¿Qué son las buenas prácticas?
Básicamente, las mejores prácticas son formas específicas de hacer las cosas que se repiten para obtener siempre el mismo resultado. Ahorran tiempo y son más eficaces porque ya las has probado y sabes que funcionan. Cuando utilizas las mejores prácticas te aseguras de que las cosas se hacen siempre exactamente como deben hacerse. También te aseguras de que todo el mundo sepa cuáles son esas prácticas y cómo debe hacerse algo para que no haya confusión. Puedes acelerar el proceso y asegurarte de que se hace bien al mismo tiempo.
Sus mejores prácticas
Entonces, ¿cuáles son las mejores prácticas que debería poner en práctica? Vamos a hablar de 10 que deberían estar en su lista, pero tenga en cuenta que es posible que desee poner en práctica algunas buenas prácticas adicionales en su negocio. Éstas deberían funcionar independientemente del tipo de empresa que dirijas, pero en función de las necesidades de tu compañía, es posible que también quieras empezar a implementar prácticas más específicas para cada área que garanticen que todos los miembros del equipo hacen el trabajo como es debido y cuando es debido.
Echemos un vistazo a algunas de las mejores prácticas de gestión de proyectos disponibles, para que pueda seleccionar la que mejor se adapte a usted y a su equipo:
1. Anótelo todo
Lo primero que tienes que hacer es asegurarte de que lo escribes todo sobre el proyecto en el que vas a trabajar. Si escribes todos los detalles, incluido el alcance del proyecto, quién es responsable de cada parte, qué hay que hacer a lo largo del proceso, etc., estarás preparado para el éxito. Esto significa que todos los implicados sabrán lo que se está haciendo, desde los responsables de las tareas reales hasta los que van a recibir el producto final cuando hayas terminado.
Para anotar las cosas, puedes utilizar un diagrama de Gantt, que te ayudará a exponer todos los requisitos, dependencias y plazos. Además, tienes la posibilidad de personalizarlo todo para cada proyecto.
2. Obtenga estimaciones de todos
Cuando elabore una estimación de costes y un calendario, nunca debe hacerlo solo. Incluso como gestor del proyecto, es esencial recabar la opinión de todas las personas del equipo. Hable con los responsables de cada aspecto del proyecto y asegúrese de que cada uno de ellos sabe lo que tiene que hacer. Así podrán darte ideas más fundadas sobre cuánto tiempo llevará cada pieza del rompecabezas y cuáles serán los costes de materiales y mano de obra.
Cuanto más involucres a todo tu equipo en una situación para asegurarte de que saben lo que está pasando, más precisos serán los presupuestos que des. Eso será mucho mejor para la gente con la que trabajas y para que el cliente sepa lo que está pasando.
3. Especifique las responsabilidades
Cuando le digas a alguien lo que tiene que hacer, debes ser lo más específico posible. No quieres arriesgarte a que los proyectos o los pasos dentro del proyecto se hagan incorrectamente, y eso significa que tienes que decir a cada miembro del equipo exactamente de qué es responsable. Cuando les dices lo que tienen que hacer y aclaras cada uno de los distintos aspectos, puedes asegurarte de que se va a hacer correctamente. Eso también les facilitará darte plazos precisos.
Además, si les das las instrucciones adecuadas y lo más detalladas posible, conseguirán hacerlo bien a la primera. El asistente de programación de IA puede ayudar a especificar la hoja de ruta con el estado del tiempo para cada paso y asignar los trabajos individuales al compañero más competente en cuanto a habilidades y disponibilidad de tiempo. Eso significa que se va a rehacer menos el trabajo dentro de tu equipo. También significa que el cliente estará más contento con el producto final.
4. Estar al tanto de los progresos
Como gestor de proyectos, eres responsable de que el proyecto se realice a tiempo. Aunque quieras asegurarte de que cada miembro de tu equipo es responsable de su parte y cada persona se atiene a las mejores normas, tú serás el responsable en última instancia. Debes asegurarte de que sabes lo que está pasando en todo momento. Eso significa ser consciente de los progresos que está haciendo tu equipo y de las áreas en las que podrían estar quedándose atrás. A partir de ahí, podrás animarles a que mantengan el ritmo, aceleren el paso o cualquier otra cosa que necesites.
Al ser consciente del progreso en todo momento, vas a prepararte a ti mismo y a tu equipo para alcanzar mejores niveles de éxito. De este modo, sabrás cuándo las cosas no funcionan como deberían y podrás tomar medidas de inmediato en lugar de verte sorprendido más adelante.
5. Cuidado con el Scope Creep
Cuando se trata de dirigir un equipo y ejecutar un proyecto, es fácil encontrar cosas que no forman parte de las instrucciones y que tiene sentido añadir. Puede que empieces añadiendo una pequeña sección al proyecto porque tiene sentido. O puede que el cliente te pida que añadas algo que no parece gran cosa y lo hagas. Todas estas cosas forman parte de la ampliación del alcance. En lugar de hacer justo lo que se te encargó en un principio, te estás metiendo en mucho más de lo que acordaste en un principio y ya no te pagan.
Lo más importante cuando se trata de la ampliación del alcance es reconocer lo que estás haciendo. Reconoce cuántos "extras" has incluido en el proyecto y asegúrate de que te compensan adecuadamente por ellos. O al menos asegúrate de que eres consciente de los extras que estás haciendo sin compensación adicional.
6. Evaluar después del proyecto
Una vez finalizado el proyecto, hay que asegurarse de evaluar todo el proceso. Evalúa cómo ha resultado el proyecto, cómo ha funcionado cada paso del proceso, etc. Asegúrate de prestar atención a cada uno de los pasos del proceso y de saber cómo ha funcionado o no cada uno de ellos. Asegúrate de que prestas atención a cada uno de los pasos del proceso y de que sabes cómo ha funcionado o no cada uno de ellos. Tienes que evaluar si calculaste bien el tiempo y el presupuesto o si te pasaste o te quedaste por debajo de uno o ambos factores.
Si evalúas después de cada proyecto, tendrás más posibilidades de ver dónde se cometieron errores y dónde se hicieron bien las cosas. Así, te resultará mucho más fácil revisar y hacer cambios (de los que hablaremos dentro de un momento).
7. Mantenga informados a todos
Siempre es importante mantener a todo el equipo informado de lo que ocurre. Puede que descubras que alguien del equipo no asistió a una reunión en la que se debatió un concepto importante o que alguien fue olvidado accidentalmente en un correo electrónico del grupo. O puede que alguien simplemente no se diera cuenta o no prestara atención a algo que estaba sucediendo. Si mantienes a todo el mundo informado y te aseguras de que todo el mundo está siempre en la misma sintonía, te asegurarás de que el proyecto en el que estás trabajando se realiza correctamente. Si no prestas atención o alguien no está informado, puede haber errores por el camino.
Mantener a todo el mundo informado significa informarles sobre el proyecto inicial, cada paso del proyecto, cómo hacer un seguimiento de lo que está pasando y mucho más. Significa ponerles al día sobre los cambios, los hitos, los plazos y cualquier otra cosa relevante para que puedan llevar a cabo su parte del proyecto y que todo el proyecto se complete a tiempo.
8. Poner en marcha un Equipo de Respuesta al Riesgo
Contar con un equipo de respuesta ante riesgos te facilita mucho las cosas. Si surge algún problema, tienes un equipo que puede intervenir y hacerse cargo de inmediato. Debe tratarse de personas formadas para ocuparse de emergencias, que puedan intervenir independientemente de lo que ocurra y dar sentido al problema para resolverlo. Contar con un equipo de respuesta ante riesgos puede suponer cierto esfuerzo, ya que establecerlo requiere formación y tiempo, pero una vez que lo tengas reconocerás sus ventajas.
Vas a querer que este equipo esté disponible para ayudarte a ti y al resto de tu equipo en cualquier momento durante un proyecto. Ten en cuenta que son ellos a quienes querrás llamar si hay que hacer algo o si se comete un error y hay que solucionarlo.
9. Mantener todo junto
Cuando se trata de llevar a cabo un proyecto, es necesario que todo el material esté junto. Así, si tienes papeles y documentación para un proyecto concreto, asegúrate de que todo esté en el mismo sitio. Si tienes prototipos y modelos para el proyecto o dibujos, bocetos, diagramas o cualquier otra cosa, debes mantenerlos en un único lugar en la medida de lo posible. Ahora bien, habrá distintos equipos que necesiten acceder a estos materiales, lo que significa que algunos pueden guardarse en distintos departamentos o zonas de las instalaciones. Eso también es aceptable, siempre y cuando todo el mundo sepa dónde se puede encontrar cada artículo.
Mantener los artículos juntos en la medida de lo posible hace que sea mucho más fácil para ti y para el equipo estar al tanto de lo que ocurre en el proyecto. Si tienes que buscar constantemente distintas partes del proyecto o distintos documentos, acabarás abrumado e incapaz de hacer las cosas como quieres.
10. Actualizar el proceso
Por último, una vez finalizado el proyecto y después de haber seguido todos los demás pasos, incluida la evaluación de su proceso actual, es hora de empezar a estudiar los cambios que pueden y deben hacerse. Considere lo que está haciendo actualmente y cómo funcionó o no cuando pasó por este proceso. Piense en qué podría mejorar y qué tipo de mejoras debería introducir. Quieres asegurarte de que estás al tanto de todos los pasos.
Hacer cambios y actualizar tu proceso debería hacerte más eficaz y eficiente. Puede que incluso se te ocurran buenas prácticas totalmente diferentes que quieras poner en práctica. Lo más importante es ser exhaustivo con tus objetivos y tus planes a partir de este momento.
Conclusión
Al poner en marcha cada una de estas técnicas y planes, podrá empezar a construir y mejorar su negocio. Podrá ejecutar sus proyectos de forma más completa y, sin duda, con un mayor nivel de calidad. Además, podrá asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo de principio a fin. No hay que preocuparse por quién tiene que hacer qué o cómo tiene que completarse un proceso. Puede utilizar las mejores prácticas en todos los aspectos de su empresa. De hecho, no sólo tienen que ver con la forma en que se ejecutan los proyectos. Puedes establecer este tipo de prácticas para todo lo que hagas.
Tener una forma específica de contestar al teléfono, anotar los mensajes, ponerse en contacto con los clientes, etc., ayudará a todos los miembros de tu equipo y de tu empresa a entender lo que ocurre de un momento a otro. Ayudará a que todos se mantengan centrados en sus tareas y a que cada uno las realice de la forma correcta. Y esa es la parte más importante del proceso. Es la razón de tener las mejores prácticas.
