Los diagramas de Gantt son un tipo de diagrama de barras que muestra todo lo que hay que hacer en un proyecto concreto. Puede crear tantos diagramas de este tipo como desee para asociarlos a los distintos proyectos de los que esté a cargo. A partir de ahí, puedes crear listas de tareas y diferentes asignaciones para cada persona que participe en el proyecto. Las barras representan tareas individuales que deben completarse y muestran exactamente cuándo debe comenzar la asignación o tarea y cuándo debe completarse.
Aún más único con estos gráficos es que pueden mostrarte interconexiones entre diferentes tareas. Pero estos gráficos son mucho más que eso. Son geniales para cualquiera que necesite saber qué está pasando en el proyecto o en las diferentes tareas y te mostrarán todo lo que necesites, incluyendo las diferentes tareas, quién está a cargo de cada tarea, cuándo necesitan completar esa tarea, quién depende de ellos para completar una tarea e incluso cuándo necesitan empezar una tarea o cuándo necesitan terminar el proyecto completo.
¿Quién necesita ver diagramas de Gantt?
¿Quién necesita ver el gráfico del proyecto en el que estás trabajando? Bueno, hay bastantes personas en esa lista, dependiendo del tamaño del proyecto, por supuesto. En primer lugar, cualquier persona que trabaje en el proyecto debe poder ver el gráfico. Así sabrán de qué son responsables y cuándo tienen que hacerlo. Ayuda a que sean más responsables ante el resto del equipo porque todos saben lo que se supone que tienen que hacer y cuándo lo terminan (o no).
Cualquiera que esté a cargo de esas personas también debe poder ver el gráfico. Tú, como gestor del proyecto, deberías poder ver el gráfico. Todos los demás gestores y líderes de tu equipo que tengan miembros en el equipo del proyecto deberían poder verlo para controlar a los miembros de su equipo. Al menos, si son responsables de esta parte de su equipo, deberían poder verlo. Si sacas a alguien del departamento de contabilidad para que trabaje en un proyecto, pero su jefe no está implicado en absoluto, es posible que no necesite acceder al gráfico. Sin embargo, si representa el trabajo realizado por todo el departamento, es posible que quieras incluir al director.
Cualquier persona por encima de ti como director del proyecto también debería consultar este gráfico periódicamente. Debes asegurarte de que tus jefes, hasta quien esté realmente a cargo de este proyecto con el cliente, puedan comprobar cómo va el progreso. Además, cualquiera que se considere parte interesada en el proyecto debe poder verlo. Esto incluye también al cliente con el que trabajas en el proyecto. Así estarán mejor informados.
Preparación para crear un diagrama de Gantt
Antes de que estés listo para crear un gráfico vas a necesitar tener preparada alguna información importante. Aquí es donde vas a reunirlo todo para asegurarte de que cuando te sientes a empezar a poner las cosas en su sitio no tengas que volver a levantarte. Después de todo, no querrás sentarte a trabajar y descubrir que te faltan algunos de los elementos más cruciales. Estas son las cosas que necesitas para crear el sistema, y sólo deberías pasar al siguiente paso una vez que hayas hecho esto.
Conoce tus entregables: Tendrás que reunirte con el cliente posiblemente más de una vez para saber qué espera de ti. Es posible que también tengas que reunirte con directivos y líderes de más alto nivel de tu equipo. Esto te ayudará a averiguar qué es lo que hay que entregar al final.
Conoce tus plazos: También tienes que saber cuál es el plazo en firme para el proyecto en su conjunto, así como cualquier otro plazo relacionado con los hitos que vas a ir alcanzando a lo largo del camino. Todos estos plazos y lo que hay que proporcionar en cada uno de ellos deben anotarse.
Conoce tus tareas: Hay que saber cuáles son las distintas tareas que hay que completar. Esto significa dividir los entregables en subtareas, a su vez dividirlas en subtareas, y así sucesivamente hasta tenerlo todo planificado.
Conoce tus dependencias: Si hay tareas específicas que deben completarse antes que otras, también debes ocuparte de ellas. Conoce dónde se producen estas dependencias y márcalas para estar preparado cuando crees el gráfico.
Conoce a tu equipo: ¿Quién va a trabajar contigo en este proyecto? ¿A qué personas vas a recurrir y cómo? Quieres estar preparado con cada persona que va a ayudar y necesitas saber que están disponibles para ayudar.
Conoce tus tareas: Debes examinar detenidamente a cada persona que tienes en tu equipo y cada tarea de la que es responsable tu equipo. A continuación, empieza a determinar cómo vas a organizar las cosas y quién va a ser responsable de cada una de esas tareas.
Creación de un diagrama de Gantt
¿Estás preparado para crear uno de estos gráficos? Pues debes saber que no tiene por qué ser complicado. Algunas personas crean este tipo de gráficos en Microsoft Project, Microsoft Excel o Google Sheets. Sin embargo, estos tipos de gráficos son diseños relativamente sencillos. Por otro lado, aunque contengan información muy básica son más difíciles de ejecutar y pueden requerir una gran habilidad en estos programas. Ahí es donde un programa como InstaGantt podría ser exactamente lo que estás buscando.
Con este programa, empiezas creando un proyecto dentro de la plataforma. A partir de ahí, puedes asignar diferentes personas al proyecto en su conjunto o puedes empezar a crear tareas individuales de inmediato. Tienes la libertad de crear tantas tareas como quieras y luego puedes asignarlas a diferentes personas. Puedes crear tareas generales y dividirlas en subtareas. Puedes crear algunas tareas que dependan de otras y crear los plazos y fechas de inicio que desees.
A partir de ahí, puedes hacer que todo el organigrama sea accesible a cualquier persona que lo necesite y podrán comprobar sus tareas. Incluso pueden hablar con otras personas sobre preguntas, comentarios y preocupaciones directamente en el proyecto para que todos puedan ver lo que está pasando. También pueden marcar tareas como completadas y enviar información que pueda ser necesaria para empezar la siguiente tarea. Todo esto hace que sea mucho más fácil para ti y para todos los que participan en el proyecto hacer un seguimiento de lo que está sucediendo y de lo que todavía tiene que suceder para alcanzar el objetivo final.
Las ventajas de los creadores de diagramas de Gantt en su empresa y para la ejecución de sus proyectos son muy variadas. La clave es asegurarse de que usted está encontrando un sistema que funcione para su equipo. A partir de ahí, vas a ver todos estos beneficios y tal vez incluso algunos más mientras estás en ello.
1. Mantén todo organizado: Vas a saber exactamente lo que hay que hacer y lo que se ha hecho. Vas a conocer cada una de las diferentes tareas del proyecto y vas a estar mejor informado a lo largo del camino. Todo estará organizado y detallado de forma que resulte más fácil para todos.
2. Responsabilizar a todos.Responsabilizar a todo el mundo: Todo el mundo va a saber las tareas que tiene que completar y también el resto del equipo. Así es más probable que hagan lo que se supone que tienen que hacer y que lo hagan a tiempo. Al fin y al cabo, todos los demás están esperando y observando.
3. Mantén a todo el mundo al día.Mantén a todo el mundo informado: Todo el mundo sabe qué está pasando y cuándo, lo que facilita saber cuándo es el momento de empezar con tu proyecto si dependes de otra persona. También hace que sea mucho más sencillo para todos mostrar lo que están haciendo.
4. Facilidad para compartir información: Puedes compartir comentarios, opiniones e incluso archivos directamente en el sistema. Así es más fácil para todos compartir la información necesaria y crear carpetas y archivos a los que cada uno puede acceder cuando lo necesite para hacer su parte del trabajo.
5. Obtén respuestas a tus preguntas.Obtén respuestas a tus preguntas: Si tienes alguna pregunta o duda puedes plantearla fácilmente al grupo y obtener una respuesta rápidamente. También hay formas de enviar comunicaciones más privadas y obtener respuestas individualmente de miembros específicos del equipo.
6. Mantener informado al cliente: El cliente tendrá una forma de estar al tanto de lo que ocurre y de si el proyecto va por buen camino en todo momento, en lugar de tener que intentar comunicarse de un lado a otro con el equipo o tratar de ponerse en contacto con alguien de la empresa.
7.Capacidad de personalización: Estos tipos de gráficos le dan toda la libertad que necesita para que pueda personalizar cada aspecto del proyecto y el control sobre el proyecto para adaptarse a sus necesidades. Tú decides cómo se organiza y visualiza el gráfico.
8.Proyectos duplicados: Si tienes que llevar a cabo el mismo proyecto varias veces o si tienes un proyecto que tiene tareas muy similares puedes duplicar tareas, guardar proyectos como plantillas e incluso copiar proyectos enteros para crear otros nuevos y así empezar más rápido.
9. Puede verlo que su equipo está haciendo en un momento dado y puede asegurarse de que están recibiendo suficientes tareas para mantenerlos ocupados, pero no tantos que están recibiendo abrumado. Esto ayudará a mantener a todos en su equipo haciendo lo que hay que hacer para el negocio.
Ventajas de los diagramas de Gantt
Puede crear un diagrama de Gantt utilizando Excel u otros programas, pero no va a obtener el tipo de libertad y personalización que obtendrá de un diagrama InstaGantt. Aquí, usted va a tener los beneficios que hemos mencionado anteriormente y también va a tener características adicionales de personalización que le ayudarán a convertir su gráfico en algo específico para usted. Vas a tener un sistema que te ayudará a realizar un seguimiento de tu equipo, tus asignaciones y todo lo demás a lo largo del camino.
Si estás listo para empezar a utilizar diagramas de Gantt para tu negocio o incluso si sólo quieres probarlo, asegúrate de visitarnos para obtener más información. Podrás probar una versión de prueba gratuita que te permitirá crear diagramas básicos y probar el proceso. De esta forma, podrás asegurarte de que sabes lo que vas a obtener y cómo va a funcionar para ti. Puedes mejorar la experiencia de tu equipo y de tu gestión de proyectos si prestas atención a las herramientas diseñadas para ayudarte. Instagantt y los diagramas de Gantt, en general, están diseñados para ayudarte a hacer exactamente eso. Sólo tienes que saber cómo optimizarlos.
