Todo lo que necesita saber sobre Qué es RAID en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos parece fácil pero no lo es ya que un gestor necesita ser proactivo, debe tener un fin en mente, tener una organización en todo ya sean tareas o el lugar de trabajo, y reflejar el trabajo en equipo. Manteniéndose organizado y planificado, aún así, puede enfrentarse a problemas durante el proyecto, necesita saber qué es RAID en la gestión de proyectos y cómo utilizarlo de forma competente.

Una introducción detallada a qué es RAID en la gestión de proyectos

Antes de sumergirnos en profundidad, necesitamos una introducción clara y detallada del término RAID, que suena extraño. RAID no es un término, sino un grupo de términos diferentes que trabajan en equipo para mostrarnos el camino correcto cuando nos enfrentamos a problemas inesperados. RAID es una colección de palabras Riesgos, Suposiciones, Problemas y Dependencias.

Cuando planificamos el proyecto, pensamos que es perfecto y que el proyecto se desarrollará sin problemas, pero lo más probable es que no sea así. Durante la ejecución de un proyecto, éste se enfrenta a problemas que un gestor de proyectos puede asumir si reflexiona en profundidad y los destaca como futuros riesgos para el proyecto.

Así pues, podemos llamar a estos problemas riesgos del proyecto. Utilizando el registro RAID, podemos minimizar estos riesgos o controlarlos a tiempo mediante un seguimiento regular. Para entender qué es RAID en la gestión de proyectos, echemos un vistazo a cada miembro del grupo RAID.

1. Riesgos

La primera parte del RAID es el "Riesgo". Los gestores de proyectos trabajan para identificar los riesgos a los que pueden enfrentarse durante el proyecto. Para identificar los riesgos durante la gestión del proyecto, los gestores deben contar con la confianza de sus equipos, ya que pueden ayudar a identificar el riesgo y también compartir la solución si se realiza una lluvia de ideas.

2. Acciones

La "A" de RAID se refiere al plan de acción que un director de proyecto prepara con su equipo. En este paso, un gestor de proyectos decide junto con su equipo la distribución de tareas para cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo sabe cuál es su tarea para superar el riesgo. Los jefes de proyecto conocen muy bien a cada miembro de su equipo y sus habilidades, por lo que les asignan la tarea en la que pueden dar lo mejor de sí mismos.

3. Cuestiones

Al aprender todo sobre lo que es RAID en la gestión de proyectos, también hará una lluvia de ideas sobre los problemas junto con su equipo. Al hacer esto, el proyecto que está discutiendo las dificultades pasadas que usted y sus equipos se enfrentaron en proyectos anteriores. Utilizando el registro RAID, reflexionarás sobre todo el proceso de identificación de las dificultades que crearon los problemas, lo que hicieron los miembros del equipo para resolverlos y cuánto tiempo les llevó.

4. Dependencias o decisiones

La "D" de RAID es la última parte esencial que puede corresponder a dependencias o decisiones. Cuando se trabaja en un proyecto, distintos miembros del equipo colaboran para realizar diferentes tareas. Algunas tareas dependen unas de otras y es muy necesario coordinarse con el equipo siguiendo un calendario concreto. Para ello, los jefes de proyecto elaboran diagramas de Gantt para su equipo, de modo que puedan conocer la frecuencia de sus tareas por semana y mes.

En el caso de la toma de decisiones, el director del proyecto se lo plantea al equipo en confianza y valora sus opiniones. Considera sus palabras e incluso las acepta codificándolas como la decisión final del proyecto para resolver los problemas y eliminar los riesgos. Lleva un registro de la toma de decisiones elaborando documentos y mencionando el nombre de los miembros del equipo para poder utilizarlos en el futuro.

¿Cómo ayuda RAID a los gestores de proyectos?

Como RAID es un término nuevo para muchos gestores de proyectos y piensan que es sólo una pérdida de tiempo que es un concepto erróneo. Para quitarte esos conceptos de la cabeza, aquí tienes la guía para que sepas cómo el registro RAID puede ayudarte a gestionar los riesgos del proyecto colaborando con tu equipo.

Los gestores pueden catalogar rápidamente la información

Lo que más me gusta de RAID es la catalogación de la información importante. Como el gestor de proyectos implica a su equipo reuniendo a todo el mundo en una única plataforma, recopila toda la información importante en una página central muy rápidamente. Es el mejor en la lluvia de ideas y tiene una solución para cada riesgo previsto. Así, puede sacudirse el problema rápidamente, ya que lo ha decidido antes de tiempo.

Los directivos también planifican el futuro

Con el registro RAID, los gestores no sólo trabajan en los proyectos actuales, sino que también documentan los riesgos futuros y sus soluciones. Un gestor de proyectos profesional, cualificado y con experiencia no descuida a su equipo, sino que tiene en cuenta sus ideas y añade reformas. Documenta los riesgos previstos y sus soluciones representadas por los miembros de su equipo. Como los proyectos de una empresa tienen el mismo origen y tema, los riesgos y soluciones del presente pueden ser útiles para el futuro.

El registro RAID ahorra tiempo al gestor

El registro RAID proporciona plantillas para gestionar los riesgos del proyecto, por lo que la RIAD ahorra tiempo al gestor del proyecto. Pueden invertir ese tiempo en otras tareas importantes.

El gestor toma el control de los datos inmediatamente

Cuando se trabaja en el registro RAID, se está tomando el control del mismo al preparar el registro que se puede mostrar a las partes interesadas cuando surja la necesidad. El registro RAID permite a los gestores de proyectos acceder inmediatamente a los datos que busca para problemas concretos.

Los directivos pueden comunicar claramente

Como los gestores de proyectos trabajan en RAID de forma proactiva y creen en el trabajo en equipo, hacen que su equipo participe en todas las decisiones. Comunican todas las perspectivas a su equipo, explicando los riesgos previstos y sus soluciones. Cuando todos los miembros del equipo saben lo que van a hacer y cuándo, todo resulta más fácil y se consigue a tiempo.

¿Cuál puede ser la parte de RAID?

Cuando esté dispuesto a saber todo sobre qué es RAID en la gestión de proyectos, entonces debe tener una idea de lo que debe formar parte de un RAID. Puede haber algunas partes de entrada y algunas partes de autor o mantenedor del proyecto. Mientras revisas el registro RAID, debes hacer lo siguiente parte de este proceso para tu facilidad y éxito en la identificación de riesgos, orientación de soluciones y mantener un registro de todos estos eventos.

- Partes interesadas

- El proceso de evaluación de riesgos y el equipo

- Documentación

- El Director General de la empresa

- Equipo del proyecto

- Jefe de proyecto

¿Qué hay que hacer para preparar el RAID en la gestión de proyectos?

Como en este artículo, estamos discutiendo todos los aspectos que lo que es RAID en la gestión de proyectos por lo que, debemos saber cómo podemos realizar o prepararlo. A continuación se presentan algunos pasos importantes que un gestor de proyectos debe seguir.

Convocar una reunión de auditoría

En primer lugar, cuando inicies el RAID de tu proyecto, deberás planificar una reunión y convocar a todos los participantes en el proyecto, ya sean miembros del equipo o partes interesadas. Hay que informarles del orden del día de la reunión para que sepan lo que se va a debatir en ella. De este modo, les estarás preparando para realizar una lluvia de ideas antes de la reunión.

Identificar los riesgos previstos con su gravedad

Ahora, reúna a todo el mundo en la pizarra para mantener un cálido debate y permita que cada uno comparta su opinión abiertamente. Ten las agallas de soportar algunos pellizcos que puedan formar parte del proceso de identificación de riesgos y ayudar al seguimiento de los mismos. Inicie el debate con una cálida bienvenida y siga avanzando recogiendo las opiniones de cada miembro. Exponga claramente todos los aspectos del proyecto a las partes interesadas para que puedan hacerse una idea de lo que va a hacer.

Implicar al equipo del proyecto asignándole tareas específicas

El equipo de un gestor de proyectos es su ejército, con el que intenta vencer los riesgos y hacer del proyecto un proceso fluido. Por tanto, identifica las habilidades de tu equipo, asígnales la tarea que corresponda y no dejes de motivarles.

Localización de los riesgos previstos

A continuación, siéntate con él una y otra vez y sigue hablando de los riesgos previstos y de los lugares donde pueden producirse. De este modo, conocerás su localización y podrás atacarlos cuando intenten dañar tu proyecto.

No olvides documentar el registro RAID

Por último, no olvide preparar los documentos para el registro RAID. Tendrás acceso inmediato a los puntos de encuentro, los catálogos de información y sus soluciones.

RAID puede ser un reto para usted a veces, ¿cómo?

Mientras trabajaba sobre qué es RAID en la gestión de proyectos, llegué a conocer algunos retos que son los siguientes.

- A veces se produce un desbordamiento de información

- A veces, RAID proporciona menos información demostrando el desorden

- Debe actualizarla regularmente

- Cuestiones de tiempo para la gestión de riesgos

Conclusión

Como gestor de proyectos, debe saber cómo catalogar los riesgos y gestionarlos de forma proactiva. Debe saber qué es RAID en la gestión de proyectos y cómo puede utilizarlo eficazmente para controlar los riesgos que dificultan la ejecución de un proyecto.