¿Cómo priorizar proyectos paso a paso?

Antes de empezar a trabajar en el proyecto asignado, tienes que saber priorizar los proyectos paso a paso y elaborar un plan estratégico para completarlos. No importa lo pequeño o grande que sea el proyecto que vayas a tratar, lo que importa es que sea un proyecto exitoso y ejemplar en tu carrera. 

Así pues, antes de hacer las cosas en la práctica, es necesario preparar un plano o proyecto, como hacemos para construir un enorme edificio de varios pisos. 

Cuando se aprende a priorizar proyectos paso a paso, se cogen las cosas más importantes que hay que hacer a tiempo y se dejan las que hacen perder el tiempo en la papelera. 

¿Cómo priorizar proyectos paso a paso?

Es inútil hacer trabajo directo prácticamente en su proyecto porque usted no sabe lo que quiere obtener de este proyecto y qué paso va a hacer durante este tiempo. Por eso, aquí tienes la guía adecuada para que tu proyecto tenga éxito aprendiendo a priorizar proyectos paso a paso.

En primer lugar, debe reconocer el objetivo de su proyecto.

Cualquier cosa que quieras conseguir en tu vida puede ser un ejemplo de proyecto si lo consideras importante. Así que, incluso siendo estudiante, tienes que aprender a priorizar proyectos paso a paso, y el primer paso y el más importante es reconocer tus objetivos. 

• Los objetivos reflejan tus metas y los productos que quieres obtener al final del proyecto. 
• Por lo tanto, si gestionas un proyecto profesional como gestor de proyectos, tienes que reunirte con el responsable de la pila y conocer los objetivos que hay detrás de este proyecto.

Aprender a priorizar proyectos paso a paso te ayuda a reconocer los objetivos del proyecto que seguramente te llevarán a un proceso posterior despejando tu mente de obstáculos. Cuando no se sabe lo que se busca, basta con un edificio o una obra maestra para presentar una entidad empresarial. 

Haz una declaración de misión personal y oficial.

Cuando hayas repasado los objetivos del proyecto, sabrás las metas que tienes que alcanzar al final del mismo. Puedes transformar este anteproyecto en una declaración de misión escrita que refleje el objetivo de este proyecto para potenciar la empresa o la organización para la que trabajas. 

Por lo tanto, es necesario aprender a priorizar proyectos paso a paso y hacer tu declaración de misión personal y tu declaración de misión profesional. Te ayudará a decidir la dirección de tu trabajo y a mantenerlo en el buen camino sin distracciones. 

Conozca la lista de tareas que usted y su equipo deben realizar. 

Después de fijar tu objetivo y hacer tu declaración de misión personal y profesional, tienes un mapa mental claro sobre el proyecto. Ahora tiene que preparar una lista de tareas pendientes con las tareas que usted y su equipo realizarán durante la realización del proyecto. Esta lista de tareas presenta las tareas de trabajo diarias que asignará a los miembros de su equipo y las actualizaciones diarias, semanales y mensuales. 

• Supongamos que, al tratarse de una organización educativa, realizará diferentes tareas para un directivo, como desarrollar estrategias para controlar el flujo de nuevas admisiones, desarrollar mecanismos de prueba para mejorar las capacidades de los alumnos y capacitarlos mediante la enseñanza de habilidades de liderazgo. 
• No puedes poner todas estas cosas en el mismo bol, ya que son ingredientes de platos diferentes. Lo único que tienes que hacer es enumerar las tareas que vas a realizar y luego planificarlas.

No es fácil completar un proyecto con éxito sin aprender a priorizar proyectos paso a paso, porque actúan como el peldaño de la escalera que te lleva a tu destino. No sólo actúan como una escalera, sino que tú decides este destino también sabiendo cómo priorizar proyectos paso a paso. 

Divida sus tareas en cuatro cuadrantes

Para llegar a su destino, ha elaborado una lista de tareas para usted y los miembros de su equipo. No olvides que la lista de tareas para los miembros de tu equipo puede tener algunas tareas comunes y otras diferentes. 

Después de aprender a priorizar proyectos paso a paso, conocerá mejor el valor de las tareas que ha incluido en su lista de tareas pendientes. Puedes priorizar las tareas de diferentes maneras, ya sea numerando las tareas de 1,2, 3, etc. o A, B, C, etc. Este método está bastante bien si se trata de la tarea de un día, pero no para todo un proyecto. Este método está muy bien si se trata de la tarea de un día, pero no para todo un proyecto. Así que hay que encontrar una forma profesional de organizar las cosas según su valor e importancia para el proyecto. 

Para ello, debe seguir los cuatro cuadrantes que se enumeran en el libro de Franklin Covey "Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz". Estos cuadrantes te ayudarán a gestionar tu tiempo de forma eficaz gestionando a tiempo las tareas más importantes y urgentes. 

1. Lo más importante y lo más urgente

El primer cuadrante de la gestión del tiempo es para las tareas que son urgentes e importantes. Tienes que centrar estas tareas en el tiempo y la prioridad. Si pone en peligro estas tareas, sufrirá mucho. La mayoría de estas tareas son urgentes y requieren una atención inmediata. Aquí hay que ser más proactivo para hacer frente a la emergencia y soportar la presión tomando la decisión correcta a tiempo. 

2. Importante pero no urgente 

Este cuadrante pertenece a la segunda categoría, pero deberíamos preferir vivir en él, ya que afecta a todos los demás cuadrantes. Este cuadrante nos ayuda a mantenernos proactivos, desarrollando estrategias de futuro trabajando continuamente en tareas importantes que pueden ser beneficiosas para el futuro. Este cuadrante nos mantiene proactivos, ya que sabemos que podemos necesitar más dinero para el proyecto, por lo que desarrollamos estrategias financieras para satisfacer necesidades futuras. 

3. Urgente pero no importante 

El tercer cuadrante guarda las tareas que tenemos que hacer aunque sepamos que no son importantes, pero tenemos que hacerlas a tiempo, como hacer una llamada de recordatorio al cliente para que se dé cuenta de que estás pendiente de todo. A veces, es necesario mantener los trámites en tu prioridad. 

4. No es urgente ni importante 

El último es la papelera de tu lista de tareas. Este cuadrante te ayuda a decir extraer las cosas que no son importantes ni urgentes según el escenario temporal, como atender llamadas de números desconocidos, usar las redes sociales cuando estás en el trabajo o escuchar las noticias en la televisión. Estas cosas no siempre son importantes y urgentes en tu lista de tareas, y puedes excluirlas si tienes cosas más importantes que hacer. 

Coge tu gran roca de tareas 

Cuando aprendes a priorizar proyectos paso a paso, sabes cuáles son las grandes rocas para llegar a tu destino que debes tratar con prioridad. Después de organizar las cosas en cuatro cuadrantes, puedes extraer mejor las grandes rocas para apuntar a tu objetivo. Extraerlos y empezar a trabajar en ellos para lograr a tiempo para hacer el proyecto un ejemplo práctico real. 

No olvide programar todo el mes elaborando un diagrama de Gantt. 

No basta con organizar las tareas en función de su valor, sino que hay que programar todo el mes para decidir cuándo se van a realizar. Así que, como gestor de proyectos, elabora un diagrama de Gantt para ti y los miembros de tu equipo. 

El diagrama de Gantt le ayudará a hacer un seguimiento de su rendimiento y el de su equipo, tanto si ha trabajado en consecuencia como si se ha desviado. Tras analizar el diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento del rendimiento mensual de tu equipo, encontrar las áreas en las que tienen carencias y trabajar en ellas adecuadamente.

Sigue sacando la basura de tu lugar de trabajo: Di no a las cosas sin importancia.

Un paso adicional que debe conocer cuando aprenda a priorizar proyectos paso a paso es llevar siempre consigo una papelera. Según la demanda de trabajo y de tiempo, tienes que aprender a decir no a las tareas menos importantes o sin importancia, por mucho que alguien te obligue. 

Supongamos que tienes una reunión urgente con tu jefe, pero tus amigos o compañeros también te piden quedar. Tienes que comparar el valor de ambas reuniones y decir claramente que no a la menos importante.  

No olvide hacer un seguimiento del plazo.

También es necesario hacer un seguimiento del plazo comparándolo con la fecha y la hora. Los plazos son útiles para recordarte cuándo terminarás el proyecto y qué resultados obtendrás hasta ese momento. 

Conclusión 

Es necesario aprender a priorizar proyectos paso a paso para construir tu carrera como gestor de proyectos y ganarte la confianza de tu cliente para poder trabajar en más proyectos en el futuro.