El recurso más preciado de todos es el tiempo. Además, desde una perspectiva organizativa, los equipos de los líderes suelen disponer de un tiempo limitado. Para maximizar su eficacia, hay que programar reuniones a nivel ejecutivo (y encajarlas en sus apretadas agendas), y aquí es donde entran las reuniones de nivel 10.
"Reunión de nivel 10" se utiliza frecuentemente con el Sistema Operativo Empresarial (EOS), un marco para la gestión de empresas que ganó popularidad a raíz del libro de Gino Wickman "Traction". Se trata de una reunión planificada y extremadamente eficaz creada para promover la alineación, abordar problemas e impulsar la responsabilidad dentro de un equipo u organización. Suele contar con la participación de jefes de departamento o líderes importantes.
Una reunión de Nivel 10 es una reunión ejecutiva quincenal de colaboración que dura 90 minutos y siempre tiene el mismo orden del día.
Lo que hay que saber sobre la reunión de nivel 10
La alineación, la apertura y la responsabilidad dentro de la organización son los objetivos de la reunión de Nivel 10. Las empresas pueden mejorar la comunicación, tomar decisiones basadas en datos y avanzar hacia sus objetivos ajustándose a un orden del día planificado y abordando las preocupaciones importantes.
El diagrama de Gantt se utiliza para visualizar los plazos de un proyecto mediante la descripción de tareas importantes, dependencias e hitos.
Puntos importantes que debe comprender sobre la reunión de nivel 10
A continuación se exponen los elementos cruciales que debe conocer sobre la reunión de nivel 10:
Frecuencia
Las reuniones en el Nivel 10 se programan normalmente una vez a la semana. Gracias a este calendario predecible, el equipo directivo puede mantener una cadencia y un ritmo en sus procesos de comunicación y toma de decisiones. Las reuniones semanales permiten al equipo mantenerse informado de los acontecimientos, debatir problemas o dificultades y realizar las modificaciones necesarias para mantener el rumbo de la empresa.
La frecuencia desempeña un papel importante en las reuniones de nivel 10, por ejemplo:
- Los miembros del equipo son responsables de sus compromisos y avances porque se celebran reuniones periódicas. Facilita la pronta finalización de tareas y objetivos al fomentar el sentido de urgencia.
- La reunión de Nivel 10 ofrece un entorno especializado para localizar y solucionar problemas. Los equipos que se reúnen con frecuencia pueden abordar los problemas a medida que surgen, evitar que empeoren y mantener sus prioridades en línea.
- El equipo puede mantener la alineación con las metas y objetivos de la empresa mediante reuniones semanales.
- Las reuniones periódicas animan al equipo directivo a colaborar y comunicarse eficazmente. Permiten compartir información, opiniones y puntos de vista, mejorando la toma de decisiones y la resolución de problemas.
La duración es importante
La duración de una reunión de Nivel 10 es esencial para preservar su eficacia, concentración y eficiencia. Garantiza que el equipo respete los límites de tiempo de los participantes al tiempo que se tratan los temas pertinentes, se toman decisiones rápidas y se mantiene la responsabilidad. Se controla diseñando un diagrama de Gant que facilite la gestión del tiempo a todos los participantes.
Se anima al equipo a priorizar y tratar las cuestiones urgentes lo antes posible en un breve plazo de tiempo. En lugar de aplazar las decisiones cruciales hasta reuniones posteriores, se fomenta la sensación de urgencia y se estimula la toma de decisiones.
El periodo ajustado anima al equipo a priorizar y ocuparse de los asuntos urgentes lo antes posible. Fomenta la sensación de urgencia y favorece la toma de decisiones en lugar de retrasar las decisiones importantes hasta sesiones posteriores.
Respeta las obligaciones de tiempo de los participantes haciendo que la reunión sea breve. Reconoce que el tiempo de todos es valioso y trabaja para maximizar la eficacia de la reunión minimizando las interferencias con sus trabajos habituales.
Nota importante:
También puede utilizar herramientas como Instagantt, ya que pueden ayudarle a crear un diagrama de Gantt en línea con todos los detalles que necesite.
Asistentes y sus funciones
Los participantes asumen ciertas responsabilidades para garantizar que las reuniones sean fructíferas y tengan éxito. Es importante señalar que las funciones específicas y los títulos pueden cambiar dependiendo de la organización y su estructura.
El facilitador preside la reunión, controla el flujo del tiempo y se asegura de que se siga el orden del día. Se asegura de que todos tengan la oportunidad de hablar y de que la reunión se desarrolle según lo previsto.
- El propietario o el ejecutivo de mayor rango de la empresa suele ser el visionario o el líder. Sus responsabilidades incluyen dar instrucciones, establecer la visión y los objetivos y tomar decisiones tácticas.
- El integrador suele encargarse de llevar a cabo la visión y el plan establecidos por el visionario/líder. Apoya la alineación del equipo, garantiza la responsabilidad y supervisa las operaciones empresariales diarias.
Los miembros del equipo participan en las reuniones compartiendo información actualizada, describiendo los avances, planteando problemas y contribuyendo a las conversaciones sobre cómo resolverlos.
Los miembros del equipo contribuyen a las reuniones ofreciendo información actualizada, describiendo los avances, planteando problemas y participando en los debates para resolverlos.
La agenda es lo más importante
El orden del día orienta la reunión, definiendo de forma organizada los temas y asuntos que se van a tratar. Ayuda a mantener la organización, la atención y la eficacia de la reunión.
A cada punto del orden del día se le asigna una franja horaria según el orden del día. Esto favorece una gestión eficaz del tiempo y garantiza que los debates no se alarguen.
Un orden del día establece un marco claro para la reunión al enumerar los temas que se tratarán y en qué orden. Los participantes pueden seguir el desarrollo de la reunión y anticipar su turno de palabra gracias a la claridad y coherencia de esta estructura.
Los puntos de acción o las decisiones que deben tomarse figuran con frecuencia en el orden del día. Designa a determinadas personas como responsables de estas tareas. Esto fomenta la rendición de cuentas y garantiza que las conclusiones de la reunión se pongan en práctica o sean objeto de seguimiento.
Los participantes pueden utilizar el orden del día como guía para preparar la reunión. Les permite recopilar datos, informes o información pertinentes sobre los puntos del orden del día. El orden del día fomenta la participación activa y los debates informados durante la reunión al proporcionar esta información de antemano.
Cuadros de mando
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) o las medidas que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización suelen conformar los cuadros de mando en la Reunión de Nivel 10.
- Los cuadros de mando ofrecen un enfoque práctico para medir la eficacia de diversas operaciones empresariales. Se centran en las medidas más importantes que muestran el avance hacia los objetivos estratégicos y el éxito general de la empresa.
- El uso de cuadros de mando dentro de una organización ayuda a establecer la responsabilidad. Ofrecen una base para evaluar el rendimiento individual y del equipo definiendo y supervisando parámetros esenciales.
Se espera que los miembros del equipo informen sobre sus tarjetas de puntuación individuales en la Reunión de Nivel 10, proporcionando actualizaciones, discutiendo su progreso y abordando cualquier problema o bloqueo. Esto fomenta un sentido de responsabilidad por los resultados.
Los cuadros de mando ofrecen información útil que ayuda a la organización a tomar decisiones. Permiten a los directivos calibrar cómo afectarán sus decisiones a importantes indicadores de rendimiento y medir la eficacia de los distintos planes de acción.
Los cuadros de mando garantizan la coordinación entre las distintas divisiones y funciones de la organización. Los equipos pueden ver el rendimiento de los demás durante la Reunión de Nivel 10 y comprender la relación de su trabajo con los objetivos generales de la empresa intercambiando y debatiendo los cuadros de mando.
Lista de problemas
La lista de cuestiones sirve de punto de referencia para registrar y hacer un seguimiento de todas las cuestiones y problemas que deben resolverse durante la reunión. Mediante un diagrama de Gantt, el equipo puede identificar los trabajos cruciales y clasificarlos según su importancia y urgencia.
Se insta a los miembros del equipo a que anoten cualquier problema, reto o preocupación que encuentren a lo largo de la semana. Los objetivos de la organización, las iniciativas, las tareas, el personal o cualquier otro componente del funcionamiento de la empresa pueden ser objeto de estos problemas.
El equipo evalúa el estado de los temas abordados previamente en posteriores Reuniones de Nivel 10 para hacer un seguimiento de los avances y decidir si es necesario adoptar medidas adicionales. Cuando un tema se resuelve, puede tacharse de la lista para mostrar que se ha resuelto con éxito y dejar espacio para futuros temas.
El equipo elabora un plan de acción tras decidir cómo tratar cada asunto. En él se describen con precisión las tareas, los plazos y demás información necesaria para llevar a buen término la solución. El plan de acción ayuda a medir los progresos y a garantizar la responsabilidad.
Debate y resolución de problemas
Abordar los problemas y dificultades a los que se enfrenta la organización es el objetivo de la fase de debate y resolución de problemas en una reunión de Nivel 10. En esta fase, los miembros del equipo debaten libremente los problemas y colaboran para desarrollar soluciones.
- Cada miembro del equipo de liderazgo presenta sus tres principales preocupaciones o prioridades al comienzo de la reunión. Estos problemas pueden ser cualquier cosa que requiera atención, desde dificultades operativas hasta decisiones estratégicas.
- Tras enumerar todos los temas, el equipo decide cuál es el más prioritario. Evalúan la importancia y urgencia de cada asunto antes de decidir cuáles se debatirán en la reunión.
- El grupo mantiene conversaciones abiertas sobre los temas elegidos de forma productiva.
- Una vez debatidos a fondo los problemas, el equipo se centra en la resolución de los mismos.
- Una vez resueltos los problemas, el equipo identifica acciones o tareas específicas para aplicar las soluciones.
Rendición de cuentas
La rendición de cuentas de la Reunión de Nivel 10 fomenta una cultura de responsabilidad, apertura y acción. Garantiza que las personas se dediquen a su trabajo, que se supervisen los progresos y que se solucionen los problemas, lo que en última instancia acerca al equipo y a la organización a sus objetivos.
Cada Reunión de Nivel 10 concluye con el establecimiento por parte de los participantes de objetivos específicos, próximos pasos y fechas de entrega para la semana siguiente. Cada miembro del equipo se compromete a realizar una tarea determinada y es responsable de terminarla en un plazo predeterminado.
La Reunión de Nivel 10 garantiza el mantenimiento de la responsabilidad en toda la organización abordando los problemas abiertamente, designando a los responsables de resolverlos y supervisando su progreso.
Observaciones finales:
La reunión de Nivel 10 es un tipo particular de reunión del EOS que se esfuerza por mejorar la responsabilidad organizativa, la resolución de problemas y la comunicación.
