Todo lo que necesita saber sobre Qué es la cartografía de las partes interesadas

Antes de empezar a aprender qué es la cartografía de las partes interesadas, debemos saber quiénes son esas partes. Las personas más importantes para la existencia de una empresa o que han invertido en ella son las partes interesadas. A la hora de realizar el mapeo de las partes interesadas, la definición de éstas debe formar parte de este aprendizaje para comprender su impacto en la empresa. 

Las partes interesadas son las personas que influyen en gran medida en el proyecto y en el equipo que trabaja en él. Son las partes interesadas que deciden las condiciones, el presupuesto y los plazos del proyecto, que pueden ser un gestor, un inversor o el director general. 

¿Qué es el mapeo de las partes interesadas?

Del mismo modo que el mapa de la tierra nos ayuda a encontrar el camino utilizando las direcciones correctas, aprender sobre el mapeo de las partes interesadas le ayudará a encontrar a la parte interesada adecuada. El proceso de mapeo de las partes interesadas incluye métodos para encontrarlas en relación con la naturaleza del proyecto. 

El mapeo de las partes interesadas visualiza el proceso del proyecto que va a seguir y los resultados esperados. Las partes interesadas del proyecto pueden ser una o varias que influyen directamente en los resultados del proyecto y en el nivel de interés. El mapeo de las partes interesadas es un proceso importante que requiere una gran atención y un sabio poder de decisión. 

Las partes interesadas de un proyecto pueden ser directores de proyecto, inversores de cualquier otra organización o personas que lanzan directamente el producto. Para entender qué es el mapeo de las partes interesadas, debes buscar a propósito un procedimiento manual o recurrir a un software que trabaje por ti. El gestor del proyecto es el responsable de trazar el mapa de las partes interesadas tras observar los parámetros importantes. 

Categorías de partes interesadas

Cuando se está planeando el lanzamiento de un producto o se quiere trabajar en algún proyecto importante para llevar a cabo reformas o algo muy ilusionante, se necesita apoyo. La fuerza necesaria puede ser financiera o de asesoramiento, o influyente. Así que, dependiendo de la naturaleza del proyecto, el mapeo de las partes interesadas requiere diferentes métodos de mapeo. Puedes elegir dos tipos de partes interesadas:

Interlocutores internos 

Las partes interesadas son influyentes, ya que suelen ser los propios miembros del equipo de la organización que gestionarán el proyecto con sus competencias profesionales. Entre las partes interesadas internas también debe figurar el inversor, que suele ser el CEO de la empresa u organización, mientras que otras personas realizan trabajos diferentes. Entre las partes interesadas internas se encuentran los gestores del proyecto, los diseñadores, el CEO y el propietario. 

Partes interesadas externas

Por otro lado, el proyecto también influye en algunas otras personas para que supongan para las que su empresa fabrica los productos o realiza este proyecto. Las partes interesadas externas también pueden formar parte del equipo de su empresa durante algún tiempo y ayudarle a alcanzar el objetivo de su proyecto. 

Comprensión del procedimiento crítico de mapeo de las partes interesadas  

Lo mejor que aprenderás durante la comprensión es el mapeo de las partes interesadas, que consiste en elegir a las personas adecuadas para el propósito adecuado. Puedes elegir a las personas para tu proyecto teniendo en cuenta las siguientes categorías. 

Tipo de producto 

Cuando se planifica el lanzamiento de un producto, es necesario buscar diferentes partes interesadas en función del tipo de producto. El tipo de producto define las partes interesadas a las que hay que asignar diferentes funciones. Las partes interesadas pueden pertenecer a diferentes grupos, incluso los consumidores o usuarios son las partes interesadas. Otros tipos de partes interesadas son los ejecutores, los comercializadores, los inversores y los proveedores.

Objetivos de mercado 

Cuando se buscan las tácticas para penetrar perfectamente en el mercado, hay que buscar algún grupo especial de partes interesadas. Así, para penetrar en el mercado, los mejores grupos de interés son los clientes y los minoristas.

Inicio del proyecto 

No es posible que todos los propietarios tengan las aptitudes necesarias para dirigir un proyecto, pero deben incluir a algunas personas influyentes en su equipo. Entre los grupos de interesados que inician el proyecto pueden figurar los gestores del proyecto, los inversores, los desarrolladores o los diseñadores. 

¿Qué pasos hay que seguir para elaborar un mapa de las partes interesadas?

Cuando hayas comprendido qué es el mapeo de las partes interesadas y cómo desempeña un papel importante en todos los aspectos de la gestión del proyecto, deberás centrarte en la forma de dirigir este mapeo. 

El proceso de mapeo de las partes interesadas incluye la identificación de las partes interesadas potenciales, el análisis y la categorización de las partes interesadas que conducen a la priorización. Estos pasos ayudan al gestor a elegir las mejores partes interesadas para su proyecto y a dirigirlo en la dirección correcta. 

Identificación de posibles partes interesadas 

En el mundo de los negocios, las entidades empresariales lanzan diferentes proyectos. Algunos proyectos son fáciles de poner en marcha y no necesitan asistencia especial, y el equipo interno puede gestionarlos con eficacia. Pero a veces, la naturaleza y el nivel del proyecto son demasiado complejos para que un gestor de proyectos tenga que pensar en diferentes aspectos y formar un nuevo equipo con personas externas.

Al examinar los objetivos del proyecto, el director de proyecto busca las partes interesadas adecuadas para obtener los resultados esperados. 

Análisis de las partes interesadas 

El segundo paso del mapeo de las partes interesadas consiste en averiguar su potencial para comprobar si sus capacidades o necesidades se ajustan al proyecto o no. El análisis de las partes interesadas le ayudará a seleccionar a las más adecuadas y a decidir su compatibilidad con el proyecto. Al realizar el análisis, podrá comprobar si puede mantenerlos comprometidos o no. Este paso del mapeo de las partes interesadas también le permite conocer el grado de influencia de las partes interesadas en su proyecto. 

Categorización de las partes interesadas 

El siguiente paso es muy importante, ya que se crean grupos de partes interesadas en función de sus funciones y propósitos en el proyecto. Los profesionales utilizan cuatro cuadrantes para clasificar a las partes interesadas a lo largo de los ejes X e Y. En estos cuatro cuadrantes podrás clasificar a las partes interesadas en el grupo adecuado. En estos cuatro cuadrantes podrás clasificar a los interesados en el grupo adecuado. 

Puede clasificar a los interesados de menor a mayor influencia de abajo a arriba. También muestra el nivel de interés moviéndose de izquierda a derecha de menor a mayor interés. Este paso está interrelacionado con el segundo, ya que pondrás los nombres de las partes interesadas consultando la lista de partes interesadas que has elaborado tras el análisis. 

Priorización de las partes interesadas 

Tras el segundo y el tercer paso, tendrás mucho más clara la importancia y la necesidad de las partes interesadas para tu proyecto. Después de categorizar a las partes interesadas, podrá priorizarlas en consecuencia. Puedes elegir el mejor momento para situar a la parte interesada relevante en el mapa de tu proyecto, y es muy alentador para que un proyecto tenga éxito. 

Comunicación con las partes interesadas

La última parte, pero la más importante, del mapeo de las partes interesadas es la comunicación con ellas. Una vez definidas las categorías de las partes interesadas, debe buscar la comunicación adecuada para mantener su compromiso. Utilizando los distintos medios, puede comunicarse con las partes interesadas pertinentes para escuchar lo que quieren y lo que no quieren. Lo mejor es comunicarse con las partes interesadas al principio para evitar problemas graves. 

¿Qué ventajas aporta el mapeo de las partes interesadas a un gestor de proyectos?

Como gestor de proyectos, tendrá que enfrentarse a diferentes obstáculos y deberá gestionarlos entreteniendo a las partes interesadas. Después de repasar todo lo que necesita saber sobre qué es el mapeo de las partes interesadas, comprenderá su importancia para un gestor de proyectos. A continuación se enumeran algunas de las ventajas más destacadas del mapeo de las partes interesadas.

Identificar el nivel de influencia de la persona.

Cuando un gestor de proyectos planifica un proyecto, necesita un equipo que le ayude y un mercado objetivo para vender el producto que va a fabricar tras la finalización de este proyecto. Los gestores de proyectos pueden clasificar a las partes interesadas tras definir sus funciones y propósitos para el proyecto.  

Buscar abundantes recursos. 

No es fácil para un director de proyecto averiguar los recursos que él o su equipo utilizarán durante el proyecto. El método de mapeo de las partes interesadas ayudará al gestor del proyecto a buscar recursos pródigos conociendo sus necesidades y deseos. 

Elaboración de un plan adecuado 

Como se ha definido anteriormente, los clientes y usuarios también son partes interesadas de un proyecto. Por tanto, al preparar los productos durante la realización de su proyecto, debe comprender las necesidades de las partes interesadas. Te ayudará a desarrollar un plan para que puedas diseñar el producto a la perfección. 

Se centra en la persona que puede obtener el máximo beneficio 

Los pasos de priorización del mapeo de las partes interesadas ayudan a clasificarlas según su nivel de influencia e interés. Esto ayudará al gestor del proyecto a captar a las partes interesadas con los máximos beneficios. 

Mejora de la comunicación 

El mapeo de las partes interesadas mejora la comunicación con las partes interesadas pertinentes, ya que el gestor del proyecto ha mapeado la ocasión en la que necesita comunicarse. Todo está previsto si se sigue el método de mapeo de las partes interesadas de la forma adecuada. 

Comprensión de las expectativas de las partes interesadas 

Sin un mapeo de las partes interesadas, no podrás comprender sus expectativas. Por eso, al invertir en un proyecto, hay que hacer un mapeo de las partes interesadas para saber a qué grupo pertenecen y cuáles son sus expectativas. 

Conclusión 

Es importante saberlo todo sobre lo que es el mapeo de las partes interesadas, para preparar los productos de acuerdo con las expectativas de las partes interesadas.