo en poco tiempo y obtener información inmediata sobre lo que te queda por hacer y lo bien que estás avanzando. Conviene consultarlo al menos una vez al día para ver cómo vas, ya sea al principio o al final de la jornada (o en ambos casos). Esto os ayudará a ti y a tu equipo a decidir qué hacer a continuación para encarrilaros o manteneros en el buen camino.
Lo que verá
Cuando crees tu gráfico de trabajo restante para un proyecto concreto, verás representadas dos líneas diferentes. En el eje Y de tu gráfico está la cantidad de trabajo que queda. En el eje x verás la cantidad de tiempo que tienes para completar el trabajo. Estas dos cosas te ayudarán a crear el gráfico y facilitarán su lectura. También se pueden representar de diferentes maneras, de modo que la línea de tiempo sea más larga o más corta dependiendo de lo que estés siguiendo, pero la cantidad de trabajo se puede detallar del 100% al 0%.
Una vez que tienes el gráfico propiamente dicho, hay dos líneas presentes en él. La primera es una línea de trabajo ideal. Esta es la línea que conecta el trabajo del 100% al 0%. Por lo tanto, se ve cómo se debe mantener el ritmo para llegar desde el inicio hasta la finalización del proyecto con el menor número de baches en el camino. Si trabajaras al nivel óptimo, ese sería el ritmo que utilizarías y cómo se completaría todo. Pero no siempre es así. Muy pocas veces es así como van las cosas.
La segunda línea es la del trabajo real restante. Esta línea analiza la cantidad de trabajo que queda por hacer cada día y crea un gráfico que te muestra cuánto has hecho y cuánto te queda por hacer. Se actualiza con frecuencia para asegurarse de que es precisa y de que sabes lo bien (o no tan bien) que estás progresando. Si ves la línea de trabajo real por encima de la línea ideal, significa que tienes que trabajar un poco más para volver a la planificación. Si la línea está por debajo de la línea ideal, significa que vas por delante de lo previsto.
Ten en cuenta que tu línea de trabajo real fluctuará a medida que tú y tu equipo sigáis trabajando en el proyecto y que equilibrará el trabajo restante. Así, si aún te queda tiempo para completar el proyecto, tomará el punto en el que te encuentras y te mostrará un camino ideal para llegar al final. Si no sigues ese camino, seguirá cambiando y actualizándose a medida que completes el trabajo para mostrarte el mejor camino a seguir. La clave está en comprobarlo con frecuencia.
Ventajas de los gráficos desplegables
Hay varios beneficios diferentes que encontrarás si decides trabajar con gráficos de burndown. La clave está en asegurarte de que los utilizas correctamente y de que los inicias en tus sprints o proyectos desde el principio. De este modo, le resultará más fácil seguir trabajando desde el principio en lugar de tener que apresurarse demasiado cuando llegue el final del plazo. Además, con estos beneficios, también querrás comprobar las opciones.
Ver el progreso - Una de las primeras cosas que va a notar con este tipo de gráfico es que la información está disponible inmediatamente. No tienes que buscar nada ni mirar el gráfico durante mucho tiempo para ver lo que necesitas saber. Puedes mirar inmediatamente y ver cómo lo estás haciendo en comparación con cómo deberías estar haciéndolo. Esto le dará una retroalimentación inmediata y la capacidad de llegar inmediatamente al resto de su equipo con información y consejos adicionales.
Ver los problemas - Si usted y su equipo se está ejecutando detrás o en peligro de ejecutar detrás de su gráfico burndown va a hacerle saber que en un período muy corto de tiempo. Eso significa que usted puede ver que usted está cayendo detrás rápidamente y tomar medidas de inmediato. Si la línea de trabajo real se queda incluso un poco por debajo de la línea de trabajo ideal, podrá verlo e inmediatamente acelerar un poco las cosas para volver al buen camino. Si no vieras el problema hasta mucho más tarde, tendrías que acelerar mucho más para volver a la senda correcta.
Ver lo que necesita - Si tiene miembros en su equipo que no son tan buenos para leer algunos de los gráficos o sistemas más complejos que tiene, entonces esta es una gran manera de mantenerlos informados. Es sencillo y fácil de aprender y se puede leer de un vistazo. Todo lo que tienes que mirar son las dos líneas y comparar dónde están relacionadas entre sí. A partir de ahí, tendrá toda la información que necesita. Es un gráfico estupendo para trabajar en proyectos a corto plazo.
La desventaja de los gráficos desplegables
Hay grandes posibilidades con los gráficos de planificación, pero también hay algunas cosas a las que querrás prestar más atención. Estas cosas le ayudarán a determinar si un gráfico de planificación es el camino correcto a seguir para su equipo y sus proyectos. Después de todo, existen ciertas limitaciones en cuanto a lo que se puede hacer.
1. Es necesaria una planificación precisa
Tendrás que planificar tu sprint con precisión para tener una idea exacta de cuánto tiempo y cuánto trabajo te queda. Si calculas mal el sprint, te costará mantenerte en el buen camino.
2. Ignora el retraso
Usted es el responsable de poner todo en el gráfico y asegurarse de que todo funciona correctamente. Si no completas las tareas pendientes o si no las introduces, puedes acabar teniendo un gráfico inexacto.
Configurar los gráficos
Cuando se trata de ejecutar un sprint de un proyecto, debes asegurarte de que vas por el buen camino y de que estás registrando todo correctamente. Siempre y cuando sepas lo que estás haciendo y te asegures de que estableces todas las reglas básicas de la manera correcta, tú y tu equipo vais a estar mucho mejor con esta tabla en juego. Asegúrate de que todo el mundo sabe cómo configurarlo y cómo supervisarlo. Y asegúrate de que todas las tareas se comunican correctamente para que se mantenga actualizado. Cuando estés listo para empezar a buscar diferentes tipos de gráficos y diferentes formas de hacer un seguimiento de todo el trabajo que tienes que completar, asegúrate de que estás buscando gráficos desglosados. Puede que incluso te sorprenda lo mucho que este tipo de gráfico puede cambiar la forma en que tú y tu equipo veis el trabajo que tenéis que completar. Y cuando se trata de sistemas rápidos y de seguimiento, no hay mejor forma de hacerlo que con un gráfico de planificación que te ayude.
