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Cuando se trata de mantener a tu equipo en contacto entre sí, necesitas las mejores aplicaciones y sistemas posibles. Cuando todos estáis juntos en la misma sala, o al menos en el mismo edificio, estas aplicaciones ayudan a promover el gran trabajo que todos estáis haciendo. Te ayudan a hacer un seguimiento de lo que cada uno necesita y de cómo podéis ayudaros mutuamente. También te permiten obtener ayuda. Pero en su mayor parte, son una forma de hacer las cosas más cómodas. Al fin y al cabo, puedes levantarte e ir a consultar a las personas que comparten esas aplicaciones contigo.
Para los equipos que necesitan gestionar equipos que trabajan a distancia, disponer de las aplicaciones adecuadas es crucial para poder hacer cualquier cosa. Debes asegurarte de que utilizas las mejores aplicaciones posibles porque, de lo contrario, podrías acabar teniendo problemas de comunicación. Podrías tener dificultades para hacer llegar toda la información esencial a las personas que la necesitan. Al fin y al cabo, no puedes levantarte e ir a hablar con alguien sobre un problema. Tus aplicaciones y sistemas tienen que funcionar porque son lo único que tienes. Y eso es algo que comprendemos. Por eso hemos creado una lista de las 12 mejores herramientas de trabajo remoto de 2024.
Cómo encontramos los sistemas adecuados
Sabemos que mantenerse en contacto con su equipo es crucial para su éxito, y sabemos que hay muchas formas diferentes de comunicarse y compartir información. Ya no basta con tener una única aplicación para enviar y recibir correos electrónicos. Necesitas algo más. Necesitas sistemas que te ayuden a asignar trabajo, colaborar en proyectos, realizar videoconferencias, mantenerte organizado y mucho más. Pero tampoco tienes tiempo para probar y equivocarte con los cientos y miles de aplicaciones diferentes que existen.
Nuestro equipo ha hecho la prueba y el error por ti. Hemos examinado miles de aplicaciones diferentes para descartar las innecesarias, las que no son útiles o las que simplemente no son fáciles de usar. Buscamos en la tienda de aplicaciones las que sabíamos que iban a facilitarte la vida y ayudar a tu equipo a conseguir lo que necesitaba. Al final, hemos reducido la lista a 12 aplicaciones diferentes que creemos que harán que tu negocio funcione mejor. Cada una de ellas te ayudará con una tarea diferente y te permitirá mantener a tu equipo trabajando unido.
Echemos un vistazo a algunos de los mejores programas de trabajo a distancia disponibles, para que pueda elegir el que mejor se adapte a usted y a su equipo:
Instagantt es uno de los mejores software de trabajo remoto(software de diagrama de gantt) del mercado. Instagantt, una herramienta basada en la nube, puede darte todo lo que necesitas para gestionar tu equipo y estar al tanto de todo lo que hay que hacer. No importa lo grande que sea tu equipo, esta aplicación te permitirá crear calendarios, asignar tareas, gestionar cargas de trabajo y mucho más. Utiliza diagramas de Gantt, que incluso se pueden vincular con Asana (de la que hablaremos en un momento) para que todo tu equipo esté en la misma página cada día. Tus gráficos pueden ser creados de diferentes maneras, pero no importa cómo los crees, quieres ser capaz de mantenerte al día con tu equipo. Eso es posible aquí.
Puedes utilizar Instagantt para gestionar las cargas de trabajo, mantener a tu equipo conectado y realizar videoconferencias. Lo que es aún mejor es que todo es personalizable, por lo que puedes asegurarte de que la forma en que están configurados tus gráficos funciona para ti. Puedes establecer hitos y dependencias en tus gráficos, crear tareas y subtareas e incluso arrastrar y soltar diferentes asignaciones para asegurarte de que todo encaja donde debe. El resultado es un gráfico que mantiene a todos en la tarea y se asegura de que todos saben lo que tienen que hacer en cada momento.
Algunasde las grandes características de Instagantt son:
- Cronología
- Dependencias e hitos
- Tarea y subtareas
- Arrastrar y soltar
- Líneas de base
- Trayectoria crítica
- Múltiples proyectos y espacios de trabajo
- Diversas opciones de exportación: Excel, imagen y PDF
- Opciones públicas para compartir instantáneas
- Opciones de colaboración en equipo: notificación y asignación de tareas
- Vista personalizada y campos personalizados
- Opciones de color personalizadas para las barras de progreso
- Riesgo y prioridad
- Coste estimado y real
- Vista de Gantt y de la carga de trabajo
Teamgantt es una muy buena opción cuando se trata de la programación de proyectos, ya que permite a los usuarios gestionar sus proyectos de forma fácil y visible. Con TeamGantt obtienes lo básico: tareas, plazos y asignaciones de equipo.Lo que hace grande a TeamGantt es su comprensión de la mentalidad y filosofía de la gestión de proyectos, y se aseguran de aplicarla a su producto. Esta herramienta ofrece una visión completa de cada proyecto, sus tareas, junto a sus plazos y recursos.
Algunasde las características de TeamGantt:
-Líneas de base
- Arrastrar y soltar
- Vista de múltiples proyectos en un diagrama de Gantt
- Permiso de invitados
Esta suite es una serie de varias aplicaciones diferentes, y cada una de ellas va a ayudarte a ser más productivo. En primer lugar, Google Suite es probablemente donde está tu correo electrónico ahora mismo. Casi todo el mundo tiene una dirección de Gmail porque es cómodo, gratuito y fácil de usar. Además, G Suite te ofrece Google Docs, Google Drive y Google Calendar. Todos ellos juntos te ayudan a estar al tanto de todo lo que ocurre en tu empresa, estés donde estés.
Google Docs te permite crear documentos que se comparten en tiempo real con tu equipo. Esto permite a todos colaborar en diferentes proyectos y aportar ideas en grupo. Google Drive te permite subir archivos creados en otro lugar para que todo el equipo pueda verlos, o puedes subirlos a carpetas para entregar tu trabajo. Por último, Google Calendar te permite organizar reuniones y horarios. Incluso puedes extraer las fechas y horas directamente de tu correo electrónico, para que nunca se te olvide nada. Todo ello te ayudará a ser más productivo y a mantener a tu equipo sincronizado.
Cuando quieres hacer un seguimiento de los proyectos dentro de tu equipo, Asana te ayuda a hacerlo. Este sistema se integra con Instagantt para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, y todo el mundo se ocupa de sus proyectos asignados. Se considera un gestor de tareas y por una buena razón. Puedes configurar y controlar todo desde un solo lugar y asegurarte de que todo el equipo está de acuerdo. Todo lo que tienes que hacer es crear los proyectos y asignar las tareas a cada miembro de tu equipo. Una vez que conocen su asignación, pueden asumirla y asegurarse de que todo se haga correctamente.
Asana te permite crear planes en diferentes formatos para que te resulte más fácil y útil. También te permite determinar diferentes prioridades, establecer dependencias y mapear todo en un proceso paso a paso. Puedes ver dónde está trabajando cada uno y de qué tareas es responsable cada persona. También puedes asegurarte de que ningún miembro de tu equipo esté sobrecargado de trabajo haciendo demasiadas tareas a la vez. Y siempre pueden ver qué tareas tienen asignadas o de qué son responsables. Así podrán consultar con el equipo esas tareas.
Cuando un equipo trabaja en la oficina, todos fichan a la entrada y a la salida. Normalmente, se dispone de un reloj centralizado que permite que esto ocurra. Pero cuando todo el mundo trabaja desde casa, puede resultar más difícil. No hay que dar por sentado que la gente trabaja cuando debe. Usted quiere asegurarse de que están haciendo lo que se supone que deben hacer. Ahí es donde entra TimeBilling. Esta aplicación le permitirá realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que los miembros de su equipo están gastando trabajando en diferentes tareas en su negocio.
Este proceso hace que sea mucho más fácil para usted para facturar por los diferentes proyectos que está trabajando. Cuando sabes en qué está trabajando tu equipo y cuándo lo está haciendo, sabes cómo facturar esas horas. Sabes qué cliente va a ser responsable de ese periodo. Con TimeBilling, no sólo obtienes el seguimiento, sino que puedes consultar un calendario para ver cómo se acumula todo, y puedes descargar informes para entregarlos a los clientes. Además, puedes utilizarla en cualquier dispositivo y crear facturas directamente desde la aplicación.
Trello ha ganado popularidad últimamente como una forma de realizar un seguimiento de todas tus asignaciones y tareas. Es una aplicación de productividad que puedes utilizar en tu ordenador o dispositivo móvil. Puedes utilizarlo como un rastreador individual para realizar un seguimiento de tus asignaciones, o todo tu equipo puede utilizarlo para asignar diferentes tareas a diferentes personas del equipo. También es un sistema único porque es la mejor opción al estilo Kanban. Para aquellos que ya conocen y aman Kanban, eso es todo lo que probablemente necesitan saber. Pero para los que no, es un sistema sencillo de aprender.
Con este sistema, utilizas tarjetas que se asignan a un equipo o miembro del equipo específico. Cuando terminan su parte del trabajo, mueven la tarjeta a una sección diferente. Entonces ese equipo o miembro del equipo es responsable de hacer su parte. A medida que la tarjeta se desplaza de una fila a otra, cambia de responsabilidad. Pero la tarjeta en sí permite que todo el mundo vea dónde está, quién está trabajando en ella o qué se está haciendo con ella. También puedes utilizar Trello para tantas tarjetas y tableros como quieras, por lo que puede ampliarse para grandes empresas, o puede reducirse para que funcione en empresas más pequeñas.
¿Necesita una forma de compartir información e ideas con su equipo? Tal vez tú y tu equipo (o al menos un subconjunto de ellos) necesitéis poder comunicaros sobre diferentes tareas, o necesitéis poder colaborar en un proyecto. Si es así, Miro es una opción excelente para ti. Puedes colaborar en Google Docs en G Suite, pero Miro te ofrece un estilo más parecido al de una pizarra. Esto puede ser aún más fácil de colaborar porque se puede trabajar todo a través de las fases necesarias para llegar desde el principio de una idea hasta el final.
Miro te da un lugar para hacer una lluvia de ideas juntos y crear diferentes ideas. A continuación, puedes hacer toda tu investigación y diseño a través del sistema. Compartir toda la información y colaborar sobre la marcha es muy fácil. También lo es crear un sistema de flujo de trabajo que utilice Agile, para que tu equipo sepa lo que está pasando mientras empiezas a concretar los detalles. Cuando estés un poco más avanzado, también podrás empezar a elaborar estrategias y planificar los distintos pasos de la implantación. Y, por último, puedes utilizar Miro para la parte de mapeo que realmente pone en marcha tu plan.
Para las empresas que trabajan en el sector del software, es fundamental contar con un sistema que permita comunicarse y colaborar. Otras herramientas de colaboración están muy bien, pero necesitas algo que esté pensado para desarrolladores. GitHub es precisamente eso. Te ayuda a colaborar con otros desarrolladores a través de tu empresa, o incluso puedes crear áreas de código abierto para dar rienda suelta a tu creatividad. La clave aquí es que está diseñado para ser utilizado para la codificación. Eso significa que tienes acceso a todas las herramientas que necesitas para compartir esa codificación, en lugar de intentar compartirla en una plataforma creada para la comunicación general.
Con GitHub, puedes crear tu software directamente en la aplicación. Esto hace que sea más fácil para todo tu equipo ver lo que está pasando y ser parte de ello. Podrás gestionar diferentes proyectos directamente desde este sistema y podrás compartir con otros miembros del equipo con solo mencionarlos en cualquier parte del sistema. Existen incluso aplicaciones y herramientas adicionales que pueden facilitar al máximo todo el proceso, desde la comunicación hasta la creación de software. El resultado final es un código que funciona para ti, y tu equipo se mantiene informado para ayudarte.
Como diseñador, necesitas una forma de ser creativo y de convertir ese aspecto creativo en algo físico. Ahí es donde entra InVision. Con esta aplicación, vas a crear todos los aspectos de tu diseño, desde las primeras ideas y prototipos en adelante. Puedes empezar con la creación de ideas juntos en una pizarra similar a Miro, pero vas a tener más características de diseño que llegar allí. Este sistema está construido para las personas que están haciendo productos reales que un día se sentará en un estante y ser comprado.
Cada miembro de su equipo de diseño puede trabajar en sus tareas y empezar a crear sus ideas prototipo. También pueden colaborar en sus proyectos y obtener los comentarios que necesitan para mejorar lo que están haciendo y convertirlo en un producto real. Puedes recopilar diferentes ideas e inspiración a través de tus tableros, y puedes presentarlo todo a quien necesite verlo. Incluso puedes dar la vuelta y pasar ese proyecto a otra persona para que se encargue de la siguiente fase. Con este sistema, puedes partir de un boceto y convertirlo en algo real.
Cuando se trata de comunicarte con tu equipo, quieres asegurarte de que lo haces de la forma correcta, ¿verdad? Puedes comunicarte a través de Slack y mantener a todo el mundo al día con las funciones de chat o a través del correo electrónico en G Suite. Pero a veces es necesario mantener conversaciones cara a cara. Sin embargo, eso no significa que tengas que estar físicamente en la misma habitación. Zoom te permite mantener videoconferencias con otra persona o con grandes grupos de personas. No se trata sólo de una videoconferencia estándar. También se trata de organizar conferencias o reuniones enteras para todo el equipo.
Zoom facilita la creación de una reunión totalmente en línea. Pero lo que hagas con esas reuniones depende enteramente de ti. Puedes utilizar este sistema para alojar las llamadas telefónicas que tu equipo necesite hacer a otros miembros del equipo o clientes dentro de tu empresa. Puedes utilizarlo para webinars y colaborar con tu equipo o para tener reuniones con diferentes clientes. También puedes utilizar las funciones de mensajería para mantenerte en contacto permanente con tu equipo. En definitiva, se trata de un sistema de comunicación que te permite estar en contacto con todo el mundo.
Los equipos remotos pueden ser difíciles porque cada uno está situado en un lugar diferente. Si tienes una empresa local y decides convertirla en una empresa remota, puede que sea bastante fácil comunicarse con todo el mundo porque estáis en la misma zona pequeña. En cambio, si tienes una empresa grande, es probable que tus empleados estén dispersos por todo el país. Incluso podrían estar repartidos por todo el mundo. Eso hace que sea más difícil comunicarse con ellos y asegurarse de que están en la tarea y cómodo con sus asignaciones.
Mantenerse al día con su equipo y comprobar en ellos de vez en cuando es la mejor manera que usted puede mantener a todos felices y exitosos. Ahí es donde entra Timezone.io. Esta aplicación te permite ver fácilmente la zona horaria en la que trabajan tus empleados. A continuación, te permite ver a qué hora están trabajando y cómo puedes colaborar mejor con ellos durante esas horas. De este modo, ambos podréis obtener la ayuda o el feedback que buscáis y no tendréis que preocuparos por perder conexiones debido a la diferencia de husos horarios.
La última herramienta que tenemos para ti es Zapier. Este es único, y es uno que va a seguir siendo aún más crítico para su negocio en general. Eso es porque Zapier es todo acerca de la automatización de diferentes tareas que usted necesita para llevar a cabo. Pero también se trata de asegurarte de que puedes utilizar todas las aplicaciones que quieras, de forma fácil y coherente. Después de todo, con todas estas aplicaciones que hemos mencionado (y las miles más que existen), no es realista suponer que todas están diseñadas para interactuar, ¿verdad? Bueno, si no lo están, Zapier puede ayudarte con eso también.
Con esta aplicación, sólo tienes que poner la información en un lugar, y Zapier puede transferirla según sea necesario. Puedes enlazar diferentes apps a través de esta, y desde ahí, pueden compartir información que de otra manera no podrían. Esto va a hacer que sea más fácil y más rápido para todos en su equipo para mantenerse al día y realizar un seguimiento de las diferentes tareas sin tener que ir y venir entre diferentes aplicaciones para hacerlo. Esto acelera los procesos y evita que las cosas se pasen por alto, algo que puede ocurrir fácilmente si no se tiene cuidado de gestionar cada aplicación de forma eficaz.
Conclusión
Las aplicaciones están pensadas para ayudar a su equipo a mejorar su flujo de trabajo y mejorar sus capacidades. Mediante el uso de las aplicaciones adecuadas, puede acelerar la cantidad de tiempo que se tarda en comunicar diferentes pensamientos, ideas y tareas a su equipo. Puedes facilitarles el seguimiento de lo que tienen que hacer, y asegurarte de que todos reciben el apoyo que buscan a lo largo del proceso.
Diferentes herramientas pueden tener más sentido para el tipo de negocio que tienes, y otras no. Lo más importante es que las pruebes para ver cómo te pueden ayudar.
Al final, tú y tu equipo sois los únicos que podéis decidir qué aplicaciones funcionan mejor para vosotros. Al fin y al cabo, queréis aseguraros de que estáis creando un sistema cohesionado que os va a facilitar la vida.
