Si hablamos de las aplicaciones de Microsoft, nos están facilitando mucho e influyen enormemente en la vida de estudiantes, empresarios e incluso tenderos corrientes. Excel también es una de esas maravillosas herramientas que podemos utilizar para distintos fines, ya pertenezcamos al ámbito educativo, al del transporte, al médico o a algún campo del software. Solemos utilizar MS Excel para registrar eventos, analizarlos y concluir resultados a partir de los datos dados. Preparamos una hoja de Excel para guardar los datos de las notas de los estudiantes en una asignatura diferente y, a continuación, obtenemos el resultado final del primer trimestre, del segundo trimestre, etc. A veces resulta complicado comparar las notas de los estudiantes con las de los demás. A veces resulta difícil comparar los resultados de los trimestres y hacer un seguimiento del progreso.

Puedes ponértelo fácil a ti y a la persona con la que quieras discutir el informe de progreso del alumno elaborando un gráfico en Excel. Para ello, debes saber cómo hacer un gráfico en Excel y organizar tu análisis de forma estética y fácil de entender.

Una guía completa sobre cómo hacer un gráfico en Excel

Para una comprensión completa de cómo hacer un gráfico en Excel, es necesario entender correctamente lo que es un gráfico, si es lo mismo que los gráficos, qué pasos seguir al hacerlo, cómo se puede hacer que sea estético y legible, y para qué fines se puede utilizar en su vida diaria. En este artículo, vamos a cubrir todos estos aspectos del gráfico en Excel.

¿Qué es un gráfico en Excel?

Un gráfico representa los datos que has dispuesto en las columnas o filas de las hojas de Excel en forma de barras, pasteles o líneas. Al aprender cómo hacer un gráfico en Excel, es necesario comprender la diferencia entre un gráfico y una tabla para evitar cualquier inconveniente al tratar los datos. El gráfico es más preciso y ayuda a organizar los datos en bruto en columnas y filas y luego presentarlos en forma de gráfico, y los datos deben estar en valores numéricos, mientras que los cuadros son de alguna manera diferente y más simple que los gráficos. Los gráficos ilustran estéticamente determinados segmentos de información de algunos momentos aleatorios.

¿Cómo hacer un gráfico en Excel?

Si no estás lo suficientemente familiarizado con Excel y no sabes utilizar sus plantillas, necesitas aprender sobre ellas. Una de sus bonitas plantillas es hacer gráficos ordenando los datos en columnas y filas de las hojas de Excel. Los siguientes pasos te ayudarán a aprender cómo hacer un gráfico en excel y utilizarlo para diferentes propósitos.

Introduzca sus datos en la hoja Excel

El primer paso consiste en introducir tus datos en columnas clasificándolos como columnas A, B, C y D, o más, según tu necesidad y tipo de datos. Puedes introducir tus datos manualmente en las columnas o utilizar datos de otras aplicaciones o herramientas de investigación directamente en la hoja de Excel. Debes asegurarte de que los datos que introduces son relevantes y tienen una relación como el componente "x" con "y" para que tu gráfico pueda presentar los datos correctamente. Supongamos que estás introduciendo en la columna A los meses en los que el instituto realizó los exámenes; en las columnas B, C, D, y así sucesivamente, estás introduciendo las notas de las asignaturas.

Seleccione e inserte el tipo de gráfico correspondiente.

Después de colocar u organizar los datos en columnas, debe buscar los tipos de gráficos adecuados en la barra de menús. Encontrará una opción diferente para insertar gráficos para organizar sus datos en una ilustración gráfica. La opción de gráfico la encontrarás ahí.

- Gráficos de barras

- Gráfico lineal

- Gráfico de columnas

- Gráfico circular

- Gráfico combinado

- Gráfico disperso

- Gráfico de área, etc.

Depende de los datos que utilices y de lo que quieras mostrar al espectador al hacer este gráfico. El gráfico debe ser visualmente agradable y contener la información adecuada. La mejor opción para presentar los datos a través del gráfico es utilizar un gráfico de barras o gráficos combinados para múltiples tipos de datos.

Combina las columnas y las filas cambiando.

A continuación, es el momento de hacer el gráfico más estético y claro cambiando las columnas o filas para que el eje x y el eje y sean visibles. De lo contrario, los datos que estás representando a través del gráfico se colapsarán con las columnas o filas detrás y no darán un aspecto factible y legible. Para cambiar las filas y columnas, puedes seleccionar el gráfico que has hecho haciendo clic con el botón derecho en el gráfico, haciendo clic en seleccionar datos y eligiendo cambiar filas o columnas. Ahora, puedes ver el eje x y el eje y del gráfico ya que este paso ha definido claramente qué tipo de datos llevarán los ejes x e y.

Dale a tu gráfico un loo estético añadiendo colores y diseño.

El diseño automático del gráfico no siempre es adecuado a efectos de visibilidad, por lo que deberá cambiarlo en función de sus necesidades de presentación. Puedes elegir la disposición más adecuada para tu gráfico haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y eligiendo la disposición en el diseño del gráfico. Te ayudará a decidir cómo quieres que se vea tu gráfico, qué información quieres añadir para el lector y qué formato. También puedes elegir el color que prefieras para presentar un contraste claro de los datos teniendo en cuenta la necesidad y los requisitos estéticos. Los colores deben ser llamativos y relevantes para los datos que has presentado en forma de gráfico.

Realice los ajustes necesarios para que el gráfico tenga el tamaño adecuado.

Puede aumentar o disminuir el tamaño del gráfico de forma colectiva o tratar los componentes de un gráfico como líneas o barras. No es necesario ampliar el gráfico colectivamente, pero puede introducir cambios selectivos en el tamaño de los componentes del gráfico. Haga clic con el botón derecho en el gráfico, vaya al menú de inicio y elija el tipo de fuente, el color, el estilo, el tamaño del cuadro de texto, etc.

Compruebe su gráfico para evitar errores.

Cuando hayas terminado de hacer gráficos, es el momento de revisar los datos que has introducido y hacer un gráfico. Ten en cuenta el color, el tamaño y el tipo de gráfico que elijas.

Añade teclas a tu gráfico.

No olvides añadir claves al gráfico, como qué color has utilizado para representar cada dato. Te ayudará a dejar las cosas claras para el lector, que entenderá mejor el gráfico.

Pon el título de tu gráfico en la hoja.

La parte más importante y divertida de aprender a hacer un gráfico es añadir el título de tu gráfico que añade un tono para que el lector o espectador lo entienda claramente. En la parte frontal vertical del gráfico, puedes añadir el cuadro de texto de tamaño adecuado haciendo clic en insertar y luego en el título del gráfico. Normalmente, el título del gráfico aparece por sí mismo dependiendo de la versión de Excel que estés utilizando. 

Exporta o guarda tu gráfico.

Ya has hecho el gráfico con los datos que tenías y ahora es el momento de guardarlo para utilizarlo en el futuro o presentarlo a tus alumnos, compañeros o clientes. Para ello, haz clic en la opción de archivo de la barra de menús para guardar el archivo completo o guardarlo sólo como imagen para utilizarlo en una presentación de Word o PowerPoint. Para guardarlo como imagen, haz clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y, a continuación, haz clic en la opción de guardarlo como imagen. Guárdalo como imagen poniendo el nombre correspondiente en el cuadro de diálogo.

Consejos para mejorar su visibilidad

Cuando se aprende a hacer un gráfico en Excel, también hay que buscar trucos para mejorar su visibilidad para el lector o espectador.

1- Elige el tipo de gráfico que mejor presente tus datos

Deben observar los datos que están poniendo en las columnas o filas de la hoja excel y comprobar su requerimiento. Buscan el tipo de gráficos que pueden representarlo para que el lector no necesita leer la información en el mundo pero entiende el gráfico.

2- No lo hagas complejo.

El gráfico debe ser sencillo, para que no tengas que añadir términos complejos y efectos en los gráficos que lo hagan complejo, y sólo tú puedas entenderlo.

3- Utilice una combinación de colores estética.

El gráfico debe tener un aspecto estético que puedas aportar utilizando un diseño y unos colores perfectos. Elige colores y diseños llamativos en lugar de ser más creativo cuando no tienes suficientes ideas. Por lo tanto, ser sencillo es bueno.

4- No olvides etiquetar los datos de tu gráfico.

También debes etiquetarlo con los términos que estás presentando a través de él y también establecer el título para indicar lo que estás dispuesto a representar a través de este gráfico.

Aplicaciones de hacer un gráfico en Excel

Cuando inviertes tu tiempo en aprender cómo hacer un gráfico en excel, debes conocer sus aplicaciones. Entonces, el gráfico está en excel.

- Ayuda a organizar los datos de forma sencilla.

- Ayuda a comparar dos parámetros diferentes

- Ayuda a captar la atención del espectador

- Ayuda a seguir el progreso

Conclusión

Es necesario entender la necesidad de un gráfico antes de ir a aprender cómo hacer un gráfico en Excel, y que le daría un empujón para sumergirse en la profundidad de tratar los datos estéticamente. Si necesitas crear un Diagrama de Gantt usando Excel, sólo tienes que ir a nuestra Plantilla Gratuita de Diagrama de Gantt para Excel