20 competencias clave para la gestión de proyectos

Aproximadamente, cada país del mundo está observando el bloqueo y se supone que debemos realizar nuestras tareas desde casa en lugar de oficinas e institutos. Por lo tanto, tenemos que mostrar un comportamiento más proactivo para superar esta patética situación y comprender nuestras funciones y responsabilidades. 

La gestión de proyectos no es una tarea fácil como suele parecer a la gente. La mayoría de nosotros pensamos que un gestor de proyectos sólo tiene que dar órdenes a los empleados que trabajan bajo su supervisión y exigir los resultados. Es un concepto erróneo. ¿Se ha imaginado alguna vez que si le pide al software que haga su trabajo, sin darle ninguna instrucción o dándole instrucciones equivocadas, le dará el resultado correcto? Nunca, jamás. 

Como gestor de proyectos, debes ser ante todo muy responsable. Después, dar las instrucciones adecuadas a los miembros de tu equipo si quieres obtener el resultado deseado. Según las condiciones, tenemos que trabajar en nuestras habilidades de gestión de proyectos de forma inteligente. 

La gestión de proyectos es un trabajo fácil cuando aprendes a gestionar tus tareas y a llevar su registro para trazar tu nivel de realización laboral. Así pues, aquí tienes 20 Habilidades Clave para la Gestión de Proyectos que deberías tener en cuenta y utilizar inteligentemente para conseguir logros notables incluso durante esta pandemia, porque no hay que detenerse, sino seguir adelante.

Lista de 20 habilidades clave para la gestión de proyectos:

A continuación se presenta la lista de Lista de 20 habilidades clave para la gestión de proyectos.

1. Conocimiento de la política de la empresa

Si te acaban de contratar en una empresa u organización, no conoces sus condiciones y políticas. Usted no sabe cuál es el lema detrás de la gestión de esta empresa y qué estilo hace el dueño de esta empresa le gusta adoptar para crear un ambiente productivo con sus empleados mientras se trabaja. Esto nunca va a su favor si usted no trata de aprender y desenterrar la información menor acerca de las políticas de la empresa.

Debe pedir al propietario de la empresa o a su secretaría personal que le proporcione un documento escrito en el que se definan con todo detalle las políticas de la empresa. Así podrá encontrar la dirección adecuada para trabajar en el proyecto de esa empresa en concreto. 

2. Tener la declaración de misión personal y de la empresa 

La segunda cosa más importante que debe tener en cuenta al aceptar una propuesta de gestión de proyectos para tener acceso a la declaración de misión de la empresa. La mayoría de las empresas han escrito su declaración de objetivos de forma muy clara y audaz, probablemente en la entrada de su propiedad, pero algunas siguen teniéndola sólo en sus documentos. 

Debes ir a buscarla y leerla detenidamente. Comprenda las palabras escritas en la página, en la pared, en el lino o en una pantalla digital, capte el significado que hay detrás de las palabras y hable con el propietario sobre cuál es el propósito de esta declaración de misión. Creará un buen impacto y te ayudará a hacer tu declaración de misión personal para completar el proyecto con éxito incluso durante esta pandemia. 

Escribe claramente tu declaración de misión en una hoja y pégala en la pared de la mesa de tu lugar de trabajo para que esté visible como recordatorio. Te ayudará a ceñirte a tu objetivo y a hacer lo necesario para conseguirlo.

3. Establece tus objetivos de acuerdo con la misión de la empresa

Ha llegado el momento de empezar a trabajar profesionalmente. Fija tus objetivos en relación con la declaración de objetivos de la empresa. Puedes escribir tus objetivos a grandes rasgos en una página y definir las estrategias para alcanzarlos. Tu objetivo puede hacer que el proyecto sea un éxito al 100%, pero tienes que definir las estrategias que definan cuantitativamente el éxito hacia tu objetivo. 

4. Desarrollar un plan a grandes rasgos antes de la ejecución

Antes de seguir adelante con la ejecución práctica de su plan de proyecto, celebre una reunión visual con todos los miembros del equipo y el propietario de la empresa y tenga en cuenta sus sugerencias. Hay posibilidades de obtener una sugerencia máxima y más eficaz. Define el deber o el papel de cada miembro del equipo y discútelo individualmente con ellos.

• Usted es responsable de que su equipo conozca su papel y sus responsabilidades y de despejar todas las ambigüedades que sientan. 
• Mantenga una conversación sana con sus colegas y discuta el plan con ellos, ya pertenezca al tiempo de programación o a la gestión de riesgos.
• Mantén alta tu imaginación imaginando los problemas a los que tú y tu equipo podéis enfrentaros durante la realización del proyecto. 

Si prevé los problemas que pueden aparecer durante la realización del proyecto, también encontrará las soluciones. Por lo tanto, es necesario planificar los pasos para alcanzar el objetivo de tu proyecto. Te hace entender en qué pared debes poner la escalera para conseguirlo en lugar de apoyarte en la pared equivocada. Sin un plan, malgastas tu energía en hacer cosas que no son necesarias y resultan inútiles. Por tanto, elabora un plan eficaz antes de empezar un proyecto.

5. Trabaja en las cosas que están en tu círculo de control

Durante esta situación pandémica, no debes pensar en esta condición crítica, estar en trauma, o entrar en pánico de pensar en cosas equivocadas y negativas que no puedes controlar, sino malgastar energía pensando en esas circunstancias. Deberías pensar en las cosas que puedes controlar y alinearlas de mejor manera.  

Debe saber cómo alcanzar su objetivo incluso durante esta situación de pandemia quedándose en casa. Haga una lista de las cosas que usted y su equipo pueden hacer poniendo toda su energía eficazmente en el lugar donde puede obtener resultados fructíferos. Promueve estos pensamientos en tu equipo y haz que sean independientes de las circunstancias, darán lo mejor de sí mismos sea cual sea la patética condición. 

6. Mejorar la comunicación mediante el uso de la tecnología

Como se discutió anteriormente, no estamos en nuestro trabajo de rutina como todos los días asistimos a nuestras oficinas y realizar nuestras tareas en la forma de un equipo físicamente. La mayoría de la gente está trabajando ya que no es posible para todos hacer aparecer físicamente y tener una multitud a su alrededor. Aparece una situación difícil, que la forma en que su equipo de trabajo eficaz y cómo va a realizar un seguimiento de su rendimiento. 

• Estás entrenado para comunicarte con tus compañeros de equipo mediante reuniones físicas, pero ahora puedes llenar este vacío con reuniones virtuales. 
• La tecnología ha facilitado el acceso a los miembros de su equipo en un minuto y la posibilidad de debatir como antes en reuniones físicas. 
• Puedes comunicar tus ideas y tu visión desarrollando sólidas habilidades de comunicación. Puedes hacerlo elaborando diapositivas, pronunciando un discurso o celebrando una sesión de debate.

Puedes hacer llamadas, videollamadas, desarrollar hojas de cálculo en línea u hojas Excel, desarrollar un sistema de asistencia en línea, y muchas otras formas existen para involucrar a tu equipo y tener una comunicación sana para llenar los vacíos. 

Puedes compartir los planes en forma de documentos de Google en diferentes aplicaciones y sitios web y pedir a los miembros de tu equipo que lo visiten, aunque puedes comprobar quién ha seguido tus instrucciones y quién las está descuidando viendo la opción de vistas.

7. Capacite a su equipo

No podemos permanecer dependientes de las circunstancias, esperar a que pase lo que va a pasar, y si será a nuestro favor. Estos pensamientos paralizan nuestra capacidad de pensar. Haz de tu equipo una piedra digna y preciosa que tenga demanda y un alto valor. Haz que los miembros de tu equipo tengan un carácter fuerte que refleje honestidad, trabajo duro y constancia.

Mantén a tu equipo en contacto contigo utilizando aplicaciones de redes sociales como Whatsapp, Facebook y telegram, etc. Todo tu éxito depende de tu equipo y éste debe tener más confianza en sí mismo y ser más independiente, permitiéndole tomar decisiones inmediatas siempre que sea necesario, dándole confianza en sí mismo. Seguro que funcionará y trabajarán con ganas en el proyecto, pero no a la fuerza.  

Seguro que necesitas añadir esta habilidad en la Lista de 20 Habilidades Clave para la Gestión de Proyectos.

8. Gestión del tiempo para cumplir un plazo

Todo está organizado en el universo y sigue un tiempo específico como lo hacen el sol y la luna, que nunca se saltan su horario. Nosotros también debemos seguir esta ley natural. Puede ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos a tiempo y a seguir adelante para conseguir más. Por lo tanto, haz un calendario de tus horas de trabajo y las de tu equipo. 

Si quieres terminar tu tarea a tiempo, tienes que organizar tu tiempo según la importancia y la urgencia de la tarea. En primer lugar, coge un papel y escribe las tareas que vas a hacer en una semana determinada. Destaca las grandes piedras entre la lista de tareas. Así comprenderás mejor qué tarea es más importante y requiere nuestra atención continua.

Ahora dibuja cuatro cuadrantes en la página y nómbralos como

• Q1 este cuadrante se fija para las tareas que son importantes y urgentes. Estas tareas requieren su atención inmediata y deben completarse antes de la fecha límite. Por ejemplo, si el dueño de la empresa ha convocado una reunión, usted asistirá puntualmente, ya que también es urgente e importante. 
• Q2 este cuadrante se fija para las tareas que son más importantes pero que no necesitan completarse urgentemente. Pero son importantes para alcanzar el objetivo elevado de mantener la reputación de la empresa y mantener alto su nombre entre el público. Se trata de objetivos a largo plazo.
• Q3 en este cuadrante podemos poner las tareas que son urgentes pero no importantes, como si estás trabajando en una oficina, ocupándote de un documento importante y tu teléfono está sonando continuamente, necesita tu atención inmediatamente, no es importante según la naturaleza de tu trabajo pero es urgente ya que puede tratarse de alguna emergencia o algo por el estilo.
• Q4 este cuadrante pertenece a las actividades que no son importantes y tampoco urgentes. Estas actividades no requieren tu atención, pero te hacen perder un tiempo precioso. Si estás libre y crees que no hay nada que hacer, puedes seguir adelante con este tipo de actividades en busca de entretenimiento. Por ejemplo, ver la televisión de forma intensiva, utilizar aplicaciones de redes sociales o jugar en el teléfono. 

9. Evaluación y gestión de riesgos 

No hacemos nada perfecto, nos enfrentamos a varios riesgos durante un proyecto. Estos riesgos pueden ser financieros, sanitarios, de crédito, de mercado o de otro tipo. Ahora, lo que hay que hacer como gestor de proyectos. Un buen gestor de proyectos identifica primero el riesgo, su naturaleza y su nivel, y luego lo evalúa en función de distintos parámetros. Puede estar relacionado con las finanzas de la empresa, su reputación o la salud de los trabajadores. 

Un gestor necesita saber qué está ocurriendo durante el trabajo, si estamos a la altura de las exigencias del mercado, si mantenemos nuestro presupuesto dentro de los límites, si los miembros del equipo que trabajan en las fábricas están seguros y disfrutan de su trabajo. Todas estas cuestiones requieren su atención, si siente algo alarmante, debe identificarlo, evaluarlo y tomar las medidas necesarias para afrontar y gestionar el riesgo inicialmente para evitar más molestias o pérdidas. 

10. Manténgase motivado y siga motivando a su equipo

Otra habilidad de un gestor de proyectos es la automotivación, que le mantiene animado mientras hace su trabajo de buena gana en lugar de tomárselo como una carga. Cuando se inicia un nuevo proyecto, hay que tener la energía y la motivación necesarias para llevarlo a la cima del éxito. Para mantenerte motivado, debes recordar tu motivo, no dejarte llevar por el pánico, encontrar formas de pensar fuera de la caja y mantener tu mente en un estado relajado. 

Si estás motivado, tienes el encanto de motivar a los miembros de tu equipo modelando una actitud positiva, manteniendo la coherencia en todo momento y conservando una enorme sonrisa en la cara. Estas cosas importan mucho, ya que, por naturaleza y psicología humanas, adoptamos las cosas que vemos, no las que oímos. Así que sé un ejemplo de motivación para tu equipo, ellos lo admirarán y adoptarán también este comportamiento. Pero si entras en pánico y muestras un comportamiento agotado, lo observarás también en los miembros de tu equipo. 

Es una de las habilidades más importantes cuando se trata de Lista de 20 habilidades clave para la gestión de proyectos en 2024:

11. Conviértete en un jugador de equipo 

Para que tu proyecto tenga éxito, tienes que ser un buen jugador de equipo. Busca los antecedentes de los miembros de tu equipo si eres nuevo, y trabaja en las habilidades que les faltan sin que se note. Forma parte de tu equipo, siente sus emociones y dales un respiro cuando lo deseen. 

Un buen equipo se forma cuando sus miembros comparten el problema al que se enfrentan y todo el equipo se pone de acuerdo para encontrar la solución. Mantén las puertas abiertas para que los miembros del equipo se pongan en contacto contigo, compartan los problemas a los que se enfrentan durante el trabajo, tómate en serio sus sugerencias y no olvides admirarlas y agradecerlas si te parecen útiles.

Le ayudará a aumentar su energía y se esforzarán más por encontrar mejores formas de que el proyecto de la empresa tenga éxito. No olvide celebrar los pequeños logros, ya que fomentan la automotivación y dan una sensación de integridad que lleva a desarrollar un fuerte vínculo y confianza entre usted y los miembros de su equipo. 

12. Realizar estudios de mercado 

Las empresas han adaptado su estilo de trabajo y han dado un nuevo ejemplo de éxito incluso durante esta situación pandémica. Algunos países han levantado su economía incluso durante estos días patéticos tomando el camino de las innovaciones e introduciendo cosas nuevas para atraer al público demostrando que es ventajoso para ellos. 

Debes hacer una investigación detallada en el mercado y en Internet sobre empresas famosas y de buena reputación y averiguar las razones de su éxito y reputación. No copies a otros, simplemente toma una idea y ejecuta tu plan para poner un nuevo ejemplo en el mercado. Un buen gestor de proyectos vigila de cerca la investigación, hace un análisis profundo del mercado y lleva un registro en forma de informe analítico o ficha.

Le ayudará a tomar la decisión correcta para que su proyecto se ajuste al presupuesto y tenga éxito pronto.

13. Prestar apoyo a su equipo cuando sea necesario

La gestión es la columna vertebral de un equipo de trabajo. Los gestores de proyectos no tienen que realizar una tarea especial, sino que se les contrata para que elaboren un plan y lo ejecuten entre los miembros del equipo, proporcionándoles un fuerte apoyo al equipo que está trabajando en diferentes tareas para lograr un objetivo específico. 

Es igual que nuestro cerebro, ya que da instrucciones a cada parte del cuerpo y cada parte realiza su tarea según el requisito seleccionado por el cerebro. Es nuestro cerebro el que nos alerta de los riesgos, el que nos pide que realicemos acciones voluntarias o involuntarias. Lo mismo ocurre con la gestión del rechazo, hay que trabajar con coordinación para mantener el equilibrio entre los miembros del equipo con su trabajo evitando que se agoten.

14. Gestionar el presupuesto del proyecto

Durante la planificación del proyecto, el propietario de la empresa, el director general, el director financiero de la empresa y el director del proyecto fijan una estimación del presupuesto del proyecto que no debe traspasar el límite, ya que puede resultar problemático para la situación financiera de la empresa. Este presupuesto financiero estimado se fija teniendo en cuenta los gastos de visita a la obra, material de construcción, transporte, o contratación de un nuevo equipo para un nuevo proyecto, etc. No deberías perderte esta habilidad de la Lista de 20 Habilidades Clave para la Gestión de Proyectos en 2024.

Un gestor de proyectos es responsable de llevar un registro de cada actividad, coste por actividad y pruebas escritas por la persona responsable. Para mantener el presupuesto del proyecto dentro de unos límites, se reúne con el responsable financiero y le hace sugerencias.

15. Fomentar una cultura de escucha empática

Si eres una persona que cree en hablar, hablar y hablar siempre, pero no escuchas a los demás. Los miembros de su equipo dudarán en compartir el error que han cometido, lo ocultarán y, por tanto, demostrarán que el sistema es un fracaso. Pero si se reúne individualmente con los miembros de su equipo, éstos preferirán discutir los fallos y ambigüedades en lugar de ocultárselos, lo que les dará la oportunidad de tratar los errores y corregirlos en el momento oportuno. 

• Fomente la escucha empática, sea paciente y limítese a escuchar a la persona que quiere compartir algo, no la juzgue ni dé rápidamente sus opiniones. 
• Haz una pausa y demuéstrale a esa persona que sientes sus emociones y comprendes lo que ha dicho, y luego comparte tus sugerencias.

 Fomentará una cultura saludable para evitar los riesgos del agotamiento y la pérdida de eficacia en el trabajo que, en última instancia, conducen al fracaso.

16. Llevar un registro del cumplimiento de los objetivos

Debes llevar un registro de la realización de tareas tuyas y de tu equipo. Puedes calcularlo presentándolo en un gráfico y trazando una línea de comparación para comprobar hacia dónde va tu proyecto, hacia arriba o hacia abajo. Encontrarás las áreas en las que debes trabajar con más atención. Te ayuda a encontrar tus grandes rocas y tus objetivos más importantes y te muestra el camino para alcanzarlos.

17. Gestionar el estrés 

Además de tus obligaciones oficiales, tu vida personal, tu cuerpo y tu mente también requieren tu atención. Deberías dedicarte tiempo a ti mismo y a tu familia, ya que te ayuda a liberarte del estrés laboral y te mantiene fresco y motivado para alcanzar tus objetivos.

18. Sé un líder, no un jefe

Si quieres conseguir los máximos y maravillosos resultados de tu proyecto, necesitas ser un líder para mostrar la dirección correcta a los miembros de tu equipo que son buenos de ellos y convencerles de que estás haciendo esto por su bienestar, y entonces te estás comportando como un líder ya que tu equipo observará que estás haciendo lo máximo por ellos. Pero si muestras una actitud mandona, no les gustarás y harán los actos que te molesten.

19. Capacidad para redactar informes

Debe desarrollar su capacidad de redacción. Debe ser capaz de redactar un informe eficaz y fácilmente comprensible utilizando una buena gramática inglesa y fórmulas matemáticas y analíticas para representar el informe de éxito.

20. Celebra tus logros personales y los de tu equipo

Cuando haya completado el proyecto con éxito, debe celebrarlo con su equipo celebrando una reunión, ya sea visual o física, compartiendo el recorrido del equipo por el proyecto y agradeciéndoselo.

Reflexiones finales:

Así pues, ésta era una Lista completa de 20 Habilidades Clave para la Gestión de Proyectos en 2024. Tienes que seguir estas habilidades si quieres llegar a ser un buen gestor de proyectos en el futuro.