Un diagrama de Gantt es un tipo de cronograma o diagrama de barras que permite trazar el calendario de un proyecto. Para ello, traza las tareas en el eje vertical y los intervalos de tiempo en el eje horizontal. Para cada tarea se crean barras que representan el inicio y el final de la tarea en el intervalo de tiempo. Estas tareas pueden personalizarse con diferentes duraciones, horas de inicio y fin e incluso interdependencias, según sea necesario.
Estos gráficos se pueden utilizar de muchas formas distintas y también se pueden personalizar de muchas maneras distintas. Lo que es aún más importante es que pueden ser utilizados en diferentes campos de trabajo y por los individuos para realizar un seguimiento de sus propias necesidades o por las grandes empresas y corporaciones para realizar un seguimiento de sus proyectos más grandes.
Hay muy pocas cosas que este tipo de gráfico no pueda hacer, y quizá por eso a usted (y a tantos otros) les interesa saber qué hacer con ellos y dónde empezaron. Veamos todo lo que te interesa saber sobre el origen de estos gráficos, que existen desde hace más de 100 años.
Dónde empezó todo
El origen de los diagramas de Gantt se remonta a un hombre llamado Henry Gantt, que nació en 1861 y murió en 1919. Sin embargo, sólo unos pocos años antes de morir creó estos diagramas únicos (y extremadamente útiles). Fue entre 1910 y 1915 cuando Henry Gantt creó los primeros diagramas de barras para mostrar el calendario de un proyecto. Fue el principio de los diagramas de Gantt, pero no el final.
El primer precursor de estas tablas se remonta a 1896, con Karol Adamiecki, que las llamó armonogramas. Aunque no publicó el gráfico hasta muchos años después (fue en 1931), sólo lo hizo en polaco. Todo ello hizo que no se le reconozca a menudo el trabajo que realizó en la creación de este tipo de tablas.
En 1912, otro hombre llamado Harmann Schurch publicó un diagrama que se consideraría un diagrama de Gantt para un proyecto de construcción. Este tipo de gráficos no eran nuevos en aquella época. De hecho, se utilizaban con regularidad en Alemania, pero este diagrama no era todo lo que vemos hoy en día en los diagramas de Gantt. Por ejemplo, no tenía interdependencias. Por no hablar de que era un gráfico totalmente estático, impreso en un trozo de papel.
Henry Gantt creó su versión por la misma época. Pero no fue hasta la Primera Guerra Mundial cuando empezaron a utilizarse con más frecuencia. Seguían siendo gráficos estáticos, pero los utilizaban los Estados Unidos para la guerra. No sólo eso, sino que otras empresas y gestores de proyectos empezaron a aplicarlos también.
Pero costaba mucho tiempo crearlos y modificarlos cuando era necesario. Los gráficos exigían crear un diagrama completamente nuevo si había que cambiar algo. O había que utilizar bloques para poder moverlos fácilmente.
Estados Unidos tampoco era el único país que los utilizaba en aquella época. En 1929, Walter Polakov, colaborador de Gantt, los introdujo en la Unión Soviética. Empezaron a utilizar los gráficos para crear su Primer Plan Quinquenal. Y entonces aparecieron los ordenadores personales.
Fue en los años 80 cuando cada vez más gente empezó a tener ordenadores personales y cuando eso ocurrió estos gráficos proliferaron de verdad. Ya no había que volver a dibujarlos completamente a mano para hacer un cambio. Había programas que permitían crear diagramas de Gantt que podían modificarse más fácilmente.
Diez años más tarde, en la década de 1990, se empezaron a crear diagramas de Gantt a través de aplicaciones web. Estas aplicaciones cambiaron por completo la forma de utilizar los diagramas, ya que ofrecían a la gente una forma totalmente distinta de registrar la información y realizar los cambios necesarios. Definitivamente, los diagramas de Gantt nunca volverían a ser los mismos, porque ahora estaban al alcance de las masas y de formas totalmente distintas a como lo habían estado antes.
Usos de los diagramas de Gantt
Ahora que ya sabes de dónde vienen, ¿qué puedes hacer con ellos? La verdad es que se pueden hacer muchas cosas con los diagramas de Gantt. Todo lo que necesitas es un proyecto del que tengas que hacer un seguimiento y tendrás un montón de posibilidades diferentes. Y no importa en qué sector trabajes, ni el tamaño de tu equipo, ni lo detallado que quieras ser. Todas estas cosas se pueden hacer con los diagramas de Gantt.
Si lo desglosamos hasta el aspecto más básico, los diagramas de Gantt son útiles para los proyectos que quieras crear y que tengan múltiples pasos y/o un gran equipo responsable de ellos. Estos diagramas proporcionan una representación visual de todo lo que hay que hacer y facilitan que usted y todo el equipo realicen cada tarea correctamente, en el plazo adecuado, con los recursos adecuados y con los miembros del equipo adecuados implicados. Todo ello permite hacer más cosas y tener más éxito como empresa.
Podrás hacer varias cosas con estos gráficos:
- Entender qué está pasando con tus proyectos. Puedes ver quién es responsable de cada tarea, qué tareas hay en el proyecto, plazos, interdependencias, porcentaje de finalización y mucho más para cada aspecto de cada proyecto. Así nunca estarás a oscuras sobre cómo van las cosas.
- Comunicarse con todo el equipo. No necesitas convocar reuniones para ver a todo el mundo en persona y saber qué está pasando o cómo va su parte del proyecto. Tampoco necesitas localizar a los distintos miembros del equipo para ver si están cumpliendo con sus tareas. Puedes verlo todo directamente en el gráfico.
- Asignar correctamente los recursos. Si tiene demasiados recursos que se utilizan para muchas tareas diferentes, puede verse desbordado. Pero puedes ver toda esa información en tu diagrama de Gantt para asegurarte de que los recursos se utilizan adecuadamente.
- Medición del progreso del proyecto. Como puede ver quién es responsable de qué y qué parte de cada proyecto se ha realizado, podrá ver lo bien que va el proyecto en general y lo que queda por hacer para que tenga éxito.
- Evaluación de actividades y dependencias. Con este tipo de gráfico puedes ver qué tareas dependen de otras y dónde distintas actividades pueden acabar siendo realizadas por más de una persona. También puedes deshacerte de algunas de estas zonas de solapamiento y asegurarte de que los responsables de las dependencias ejecutan sus tareas adecuadamente.
- Practicar la gestión del tiempo. Como puedes ver lo que ocurre en cada proyecto y controlar fácilmente el tiempo que lleva cada tarea, puedes aprender nuevas formas de mejorar este proceso y asegurarte de que la próxima vez se haga aún más rápido o mejor.
- Trabajar con miembros de equipos remotos. No es necesario que todos los miembros del equipo estén en la oficina cuando se trabaja con este tipo de sistema. Esto se debe a que todos pueden ver el proyecto y las tareas, así como sus responsabilidades en línea.
- Crear responsabilidad. Cada miembro de tu equipo es responsable de sus propias tareas y todos saben cuáles son con este tipo de gráfico. De este modo, todo el personal será mucho más responsable de lo que hay que hacer. Y se asegura de que lo cumplan.
- Mayor flexibilidad. Si alguna vez necesitas hacer cambios en tu plan, puedes hacerlo fácilmente con un diagrama de Gantt. Estos diagramas pueden arrastrarse y soltarse para que puedas mover las asignaciones y las tareas, cambiar los plazos o las fechas de inicio y mucho más siempre que lo necesites.
- Mayor transparencia. Al igual que ocurre con la rendición de cuentas, todo el mundo va a ver lo que ocurre con estos gráficos y cómo se aplican. Eso significa que no van a tener ningún problema para ver quién hace qué y si todas las diferentes tareas se están haciendo de la manera que deberían.
Uso de Instagantt para sus necesidades de diagramas de Gantt
Si le interesan los diagramas de Gantt y cree que le van a ayudar a usted y a su equipo a conseguir grandes mejoras en su cuenta de resultados, tiene toda la razón. Los diagramas de Gantt son una forma estupenda de hacer un seguimiento de lo que se está haciendo en tu empresa y en cada uno de tus proyectos en concreto. También son una forma estupenda de asegurarte de que todos los miembros de tu equipo hacen lo que tienen que hacer y saben lo que se supone que tienen que hacer. Pero quieres tener el mejor sistema.
Instagantt le ofrece todos los diferentes beneficios que ya hemos hablado y algo más. Especialmente le va a encantar el hecho de que usted tendrá un montón de diferentes integraciones entre Instagantt y cualquiera de los otros sistemas que ya utiliza. Usted no tiene que preocuparse acerca de cómo utilizar varios programas diferentes al mismo tiempo o la actualización de la información en varios lugares diferentes, porque Instagantt en realidad se vincula con docenas de diferentes servicios para ofrecerle una ventanilla única. De este modo, sólo tendrá que actualizar su información una vez y ya estará lista en Instagantt.
Cuando se trata de crear gráficos, quieres algo que sea lo más fácil posible, porque no tienes mucho tiempo para crear un sistema que le diga a todo el mundo lo que tiene que hacer. Instagantt hace que todo sea lo más simple posible para que pueda configurar el gráfico que necesita y conseguir que todos trabajen en sus tareas lo más rápido posible. Definitivamente va a hacer que todo sea mucho más fácil para usted como director del proyecto, pero también va a ser mucho más fácil para todos los miembros de su equipo. ¿Qué puede haber mejor que eso?
Si usted está listo para comenzar a implementar un sistema dentro de su negocio que permitirá a todos a colaborar en tiempo real y para ver lo que son responsables y empezar entonces Instagantt es definitivamente el camino a seguir. Te va a encantar la simplicidad, la falta de una curva de aprendizaje y mucho más. Por no hablar de que va a ser más que feliz con los resultados cuando su equipo comienza a girar en torno a proyectos mucho más fácil y mucho más rápido. Eso va a ser muy bueno para su cuenta de resultados.
Todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta para empezar, y ese proceso también es fácil. De hecho, todo es tan simple que incluso se puede configurar una cuenta gratuita para darle una oportunidad o saltar a la derecha en una cuenta de pago que le dará un número ilimitado de proyectos y el acceso a todas las características Instagantt tiene para ofrecer. Todo su equipo va a estar listo y funcionando en poco tiempo y usted va a estar más que feliz de haber decidido darle una oportunidad a este servicio. Especialmente cuando vea lo mucho que va a ayudar a todos a mantenerse al día con sus tareas.
