Comprender la Toma de Decisiones Humanas: Pensar Rápido y Lento Resumido

El libro de Daniel Kahneman Pensar, rápido y despacio explora la forma que tiene la mente humana de tomar decisiones. El libro esboza dos formas de pensar: el pensamiento instintivo y el pensamiento rápido y deliberado. Estos conceptos tienen aplicaciones concretas en la gestión de proyectos, especialmente en lo que se refiere a los diagramas de Gantt y las decisiones en equipo.

Sin embargo, no sólo trata de la gestión de proyectos, ya que las enseñanzas de este libro abordan casi todos los aspectos de la vida. Conocer estos dos sistemas ayudará a los gestores de proyectos a tomar mejores decisiones y a gestionar tareas, plazos y proyectos. Esta entrada del blog destaca las enseñanzas de este libro y cómo los gestores de proyectos pueden beneficiarse de él.

Enseñanzas de Pensar rápido y despacio resumidas 

Kahneman divide el pensamiento en dos sistemas:

• Sistema 1: Pensamiento rápido, instintivo y emocional.
• Sistema 2: Pensamiento lento, deliberado y lógico.

El sistema 1 se puede utilizar para tomar decisiones rápidas, especialmente diagramas de Gantt, como hacer tareas rutinarias. En cambio, el sistema 2 es importante para tomar decisiones complejas que escapan a la intuición, como revisar el calendario de un proyecto o hacer frente a circunstancias imprevistas. Ahora vamos a conocer las lecciones clave del libro y cómo pueden aplicarse a los gestores de proyectos.

Puntos clave tratados en el libro 

En este libro se destacan varios puntos clave a los que merece la pena prestar atención a la hora de tomar decisiones, sobre todo en la vida personal y profesional. Estos puntos ayudarán a los gestores de proyectos a planificar, tomar decisiones estratégicas y asegurarse de que los diagramas de Gantt se utilizan sabiamente.

La gestión de proyectos puede necesitar el Sistema 1 para tomar decisiones rápidas, pero también puede provocar errores. Es en los casos complejos cuando el Sistema 2 requiere más esfuerzo para tomar mejores decisiones. Estas ideas ayudan a los gestores de proyectos a equilibrar el pensamiento rápido con la planificación lenta.

1. Importancia de funcionar con rapidez sin pensar demasiado 

Kahneman dice que a veces todo lo que hacemos viene en rondas rápidas, hay ocasiones en las que debemos pensar deprisa. Esto podría responderse en la gestión de proyectos, respondiendo a problemas como retrasos en las tareas o peticiones de los clientes. Sin embargo, es vital comprender cuándo estás abusando del pensamiento rápido.

Por ejemplo, al preparar o actualizar un diagrama de Gantt de un proyecto, puede ser fácil fiarse sólo del instinto y no tener en cuenta algunos factores muy importantes, como la asignación de recursos. Al incorporar una toma de decisiones rápida con una revisión reflexiva, puedes tomar decisiones más inteligentes y eficientes.

Uno de los retos de los gestores de proyectos es que deben tomar decisiones más rápidamente de lo que desean, por un lado, y más lentamente de lo que les gustaría, por otro, para obtener los resultados que buscan en una ejecución fluida del proyecto.

2. Estar plenamente atento a las decisiones complejas 

No podemos esperar que las decisiones inteligentes se tomen rápidamente. Kahneman sostiene que debemos estar atentos y pensar con lentitud. Así, por ejemplo, cuando debas planificar plazos a largo plazo o remodelar diagramas de Gantt tras cambios inesperados, este enfoque puede ser útil para los gestores de proyectos.

En estos casos, necesitamos el Sistema 2. Por tanto, decidir ampliar el plazo del proyecto o reubicar los recursos, por ejemplo, requiere un análisis. Sin embargo, un diagrama de Gantt ayuda al director de proyecto a visualizar estas decisiones y sugiere cómo podrían afectar a largo plazo al calendario general. Pensar despacio te ayuda a evitar errores costosos y a que tu proyecto siga por buen camino.

3. El papel de la heurística y los sesgos cognitivos en la toma de decisiones 

Kahneman explora cómo la heurística (atajos mentales) y los sesgos tienen un efecto directo en nuestras decisiones. Los atajos ayudan a acelerar las decisiones, pero también significan que las decisiones pueden ser erróneas. Es muy importante que los gestores de proyectos conozcan estos sesgos si quieren tomar decisiones más informadas.

Por ejemplo, si la heurística de la disponibilidad hace que un director de proyecto se base en acontecimientos recientes para actualizar un diagrama de Gantt, aunque los datos del pasado indiquen lo contrario. Del mismo modo, puede que lea la información para apoyar sus expectativas y omita los riesgos. Siendo conscientes de estos sesgos, los gestores de proyectos pueden tomar mejores decisiones, gestionar mejor los riesgos y planificar mejor sus proyectos.

4. La teoría de las perspectivas 

La teoría de las perspectivas, una de las principales aportaciones del trabajo de Kahneman, ilustra cómo las personas evalúan el riesgo y las recompensas. Afirma que los individuos sienten más miedo a las pérdidas de lo que están dispuestos a adquirir.

Puede hacer que la gestión del proyecto se vuelva irracional. Por ejemplo, un director de proyecto puede tener demasiado miedo de hacer cambios en un diagrama de Gantt por temor a que los cambios provoquen retrasos, mientras que los beneficios a largo plazo superan a los riesgos. Ser capaz de comprender este sesgo debería permitirte tomar decisiones más racionales y conscientes de los riesgos, en beneficio del proyecto a largo plazo.

5. El efecto dotación 

Es el efecto dotación, por el que sobrevaloras lo que ya tienes. Este es otro ámbito en el que ocurre en la gestión de proyectos: los equipos o los gestores se ciñen demasiado a la trayectoria original prevista, cuando puede ser necesario hacer cambios. Por ejemplo, ceñirse rígidamente al diagrama de Gantt original puede obstaculizar cuando un proyecto necesita cambios.

Si reconoces el efecto de dotación, los directores de proyecto pueden ser flexibles y permanecer abiertos a cambiar el curso de los acontecimientos para mejorar el resultado del proyecto. Pero esta flexibilidad puede ser realmente útil si tienes que hacer frente a cosas como cambios en el alcance o en los recursos.

6. Regresión hacia lo moderado 

Kahneman también se refiere a cómo los resultados EXTREMOS tienden a retroceder a la media, lo que significa que los resultados de ese tipo tienden a moverse hacia la media con el tiempo. Este principio en la gestión de proyectos puede optimizar la moderación de las expectativas de los gestores y evitar que reaccionen de forma exagerada ante los éxitos o fracasos a corto plazo.

Considera, por ejemplo, la situación tras haber completado una fase antes de tiempo, y el impulso de creer que las demás fases también se cumplirán a tiempo. Pero gestionar de forma realista las expectativas y mantener una visión equilibrada de las próximas tareas es posible empleando un diagrama de Gantt para seguir el progreso.

Ser capaz de notar esta tendencia natural a la moderación puede establecer los objetivos y esfuerzos del proyecto en un nivel realista y modulable.

7. Falacia de planificación 

La falacia de planificación es cuando la gente predice que tardará menos de lo que tarda o le costará menos de lo que le costará hacer algo en el futuro. Esta falacia es mala en la gestión de proyectos porque produce plazos y asignaciones demasiado optimistas.

Unos plazos detallados y realistas pueden ser perjudiciales para combatir la falacia de la planificación, pero una de las mejores formas de hacerlo es mediante el uso de diagramas de Gantt. Mantener el diagrama de Gantt actualizado con regularidad evita que el equipo se sienta incómodo sobre su capacidad para cumplir los plazos o ajustarse al presupuesto.

Al reconocer su falacia de planificación, los directores de proyecto pueden aumentar la precisión de sus previsiones y entregar los proyectos con mayor fiabilidad.

8. La importancia de la experiencia intuitiva 

Kahneman señala que la experiencia puede favorecer la evolución de la pericia intuitiva: a medida que adquirimos conocimientos, el pensamiento del Sistema 1 se vuelve más fiable. Esto puede ser muy útil en la gestión de proyectos, sobre todo a la hora de tomar decisiones rápidamente basadas en la experiencia. Por ejemplo, un gestor de proyectos experimentado detectará inmediatamente ineficiencias en el gráfico y te dirá cómo hacerlo.

Lo importante es equilibrar el exceso de intuición con un análisis minucioso. Mientras que algunas experiencias requieren decisiones rápidas con pericia intuitiva, los problemas más complejos o desconocidos a menudo siguen requiriendo un pensamiento más lento y profundo.

9. El Concepto de los Dos Yoes: Experimentar y Recordar

Kahneman presenta el yo como experimentación del yo y recuerdo del yo. Experimentar el yo es en el momento presente, mientras que recordar el yo son las experiencias pasadas. Puede aplicarse a la gestión de proyectos y, en particular, a la evaluación del éxito de un proyecto.

Un proyecto puede ser juzgado en función del estrés diario por el yo que experimenta, y en función del logro global por el yo que recuerda. Un diagrama de Gantt puede mantener alineadas las dos estanterías si está actualizado. Mediante el seguimiento en tiempo real, los gestores pueden equilibrar y aclarar una evaluación de todo el proyecto reflexionando sobre él.

Conclusión

Daniel Kahneman habla del Pensamiento Rápido y Lento para ayudar a las personas a tomar mejores decisiones. Como gestores de proyectos, si conocemos las funciones del pensamiento rápido y lento, y equilibramos el uso de sesgos cognitivos y heurísticos, a corto y largo plazo, tomaremos mejores decisiones.

Poderosos como herramientas visuales para la gestión de proyectos, los diagramas de Gantt salvan la distancia entre las decisiones instintivas y la planificación minuciosa. Utilizándolos con eficacia, los gestores de proyectos pueden combinar una toma de decisiones rápida y eficaz con una planificación reflexiva y deliberada, para conseguir proyectos de éxito.