Todo lo que necesitas saber sobre ¿Qué es la herramienta de los 5 porqués?

Cuando sepa qué es la herramienta de los 5 porqués, conocerá sus ventajas y los componentes importantes para localizar el problema. Cuando sepa cuál es la causa raíz del problema, podrá buscar soluciones de forma eficaz. Tratar de resolver los problemas sin conocer la razón es como apuntar a algo en un profundo mar de oscuridad donde nada es visible. Por tanto, antes de buscar la solución, busque la causa del problema que le impide alcanzar su objetivo.

¿Qué son los 5 porqués?

¿Qué es la herramienta de los 5 porqués? Es como el faro que te ayuda a encontrar el camino conociendo los obstáculos y otras distracciones que hay en tu camino. Cuando trabajas en un proyecto, te enfrentas a diferentes tareas que pueden pertenecerte a ti o a los miembros de tu equipo.

 Los 5 porqués le permiten organizar su equipo, guiarlo, buscar el proceso para rastrear el problema y, a continuación, definir las estrategias para encontrar las soluciones. Si sientes que estás pasando por un problema diferente y buscando sus soluciones durante más tiempo, entonces debes buscar otra forma de aprender qué es la herramienta de los 5 porqués y cómo puede ayudarte a resolver los problemas.

No es fácil enfrentarse a los problemas, pero cuando aprendas qué es la herramienta 5 y por qué y empieces a utilizarla, encontrarás el camino porque conocerás las causas. La herramienta 5 y por qué consiste en hacerse preguntas sobre por qué se produce el problema, lo que significa que se intenta averiguar las causas profundas que impiden que desaparezca.

¿Cuándo hay que utilizar la herramienta de los 5 porqués?

¿Está pensando en cuándo debería aprender qué es la herramienta de los 5 porqués y cómo utilizarla para obtener los mejores resultados? Usted debe tener una idea acerca de las ocasiones en que tendrá que utilizar la herramienta de 5 porqués y el seguimiento de las causas fundamentales de los problemas que se están convirtiendo en un gran obstáculo en su camino hacia el éxito. Si cree que está pasando por las siguientes situaciones, debería saber qué es la herramienta de los 5 porqués.

Cuando se enfrenta a problemas complejos

Si te enfrentas a un problema complejo que no te permite buscar la siguiente tramitación de tu proyecto y no consigues salir de ellos ni siquiera después de esforzarte mucho, debes buscar los 5 porqués. A veces, usted está tratando de eliminar el problema, pero usted es incapaz de hacerlo y encontrar el tema demasiado complejo. Para estas cuestiones complejas, 5 porqués le ayudará a rastrear todo tipo de causa detrás de conseguir este problema.

Cuando su equipo necesita motivación

Normalmente, involucramos a nuestros equipos mientras trabajamos en un proyecto, especialmente cuando se trata de un proyecto comercialmente grande. Se necesita un equipo enorme, pero ¿piensa que sólo contratando al equipo puede completar el proyecto? No, ya que todos los miembros del equipo no son demasiado eficientes en el seguimiento de problemas mientras trabajan, pero es necesario buscar el tipo de problema y resolverlo a tiempo. Por lo tanto, si quiere motivar a su equipo para que pueda trabajar de forma independiente, debe explicarles qué es la herramienta de los 5 porqués y prepararlos para afrontar el problema.

Averiguar las causas profundas de problemas sencillos.

Muchas veces, no podemos encontrar la solución sólo por alguna pequeña negligencia o estilo de trabajo inteligente. Necesitamos mirar inteligentemente dentro de los problemas en vez de buscar las soluciones directamente. ¿Pensando en cómo buscar estas causas?

Sí, también puede rastrear las causas de problemas sencillos con sólo hacer una lluvia de ideas formulándose algunas preguntas a sí mismo y también a su equipo. Las preguntas deben pertenecer a una familia del tipo ¿por qué no ha alcanzado su objetivo? ¿Por qué no he podido llegar a tiempo? ¿Por qué su producto no está a la altura? Después de este brainstorming, seguro que encontrarás las causas raíz de múltiples problemas sencillos.

Para determinar los procesos que no son adecuados

Cuando busques los procesos adecuados para llegar a tu destino, puedes utilizar la herramienta de los 5 porqués. Esta herramienta le ayudará a determinar las partes del proceso que no son apropiadas y le distraen de su camino real. Los 5 porqués le ayudarán a conseguir ese punto de despiste y le permitirán llegar a su destino final.

Pasos para completar los 5 porqués

Cuando busque qué es la herramienta de los 5 porqués y cómo utilizarla, también necesitará los pasos orientativos para completar los 5 porqués. Los siguientes pasos le ayudarán gradualmente a tener clara su posición en cada proyecto.

Forme su equipo

En primer lugar, es necesario contar con un equipo que nos ayude a realizar las distintas tareas. Si repasamos los hábitos de liderazgo, nos daremos cuenta de la importancia del sinergismo y del trabajo en equipo. Según este fenómeno, 1+1=3 significa que si dos mentes buscan el mismo problema trabajando juntas, aportan más de dos soluciones.

Cuando formes un equipo, debes buscar la experiencia de sus miembros para asignarles las tareas correspondientes. Clasifica a los miembros del equipo y declara a uno de ellos maestro o líder. El líder del equipo llevará la cuenta de las tareas del equipo. El líder del equipo mantendrá a los miembros del equipo centrados en su tarea y les ayudará a proporcionar todos los recursos que puedan necesitar.

Definir el problema

Cuando se ha elegido un equipo de expertos, hay que examinar el problema haciendo observaciones e informes analíticos. Siempre que se trabaja en grandes proyectos, se trabaja con uno o más equipos. Hay más que suficientes posibilidades de tener problemas durante el trabajo en equipo por falta de comunicación y muchas otras razones.

Supongamos que dos equipos, el equipo A y el equipo B, están trabajando con usted en un proyecto, y el equipo A no está mostrando los resultados esperados.

Es alarmante para la finalización del proyecto y debe abordarse a tiempo antes de que se derrumbe. Para hacer las cosas bien a tiempo, hay que buscar el problema por el que el equipo A se está quedando rezagado y no puede avanzar sin problemas. Así pues, el segundo paso más importante es definir el problema que impide al equipo alcanzar su objetivo.

Ahora, busque los 5 porqués del problema.

Cuando haya definido el problema que está haciendo que su equipo se distraiga y se mantenga en la retaguardia, tiene que buscar ahora los 5 Porqués. Los 5 porqués le ayudarán a obtener las causas fundamentales del problema. Lo que tienes que hacer es diseñar al menos 5 preguntas de por qué que deben representar la pregunta fundamental y fácil de entender. Empiece por el primer por qué planteándose la pregunta de por qué ha ocurrido, y luego avance hacia los siguientes porqués.

Saber cuándo parar.

A veces, cuando empezamos a preguntar 5 porqués debemos saber cuál es el mejor final de los porqués. Así que, durante este paso, hay que ser más consciente de las preguntas de los porqués. Escribir los porqués es una tarea ardua y muy importante que revela las causas profundas del problema. Cuando crea que ha llegado al por qué, que revela la raíz del problema, debe detenerse ahí. En algunos casos, si crees que no has llegado a las causas profundas, puedes continuar hasta que no hayas explorado la causa exacta.

Actúa para resolver los porqués.

Ahora ya conoces las causas del problema tras obtener el punto de parada. Tienes que organizar las causas y categorizarlas según su importancia. Tras la categorización, aborda cada causa del problema una tras otra estableciendo una estrategia especial para cada una.

Mantener la vigilancia

Mientras repasa todos los porqués y aborda las causas profundas del problema, debe seguir observando cada paso del miembro de su equipo y continuar concluyendo.

¿Qué ventajas ofrecen los 5 porqués?

Los 5 porqués ayudan a los gestores de proyectos de varias maneras, por ejemplo

- Ayudarle a rastrear las causas profundas del problema.

- Le ayudará a evitar pérdidas de tiempo por tomar decisiones rápidas y equivocadas

- Todo el mundo puede utilizarlo por su sencillez y facilidad

¿Qué limitaciones observamos al utilizar los 5 porqués?

No cabe duda de que 5 porqués es una gran herramienta para rastrear las causas del problema, pero también conlleva algunas limitaciones.

- Es fácil pero no fluido para todo el mundo. La persona debe saber qué es la herramienta 5 porqués y cómo ejecutarla eficazmente.

- Si no tiene suficientes conocimientos sobre las fases del proyecto, no podrá descubrir las causas de los problemas.

Conclusión

Es necesario repasar todos los aspectos mientras se aprende sobre la herramienta de los 5 porqués para comprender su esencia real y sacar el máximo partido de esta herramienta.