Si quieres terminar un proyecto a tiempo, es muy importante que lo planifiques bien. Intenta dividir el proyecto en partes, para que no se te escape ningún detalle importante mientras trabajas en él. A esto se le llama gestión de proyectos, en la que diriges un equipo para completar un proyecto específico centrándote en todos y cada uno de los aspectos del proyecto.
Con la ayuda de los diagramas de Gantt, podrá hacer un seguimiento de su progreso a lo largo del proyecto y de cómo lo han hecho hasta ahora los miembros de su equipo.
Instagantt es una de las mejores herramientas para ayudarte con la gestión de proyectos. Puedes utilizar sus diferentes características únicas para obtener ayuda en cualquier momento.
Competencias necesarias para la gestión de proyectos
¿Qué hay que hacer para completar un proyecto en cualquier momento sin estropear las cosas? Sólo la gestión de proyectos puede ayudarle en este caso, y para ello a continuación se exponen las habilidades que serían necesarias para completar un proyecto con éxito:
- Un plan estratégico para la resolución de problemas
La primera y más importante habilidad que se necesita para gestionar un proyecto es elaborar un plan estratégico. Podrá ejecutar el plan para asegurarse de que todos los miembros de su equipo están de acuerdo y podrá terminar el proyecto a tiempo. ¿Y si algo se tuerce mientras trabaja en un proyecto? Cuando elabore planes estratégicos, mencione también la posibilidad de que se produzcan algunos errores y situaciones difíciles a las que pueda enfrentarse y mencione también las soluciones.
Por lo tanto, sería prudente crear un plan estratégico antes de lanzarse a trabajar en su proyecto o seleccionar a los miembros del equipo. Debes tener un plan adecuado en papel como documento para que no se te escape ninguna parte más adelante.
- Capacidad de liderazgo
La gestión de proyectos requerirá un jefe de proyecto que vigile a todos si están trabajando o no. Es importante elegir a una persona que tenga buenas dotes de liderazgo y experiencia para dirigir un equipo.
- Comunicación en tiempo real
¿Cómo se comunicarán todos entre sí mientras trabajan en el mismo proyecto? Si tiene miembros del equipo que no van a estar presentes en la oficina, entonces debe pensar en otra forma. La comunicación es el núcleo de la gestión de proyectos, porque todos deben hablar y compartir las dificultades a las que se enfrentan.
Por lo tanto, tienes que trabajar y encontrar una plataforma en la que todos puedan compartir sus opiniones sobre el proyecto. Si alguien se encuentra en una situación en la que está atascado en una parte específica del proyecto, podrá compartirlo.
- Gestión de equipos
Es una habilidad muy importante y uno de los principales componentes de una estrategia de gestión de proyectos. El proyecto sólo se completa a tiempo cuando todos los miembros trabajan y dan lo mejor de sí mismos para completar sus tareas. El gestor de proyectos dirigirá al equipo y se asegurará de que todo vaya por buen camino.
- Gestión del tiempo
Si todos completan y entregan sus tareas a tiempo, sólo entonces podrá pasar a la siguiente fase de un proyecto concreto. Ahora bien, ¿cómo sabrá que todo el mundo entrega sus tareas a tiempo? No puede vigilar a todo el mundo en todo momento. En esta situación, los diagramas de Gantt le ayudarán.
Cada vez que alguien envía sus tareas, se muestra en los diagramas de Gantt, y se le notificará quién ha estado trabajando bien y quién necesita un pequeño empujón.
5 ejemplos reales de gestión de proyectos
Ya hemos hablado de algunas habilidades de gestión de proyectos muy importantes, pero ¿funciona realmente esta estrategia de gestión de proyectos? A continuación le presentamos 5 ejemplos reales de gestión de proyectos que seguramente le ayudarán a comprender la importancia y las ventajas de utilizar este método para completar sus proyectos en el futuro:
Realizar un proyecto de renovación
Si va a realizar un proyecto de renovación, ¿cuál será su primer paso? En primer lugar, debe elaborar un plan para el proyecto de renovación, cómo tomará las riendas y cómo dirigirá a los miembros de su equipo. A continuación se indican los pasos que debe dar uno a uno si no quiere perderse ningún detalle importante antes de completar su proyecto de renovación:
- En primer lugar, necesitará un plano del edificio que va a renovar para comprender la estructura y realizar todos los cambios necesarios que darán al edificio un aspecto y un ambiente totalmente nuevos.
- Una vez que los planos de la reforma estén listos, tendrá que conseguir que se aprueben las solicitudes de permisos para poder contratar a subcontratistas que comiencen las obras.
- Cuando empiecen las obras, hay que hacer un presupuesto y prestar atención a los precios y a los materiales de aprovisionamiento.
- Establece un horario para que todos completen su trabajo a tiempo, y debes controlar si todos están haciendo su trabajo o no.
- Debe emitir los pagos una vez compruebe que las tareas se han completado.
Recaudar fondos para una ONG
Recaudar fondos para una causa noble es una buena acción, pero ¿cómo vas a recaudar fondos para una ONG con la que trabajas? Bueno, organizarás una recaudación de fondos para poder recaudar a través de ella tantos fondos como puedas. He aquí un plan de gestión de proyectos paso a paso para recaudar fondos a través de una campaña de captación de fondos.
- Debes escribir los objetivos y el propósito de tu recaudación de fondos, así como la cantidad de fondos que quieres recaudar con esa recaudación en concreto.
- Haz una lista de tareas, utiliza herramientas de recaudación de fondos para agilizar el proceso, envía invitaciones y ve sumando la cantidad que consigas recaudar para que, al final, tengas una cifra concreta.
- Haz una lista de tareas, envía invitaciones y ve sumando la cantidad recaudada para que al final tengas una cifra concreta.
Diseñar un sitio web
Es muy importante que elabore un plan de gestión de proyectos adecuado antes de empezar a diseñar un sitio web. Estos son los pasos que debes seguir para crear el plan de diseño de un sitio web:
- Si está trabajando en el diseño de un sitio web relacionado con las TI, mencione todos y cada uno de los detalles que su cliente le ha dicho que añada al diseño del sitio web.
- Ahora elija a las personas que formarán parte de su equipo para trabajar en el proyecto del sitio web.
- Divida todo el proceso en trozos y tareas para que todos puedan trabajar en ellos y completarlos sin encontrar ninguna dificultad.
- Debe vigilar a todos los miembros de su equipo para que completen y entreguen su tarea a tiempo. Es importante que mantengas una buena comunicación con los miembros de tu equipo para que, si algo va mal, todos estén ahí para arreglarlo.
Crear un plan de trabajo a distancia
Tener un entorno de trabajo a distancia funciona para la mayoría de las empresas. Por lo tanto, si usted es responsable de hacer un plan de gestión de proyectos que su cliente puede implementar para sus planes de trabajo a distancia, entonces aquí están los pasos que debe tomar:
- Haz un presupuesto y menciona el gasto de comprar un software de colaboración que la empresa necesitará para mantener a todo el mundo en la misma plataforma.
- Anote el dinero que la empresa tendrá que gastar para instalar oficinas en casa para sus trabajadores y cuánto se ahorrará por no instalar un lugar de trabajo.
- Elabore planes de gestión de proyectos para que los empleados sepan cómo van a trabajar en un proyecto concreto.
- La selección de un gestor de proyectos será importante para que la empresa para la que está realizando todo el plan de gestión de proyectos pueda vigilar a los empleados.
- Ahora la empresa sólo tiene que aplicar ese plan y analizar el éxito del mismo.
Plan de marketing empresarial
Sin marketing, ningún negocio puede florecer y, por lo tanto, debe elaborar un plan de marketing adecuado para su empresa si quiere que tenga éxito.
- En primer lugar, debe mencionar los detalles de la empresa para la que está elaborando todo el plan de marketing y decidir a qué escala desea promocionar la empresa. ¿Quiere hacer el marketing a escala mundial o prefiere mantenerlo a escala local?
- Ahora elabore un presupuesto y asegúrese de que, mientras ejecuta el plan de marketing, no debe gastar más del presupuesto decidido.
- Es el momento de contratar a un equipo que promocione la empresa en diferentes canales.
- Ahora ponga en marcha el plan de marketing, pero asegúrese de no ponerlo en práctica todo a la vez. Intente dar pasos de bebé y compruebe cómo está funcionando el marketing hasta el momento. ¿Su empresa está consiguiendo fama y la atención del público o no?
- Todos los miembros del equipo deben comunicar y mencionar si el plan de marketing está funcionando o si es necesario introducir algunos cambios en él.
Palabras finales:
Como hemos comentado, las habilidades que se necesitarían para implementar cualquier plan de gestión de proyectos sobre su proyecto. Además, también hemos mencionado algunos ejemplos que le ayudarán a comprender la importancia y los beneficios de la gestión de proyectos. ¿Por qué sigue perdiendo el tiempo? Es hora de empezar a elaborar un plan adecuado e implementarlo en su próximo proyecto para que pueda completarlo con éxito y a tiempo.
