¿Qué es una reunión post mortem?
Empecemos por el principio: ¿qué es una reunión post mortem? Se trata de una reunión de todas las personas pertinentes una vez finalizado un proyecto, en la que todos pueden evaluar los distintos aspectos del mismo. En este tipo de reunión se analiza lo que ha ido bien y lo que no ha ido tan bien. Vais a repasar todos los aspectos posibles para aseguraros de que las cosas que salieron bien se repitan la próxima vez y las que no salieron tan bien se arreglen para la siguiente.
En general, el objetivo es asegurarse de que el próximo proyecto en el que trabajéis, ya sea con las mismas personas o no, salga aún mejor que éste. Pero eso va a requerir que te esfuerces un poco y va a requerir que tú y todos los miembros del equipo trabajéis juntos. Ya has hecho mucho para asegurarte de que el proyecto se llevara a cabo y de que el resultado fuera satisfactorio. Pero ahora vas a tener que volver a hacerlo para sacar el máximo partido de tu reunión post mortem.
Qué conseguirá
Entonces, ¿qué vas a conseguir con este tipo de reuniones? La verdad es que va a conseguir mucho. Vamos a dar una breve visión general de algunos de los aspectos más importantes, pero deberías estar atento a muchas cosas diferentes que van a suceder cuando programes esta reunión. Asegúrate de hablar con el mayor número posible de personas que hayan participado en la creación del proyecto. Así es como vas a obtener la mejor retroalimentación.
Mejora tu eficiencia - En primer lugar, vas a mejorar tu capacidad y la de todo tu equipo para hacer bien el trabajo la próxima vez. Tanto si esta vez lo has hecho todo bien como si has tenido algunos contratiempos graves, vas a poder beneficiarte simplemente hablando del proyecto y de cada uno de los diferentes aspectos por los que has tenido que pasar. Podrás asegurarte de que eres más eficiente y más eficaz cuando surja un proyecto similar o incluso un proyecto diferente la próxima vez.
Mejora tu moral - La gente quiere oír cuando hace un buen trabajo. Todo el mundo quiere ser apreciado. Así que, si puedes reunir a todo el mundo y hablar de las grandes cosas que la gente hizo bien (o incluso de las pequeñas cosas que hicieron bien) y del éxito final del proyecto, conseguirás que la gente esté más contenta. Todos los miembros de tu equipo se sentirán mejor con lo que se ha conseguido y estarán más contentos de volver a hacerlo todo de nuevo (lo que ocurrirá en algún momento, al fin y al cabo).
Mejora tu trabajo en equipo - Trabajar juntos como un equipo es crucial, no importa en qué esté trabajando tu empresa. Es necesario que todos los miembros de la empresa sean capaces de trabajar juntos y comunicarse, y cuando todos pueden reunirse y discutir lo que está pasando con su proyecto, sin duda va a ayudar con eso. Todo el mundo tiene la oportunidad de hablar de lo que cree que ha ido bien y de lo que no ha ido tan bien, y así pueden debatir y ayudarse mutuamente con ideas y pensamientos. Esto ayuda a que todo el mundo entienda de qué parte del proyecto parte cada miembro del equipo.
Mejora la resolución de problemas - Sean cuales sean los errores o problemas que se hayan producido durante el proyecto, tendrás la oportunidad de hablar de ellos con todo el grupo. Esto puede ayudarte a encontrar formas más creativas o eficaces de resolver esos problemas en el futuro. Tanto si los problemas han sido menores como si han sido mayores, es importante evaluar lo que ha ido mal e idear mejoras y mejores oportunidades para el futuro. Porque siempre va a salir algo mal o, al menos, siempre va a haber lugares en los que podría ser mejor.
Ciérralo - En este punto vas a cerrar este capítulo de tu negocio porque por fin has terminado con el proyecto. Todo está hecho. Se ha entregado al cliente y ha sido aceptado y (con suerte) pagado. Eso significa que no tendrás que volver a hablar de ello una vez que hayas sacado a la luz toda esta información. Asegúrate de que se habla de todo lo que hay que hablar y de que, una vez terminada la reunión, no hay que hablar de nada más. Ya puedes pasar oficialmente a la siguiente tarea que tengas que hacer.
Comunícalo todo - Podrás hablar con las personas de tu equipo que hayan participado en el proyecto y compartir cualquier cosa importante de la reunión con otras personas que no formen parte del equipo principal. Así, si tu equipo era más pequeño y estaba trabajando en una tarea, podrás comunicar los objetivos generales, las nuevas prácticas, las políticas modificadas, etc. al resto de la empresa para asegurarte de que todo el mundo sabe lo que está pasando y lo que hay que hacer en el futuro, lo que mejorará tu negocio.
Celebrar los resultados - Este es un buen momento para sentarse y celebrarlo. Una vez que lo hayáis hablado todo y hayáis resuelto los detalles importantes, así como cualquier error o problema, es el momento de celebrarlo. Puedes dedicar un poco de tiempo a alegrarte de haber llevado a cabo este proyecto y a agradecer a todos los miembros de tu equipo todo lo que han puesto para que fuera un éxito. No hay razón para que sigas repitiendo todo después de haberlo hecho una vez. Agradece a todos los miembros del equipo todo lo que han hecho.
Cómo preparar su reunión post mortem con Instagantt
Tal vez le haya convencido la idea de organizar una reunión post mortem, pero no sabe muy bien cómo hacerlo. Pues bien, vamos a ayudarle con ese proceso. No tiene por qué ser tan difícil como cree. Sólo tienes que asegurarte de reunir a las personas adecuadas y de organizar bien el material. Y, por supuesto, la mejor forma de hacerlo es con un diagrama de Gantt. Instagantt puede ayudarte.
Cuando te preparas para cualquier tipo de reunión, lo mejor que puedes hacer es organizarte. Con Instagantt puedes hacerlo fácilmente porque nuestros gráficos te permitirán configurar todo lo que necesites. Al igual que creaste tu proyecto con un software de diagramas de Gantt, también puedes configurar todo lo que necesitas para tu reunión post mortem de la misma manera. Configuras el equipo que quieres que forme parte de ella (o añades una extensión al proyecto que ya tienes) y luego empiezas a asignar las tareas que hay que hacer para preparar la reunión.
Si necesitas que alguien se encargue de recopilar información específica o de ejecutar informes concretos, puedes configurarlo todo en el diagrama. Podrás crear un nuevo proyecto si quieres, que podría ser sólo para tu reunión post mortem. Podrás crear subtareas, comunicarte con los distintos miembros del equipo y mucho más. No sólo eso, sino que puedes crear tu propio sistema sobre cómo va a transcurrir la reunión y enviarlo a todos para que lo sepan de antemano. En definitiva, tener un organigrama con todos los detalles va a facilitar las cosas a todo el mundo.
Sus próximos pasos
Por tu parte, tendrás que decidir de qué quieres hablar. Los diferentes beneficios de los que hemos hablado antes serán un buen punto de partida. Ya sabes que quieres hablar de cosas como qué funcionó, qué no funcionó, qué se podría hacer mejor, cómo se podrían hacer mejor las cosas, quién participó, qué logros se consiguieron y más. Asegúrate de exponer estos temas y las personas que quieres mencionar especialmente (por razones positivas) antes de empezar cualquier otra cosa.
Es posible que quieras comunicarte con tu equipo antes de organizar la reunión post mortem. En esta comunicación puedes utilizar uno de varios métodos diferentes para hacerte una idea de lo que tu equipo pensó del proceso y de cómo fue el proyecto. Puede que pienses que todo fue genial o que todo fue mal, pero tu equipo va a tener opiniones diferentes en función del punto del proceso en el que se encuentren. Algunos tendrán cosas buenas y otros cosas malas que decir. Querrás escuchar todos los comentarios.
Puedes sentarte con todos en una reunión muy breve en la que cada uno haga una lista de lo que ha ido bien y lo que no. Anótalo todo y luego deja que cada uno siga su camino. Ya hablarás de cada uno de esos temas más adelante. Por ahora, lo único que quieres es dar a todo el mundo la oportunidad de expresar sus ideas iniciales y luego todos tendrán la oportunidad de pensar en esas cosas hasta que llegue el momento de la reunión completa.
Una encuesta es otra forma de obtener información y comentarios de los miembros de tu equipo. Todo lo que tienes que hacer es crear una encuesta que evalúe lo que la gente cree que ha ido bien y lo que no. En la encuesta puedes hacer las mismas preguntas que en una breve reunión de equipo o enviar una encuesta en la que todos valoren la experiencia. Podrías elegir diferentes aspectos del proyecto que todos tengan que valorar y luego trabajar a partir de los resultados que obtengas y de los comentarios.
Celebración de la reunión post mortem
¿Ya está listo para organizar su reunión pero quiere asegurarse de que lo está haciendo correctamente? Ahora ya sabes cómo se sienten las personas de tu equipo sobre lo ocurrido. También sabes por qué necesitas celebrar una de estas reuniones y sabes cómo organizarla incluso antes de que empiece la reunión. Pero ha llegado el momento de celebrar la reunión y es posible que tengas dificultades con el proceso. Al fin y al cabo, quieres que todo salga bien. Entonces, ¿qué vas a hacer?
Lo más importante es que la reunión se centre en lo positivo. Eso significa que tendrás que hablar de algunas de las cosas que fueron mal, pero tu objetivo no es señalar con el dedo o culpar a alguien de las cosas malas que ocurrieron. Tu objetivo es asegurarte de que las cosas que no salieron tan bien como querías no vuelvan a ocurrir. Intenta evitar echar la culpa o nombrar a alguien en concreto como responsable de esas tareas. En su lugar, limítate a presentar la tarea y los aspectos en los que las cosas podrían haberse hecho mejor. Puede que incluso sea mejor que presentes cada tarea y preguntes qué se podría haber hecho mejor, incluso si la tarea parecía ir bien.
Recuerda que todo el mundo debe tener la oportunidad de hablar y que debes intentar animar a todo el mundo a que hable al menos un par de veces durante el proceso. Debes asegurarte de que todo el mundo hace oír su voz para que nadie se vaya con la sensación de que no es importante. Todos los miembros de tu equipo son importantes para hacer el trabajo y no podrás hacerlo sin ellos. Si no se sienten importantes, es posible que en el futuro no pongan el mismo nivel de esfuerzo y eso podría perjudicar a todo el equipo.
Asegúrate de que todos respetan plenamente lo que ocurre en la reunión. Eso significa que tienes que prestar atención a lo que todos tienen que decir y que tienes que estar abierto a escuchar y recibir esos comentarios. Tengan lo que tengan que decir, hay que tenerlo en cuenta y agradecerles sus aportaciones y comentarios. Nunca le des a nadie la impresión de que no le escuchas o de que no crees que su opinión o sus comentarios sean válidos; de lo contrario, no volverán a darlos.
Como gestor de proyectos, también querrás tomar notas durante este debate. Al fin y al cabo, los comentarios que recibas de tu equipo van a contribuir a tu potencial de éxito en el futuro. Si toma nota de sus comentarios, les demostrará que valora su aportación. También estarás preparándote para el éxito en el próximo proyecto, porque verás áreas en las que podrías haberlo hecho mejor y también nuevas oportunidades e ideas para hacerlo mejor.
Cuándo celebrar una reunión post mortem
¿No está seguro de cuándo debe celebrar una de estas reuniones? Pues bien, deberías celebrar una en cuanto tú y tu equipo hayáis terminado un proyecto. Ahora bien, si estás terminando un proyecto que ha llevado un solo día y a dos personas puede que no necesites una reunión post mortem o que la reunión consista en unas pocas palabras intercambiadas entre los miembros del equipo. Si has tenido que trabajar en un proyecto con un grupo grande y/o ha llevado mucho tiempo, querrás celebrar una reunión formal para analizarlo.
Antes de celebrar la reunión post mortem, asegúrate de que todas las partes del proyecto estén terminadas y de que el cliente las haya entregado y aprobado. Celebrar la reunión demasiado pronto podría significar que os estáis felicitando a vosotros mismos antes de que nada se haya cerrado y antes de que hayáis terminado con el proyecto. Hay que asegurarse de tener la aprobación final para poder ver lo que se ha hecho bien. Si no has obtenido la aprobación, puedes pensar que has hecho algo bien, pero puede que el cliente no esté contento con ello.
Debes asegurarte de que este tipo de reuniones se conviertan en la norma en tu oficina. Es decir, cuando termines un proyecto todo el equipo debe saber que vas a programar una reunión post mortem. De este modo, no les pillará por sorpresa y estarán preparados para cuando tú lo estés. Tienes que asegurarte de que todo el mundo sepa cuándo se va a celebrar la reunión (tal vez establezcas la norma de que se celebre una reunión post mortem exactamente una semana después de la finalización del proyecto). Asegúrate también de enviar toda la información necesaria para planificar la reunión lo antes posible.
Qué llevar a la reunión post mortem
¿Qué se necesita para que una reunión sea un éxito? Tampoco es tan difícil como podría pensarse. Necesitarás a tu equipo, por supuesto, así que asegúrate de llevar un registro de todas las personas que han trabajado en el proyecto en cualquier aspecto. Esto no debería ser difícil con los gráficos de Instagantt, porque ya tienes un registro de a quién se asignaron las distintas tareas. Sin embargo, si se delegó alguna tarea a otras personas que no están en el gráfico, asegúrate de tomar nota de ello también.
Además, asegúrate de llevar todos los informes que se generaron y una copia final del proyecto que se hizo. Asegúrate también de llevar las directrices que se redactaron desde el principio para cumplir con el cliente. Toda esta información te ayudará a ver dónde lo hiciste bien y dónde podrías haberlo hecho mejor. Podrás comparar los resultados con las directrices originales y consultar los informes para ver lo que llevó más tiempo o menos, de dónde proceden los resultados y mucho más.
Por encima de todo, la gente tiene que traer una actitud positiva y la voluntad de discutir todo lo que ha pasado. Con la ayuda de todo tu equipo vas a poder mejorar tus procesos, ya sea poco a poco o cambiando algo importante. Lo más importante que puedes hacer es hablar. Si todo el mundo está dispuesto a ver las cosas desde un punto de vista positivo y a hablar de las cosas que podrían haber hecho mejor, sin duda estarás preparándote para el éxito.
Celebrar una reunión post mortem te permitirá a ti y a todo tu equipo seguir mejorando vuestras habilidades y técnicas. Te ayudará a conseguir más como empresa y hará que tus clientes estén aún más contentos. Aprendiendo lo que haces bien y lo que podrías hacer mejor, estarás mejorando continuamente y eso te dará mejores resultados a largo plazo. Una empresa que esté dispuesta a hablar de sus éxitos y fracasos de forma realista y lógica estará mejor preparada para seguir avanzando.
