¿Qué es un sobrecoste? ¿Cómo evitarlo?

Por tanto, como gestor de proyectos, debe saberlo todo sobre qué es un sobrecoste. ¿Cómo prevenirlo? Le ayudará a evitar las razones o factores que provocan el fracaso en la gestión del presupuesto o el sobrecoste. Hay que discutir todos los planes del proyecto con las partes interesadas y preparar una estimación de los costes de material y mano de obra de acuerdo con las tendencias del mercado.

¿Qué son los sobrecostes?

El sobrecoste de un proyecto es algo que ocurre de forma inesperada en el proyecto, y el coste o presupuesto global del proyecto aumenta. El coste del proyecto aumenta de forma tan inesperada que los gestores del proyecto detectan un cierto cambio. Es alarmante y requiere atención inmediata, ya que puede causar problemas con el presupuesto, las partes interesadas o la mano de obra.

El sobrecoste puede afectar gravemente a la velocidad de finalización de su proyecto o agotarlo. Este tipo de catástrofe se produce en el sector de la construcción, en el que los costes de material y mano de obra pueden variar con el tiempo. Si no está preparado mentalmente y no dispone de una estimación adecuada de los costes del proyecto, éste se verá amenazado por el exceso de costes. Se romperá la velocidad de su proyecto.

Causas fundamentales de los sobrecostes que debe conocer

Si está dispuesto a saberlo todo sobre ¿qué es un sobrecoste? Cómo prevenirlo, primero debe saber cuáles son las causas fundamentales del sobrecoste. Cuando conozcas la raíz, podrás encontrar el camino hacia la solución. A continuación se exponen algunas de las causas fundamentales de los sobrecostes, que le ayudarán a encontrar la solución.

- Fracaso de la gestión de riesgos

Cuando un gestor de proyectos planifica un proyecto, debe ser proactivo y tener en mente todos los aspectos del proyecto. Al iniciar un proyecto, debe tener una idea de los riesgos previstos según la naturaleza del proyecto. Si no se identifican los riesgos y se gestionan durante la ejecución del proyecto, se producirán sobrecostes.

- Liderazgo en la pila

Cuando se trabaja en un proyecto, es necesario tener un liderazgo fuerte para que todo vaya en colaboración. Pero, por desgracia, si su proyecto carece de un jefe de proyecto, su proyecto es una pila desde el punto de vista financiero. Sin un líder, es imposible mantener la misma mano de obra in situ y mantenerla motivada. Por tanto, la falta de liderazgo también es una de las razones de los sobrecostes.

- Inversión insuficiente

A veces, empezamos a trabajar sin pensar en nuestro presupuesto y sin ajustarlo a las necesidades de un proyecto. Sabes que no tienes suficiente inversión, pero empiezas el proyecto sin tener en cuenta la limitación del material del proyecto u otras cosas. Esto arruinará la velocidad de tu proyecto.

- Falta de comunicación

Al analizar qué es un sobrecoste. Cómo evitarlo, una de las principales razones es la falta de comunicación. Cuando un gestor de proyectos no se comunica bien con las partes interesadas y su equipo, es muy probable que se produzcan sobrecostes.

- No tener un plan de seguridad

Al diseñar un proyecto, el gestor de proyectos debe preparar un plan de reserva en relación con la gestión del presupuesto. Debe disponer de un montante adicional al presupuesto que pueda utilizar cuando considere que el precio está desequilibrado. Observará el sobrecoste cuando no disponga de un plan de respaldo.

Cuatro tipos principales de sobrecostes para hacerse una idea

Mientras aprende a fondo qué es un sobrecoste? Cómo prevenirlo, conocerá los tipos de sobrecostes. Los gestores de proyectos deben identificar estos cuatro tipos de sobrecostes y abordarlos a tiempo.

1. Estimación de costes

2. Despliegue del ámbito

3. Riesgo

4. Escalada de costes

Consejos para evitar sobrecostes

Los siguientes consejos le ayudarán mucho a evitar sobrecostes.

- Planificación adecuada del proyecto

Siempre que vaya a iniciar un proyecto, debe buscar un plan. La planificación le ayudará mucho a decidir lo que va a hacer durante el proyecto. También le ayuda a decidir el plazo de finalización del proyecto y a evaluar los riesgos del mismo. Así, planificando el proyecto adecuadamente, puedes evitar sobrecostes. Si planificas bien el proyecto, debes conocer los riesgos para ayudar a encontrar la solución.

- Utilizar software de planificación de proyectos

A veces, la planificación de proyectos parece bastante difícil, y puede que se olvide de las cosas que necesita recordar. Deberías utilizar un software de planificación de proyectos competente para ver todas las categorías que necesitas para completar el proyecto.

 Encontrará diferentes plantillas para organizar las tareas, los presupuestos y los riesgos del proyecto. Si utiliza buenas plantillas de software de proyectos, correrá menos riesgo de colapsar el presupuesto.

- Manténgase en contacto con las partes interesadas.

Al iniciar un proyecto, tratamos simultáneamente con distintas personas. Lo más importante que hay que tener en cuenta es estar en contacto con las partes interesadas para poder compartir el coste de los materiales y la mano de obra del proyecto.

No solo con las partes interesadas, sino también con el equipo para que el trabajo se termine a tiempo y no con retraso, lo que puede provocar un sobrecoste.

- Controle el progreso del proyecto.

Es necesario buscar el ritmo de avance de un proyecto. De lo contrario, no se puede decidir cuánto proyecto está hecho y cuánto queda. Estimando el ritmo de avance del proyecto, se puede calcular cuánto trabajo queda y cuánto coste requiere su finalización.

De este modo, estimará el coste previsto, lo que le ayudará a saber si el ritmo de avance y el coste coinciden o si es necesario ajustarlos. Controlando el ritmo de avance del proyecto, puede evitar que se produzcan sobrecostes, ya que sabrá a tiempo lo que ocurre con el coste y el avance del proyecto.

- Establezca siempre la estimación de costes en función de las tendencias actuales del mercado

Durante la planificación, los gestores del proyecto fijan el presupuesto y los gastos en consecuencia. A la hora de fijar el presupuesto, hay que tener en cuenta los precios de mercado de los materiales y la mano de obra y discutirlo sobre el terreno con los interesados.

- No ignores la cantidad de trabajo que hay que hacer durante el proyecto

Al planificar el proyecto, debe tener en cuenta la cantidad de trabajo que necesita realizar durante el mismo. Hacerlo le permitirá decidir cuánta mano de obra necesita contratar y cuánto trabajo realizará su equipo en una semana. De lo contrario, las horas de trabajo y el número de peones pueden colaborar entre sí. 

- No te quedes con el proyecto en bruto, divídelo en trozos

Lo mejor para saber qué es un sobrecoste. ¿Cómo evitarlo? es analizar bien su proyecto y dividirlo en pequeños trozos. Le ayudará a decidir cuántas partes de proyecto tiene y qué departamentos pueden participar en ellas.

- Seleccione un equipo profesional para su proyecto

Debe haber diferentes miembros del equipo con diferentes habilidades para las diferentes tareas del proyecto. Así que, cuando forme su equipo, elija a las personas competentes en lugar de a las que está pagando por nada. También le ayudará a optimizar el coste y a evitar sobrecostes.

- Siga dirigiendo y guiando a su equipo.

También tienes que formar parte de tu equipo para tener una idea de lo que está pasando y de los retos a los que se enfrenta tu equipo en las tareas del proyecto. Si trabaja con su equipo como líder, su equipo estará automotivado y obtendrá los mejores resultados. Por lo tanto, hay pocas posibilidades de que tenga que invertir más en la gestión del equipo, ya que éste lo hará todo a tiempo.

- Siga analizando el coste del proyecto.

No sólo hay que calcular las tareas del proyecto, sino también su coste. Puedes dividirlo en semanal, mensual o Fortnite para comparar el trabajo con el coste del proyecto. Te ayudará a analizar el coste del proyecto y comprobar si estás dentro del presupuesto o si hay algo curioso.

Formas de volver a encarrilar su proyecto

¿Qué es un sobrecoste? Cómo prevenirlo, también debe saber cómo actuar en caso de que se produzca. Siguiendo estos consejos, puede hacer frente a los sobrecostes de un proyecto y reconducirlo.

- Investigar la causa

- Revisar la estrategia del proyecto

- Mantenga a su equipo en sintonía

- Analizar los errores del proyecto y la relación de sus efectos

Observaciones finales:

¿Necesita un gestor de proyectos saberlo todo sobre qué es un sobrecoste? ¿Cómo evitarlo? Para mantener el proyecto en marcha y evitar ampliaciones de presupuesto. Puede hacerlo planificando adecuadamente el proyecto mediante un software de planificación de proyectos y haciendo un seguimiento del progreso y el coste del proyecto.