Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos y la planificación del éxito

Este tercero va a ser el socio en ese proyecto concreto. A la hora de aprender qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, hay que tener una idea de lo que se está hablando.

Cuando se piensa o se habla de qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, se trata de tratar con la tercera parte de manera que se convierta en parte de su proyecto. No se trata de tener un socio para el proyecto, sino de elegirlo después de pujar por diferentes ofertas y encontrar la mejor opción.

¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos?

¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos y por qué necesitamos aprender sobre ella para llevar a cabo un proyecto con éxito? La gestión de adquisiciones de proyectos consiste en desarrollar y mantener relaciones con terceros, como contratistas, proveedores y vendedores.

Los jefes de proyecto son responsables de encontrar un proveedor bueno y competente. Al igual que contratan empleados, los directores de proyecto se comunican adecuadamente con los proveedores para comprar cosas necesarias para el proyecto.

Mediante las licitaciones, encuentran un buen socio para el proyecto, ya sea para la compra de servicios o de productos. Son responsables de elegir a los mejores socios y firmar contratos con ellos para todo el proyecto. Así, pasan a formar parte del proyecto al igual que el equipo, y un gestor de proyectos es responsable de desarrollar buenas relaciones y mantenerlas hasta que finalice el proyecto.

Todas las responsabilidades recaen sobre el hombro de un gestor de proyectos que no se limitará a captar un buen socio redactando una carta de propuesta para presentar su oferta. Los contratistas pujarán y, por mutuo acuerdo, firmarán un contrato en el que ambas partes se pondrán de acuerdo en algunos puntos adoptando un pensamiento win-win.

¿Cómo preceder la gestión de la contratación de un proyecto?

Ahora ya sabe qué es la contratación de proyectos y espera con impaciencia los pasos necesarios para llevarla a cabo. Así que aquí tienes una guía paso a paso para entender cómo se lleva a cabo la gestión de compras de un proyecto. Incluye cuatro procesos principales.

Para empezar, una planificación adecuada

La planificación es la clave del éxito, sea cual sea el nivel del proyecto que se esté iniciando. Todo pequeño proyecto necesita una planificación adecuada antes de su ejecución, ya que ahorra tiempo, recursos y dinero. Mediante la planificación, puedes gestionar tus cosas con éxito.

Cuando los gestores planifican, tienen en cuenta el presupuesto del proyecto y alistan las cosas en consecuencia. Los gestores de proyectos saben muy bien qué recursos necesitan para el proyecto y cuáles deben excluir de los que ya tienen. Por eso, al planificar el proyecto, tienen en cuenta los siguientes detalles.

- Los recursos que necesitan para la ejecución del proyecto.

- Cualidades del proveedor al que comprarán recursos

- Finalizar el presupuesto

- Aliste los requisitos del contrato

- Condiciones del contrato

- Términos jurídicos de su proyecto

- Plazos

Así pues, los responsables de compras de los proyectos deben ser mucho más proactivos y organizarse para que su proyecto tenga éxito.

Proceso de conducción

Después de la planificación viene la realización de la contratación, en la que el gestor busca ofertas de proveedores. Accede a las ofertas, se comunica con los proveedores y obtiene la mejor oferta. Cuando ambas partes, es decir, el proveedor y la organización, están de acuerdo, firman un contrato. Ambas partes comparten las condiciones del contrato y lo firman tras leerlo detenidamente. Es el momento en que el gestor finaliza el trato y realiza el pago por la compra de los productos.

Control y gestión de partes importantes

La planificación ya está hecha por su parte y ahora ha firmado el contrato. Ha llegado el momento de comprobar el buen funcionamiento y la calidad de los productos o servicios de los proveedores. En este proceso, debe asegurarse de que los servicios o productos funcionan perfectamente o no.

Siga comprobándolo hasta que finalice el proyecto. Durante este proceso, inspeccionará el proceso y los productos, controlará los pagos, comprobará el progreso del proyecto y actualizará los productos del proveedor.

Cerrar

El último proceso de la gestión de la contratación de este proyecto es el cierre, en el que el gestor del proyecto es responsable de poner fin a la asociación de forma adecuada. Tiene que liquidar todos los pagos y asuntos revisando el contrato. El gestor comprobará si el proveedor ha suministrado material de calidad o no. La firma del contrato, una vez revisado, es la prueba de que el proveedor ha suministrado exactamente lo que había declarado en el momento de firmarlo. 

¿Por qué hay que gestionar la contratación de proyectos?

¿Te estás preguntando por qué tienes que dedicarte a la gestión de adquisiciones de proyectos? Sí, la misma pregunta me puso de los nervios cuando empecé, pero luego encontré las razones.

Todas las empresas no pueden producir ni tenerlo todo.

Cuando una organización inicia un proyecto, necesita algunas materias primas o productos ya preparados. Por ejemplo, en el caso de los dispositivos electrónicos, las empresas encargan el montaje de PCB preparados, ya que no están especializadas en la fabricación de PCB y el montaje de PCB, por lo que prefieren encargar estos productos a las empresas de fabricación de PCB en lugar de fabricarlos en su lugar de trabajo.

Necesitan invertir una cantidad enorme para iniciar otro proyecto de fabricación de placas de circuito impreso y contratar a un nuevo equipo de ingenieros y diseñadores de placas de circuito impreso. Les resultará frenético gestionar dos proyectos bajo un mismo techo. Así que, aprendiendo qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, se toma la decisión correcta si se puede controlar.

Para ahorrar tiempo y dinero.

Cuando contrate a un equipo para la fabricación del producto que necesita para su proyecto, invertirá mucho dinero. Por eso, es mejor comprar productos a otras empresas o proveedores recurriendo al método de gestión de compras de proyectos.

Incluso puede trabajar con poca mano de obra.

Es obvio cuando se mejora el trabajo o se empieza un nuevo proyecto con el anterior. Necesitas más mano de obra. Si vas con la fabricación del producto que necesitas para completar tu proyecto, contratarás más mano de obra.

Pero si compra los productos a otra empresa, pagará sólo por ese producto en lugar de pagar por la mano de obra, comprar maquinaria, consumir energía y comprar materias primas. Así que hay que renunciar a este plan y optar por la gestión de compras por proyectos.

Para evitar cosas del círculo de no control.

Como tiene experiencia en su campo y cuenta con un equipo con las capacidades que necesita para su proyecto, no será una decisión inteligente iniciar otro proyecto para completar un proyecto anterior cuando no tiene el control de las cosas. Elegir la gestión de adquisiciones de proyectos le ayudará a evitar cosas que no están en su círculo de control.

¿Hasta qué punto deben ser proactivos los gestores de compras de los proyectos?

Un gestor de proyectos debe ser una persona perspicaz, proactiva y automotivada. Debe seguir buscando las mejores alternativas en lugar de perder tiempo y energía en la dirección equivocada.

- Asume la responsabilidad de iniciar la contratación del proyecto

- Deben tener un fin en mente antes de iniciar el proyecto

- Deben comunicarse bien

- Deben crear coordinación con las partes interesadas

- También deben influir en los vendedores

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de compras de proyectos?

Al investigar qué es la gestión de compras de proyectos, observará un montón de ventajas. Algunas de ellas son:

Riesgo bajo

Los jefes de proyecto deben ser mucho más activos y agudos al reunirse con los vendedores en el sentido del material de calidad de los productos que están comprando y también del contrato. Como este proceso está bien planificado y la organización conoce el coste, la calidad del producto y los servicios que prestará el proveedor, el riesgo de engaño es bajo.

Al tener un contrato escrito, también puedes asegurarte de que no haya nada en contra de las normas, términos y condiciones mencionados en el contrato tras el acuerdo mutuo.

Productos de alta calidad

No tiene por qué comprometer la calidad de los productos que compra al vendedor, ya que tiene la opción de negociar con los vendedores y elegir los productos de mejor calidad. El vendedor que elija depende de usted. Puede elegir el mejor y más reputado proveedor para comprar los productos y aumentar su confianza en su proyecto eligiendo un producto de alta calidad.

El coste del proyecto no supera los límites

Cuando eliges a un proveedor después de comunicarte con distintos vendedores, estás jugando sobre seguro, ya que vas a limitar el coste del proyecto. Comunicándose con el socio del proyecto, puede fijar el coste del producto al inicio del proyecto y mantenerlo bajo control.

Conclusión

Al explorar qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, descubrirá que es la mejor manera de encontrar un proveedor competente que trabaje en equipo y consiga que las cosas se hagan a tiempo y dentro del presupuesto. Para ganar un proyecto y que tenga éxito hasta el final, un gestor de proyectos tiene que ser muy proactivo y planificar su realización.