Plantilla de plan de acción con diagramas de Gantt
Todos los proyectos empiezan con una lista de cosas que hay que hacer para alcanzar un determinado objetivo. Las listas ayudan de forma natural a realizar las tareas y también contribuyen a fomentar la confianza en la capacidad de las personas para hacer que las cosas sucedan. En la gestión de proyectos, un plan de acción puede ayudarte a ti y a tu equipo a alcanzar una meta común proporcionando estructura, objetivos y responsabilidad.
Un plan de acción puede definirse como un documento que enumera una estrategia propuesta en forma de plan de pasos necesarios para alcanzar un determinado objetivo. Es, esencialmente, una lista de tareas que deben completarse para alcanzar un objetivo, aclarando el curso de acción específico, los recursos necesarios, el calendario y los miembros del equipo o departamentos que se necesitarán para lograrlo. En la gestión de proyectos, los planes de acción pueden ser extremadamente útiles porque muchos equipos los utilizan como marco para pensar, hacer lluvias de ideas y definir cómo completar un proyecto -o una etapa de un proyecto- de forma eficaz. Una de las grandes ventajas de trabajar con planes de acción es que, al establecer y enumerar cada paso, se garantiza a los equipos que no se pasa nada por alto y que no se olvida ningún paso. Además, al documentar y enumerar el plan de acción, estarás esbozando el calendario, los recursos que necesitarás y las personas que deberán participar para completar la estrategia.
Cómo diseñar un plan de acción
Al diseñar o crear un plan de acción, debe tener en cuenta que su objetivo es dividir el proceso para alcanzar el objetivo en tareas o pasos procesables basados en un cronograma. Hay que identificar la finalidad de cada objetivo, así como los pasos procesables. Al identificar lo anterior, obtendrá claridad sobre qué departamento o miembro de su equipo debe tener la responsabilidad de realizar y completar esas tareas específicas.
En otras palabras, los planes de acción deben incluir:
Quién se va a encargar de qué - Se refiere a las responsabilidades específicas y a la rendición de cuentas general.
Cuándo - El calendario, los plazos y la duración de todo el plan.
El orden - Que se refiere a la secuencia y dependencia de las tareas.
El cómo - O más bien los aspectos técnicos y financieros del plan.
La razón - Que se refiere a la identificación de objetivos y también a la selección de indicadores que puedan utilizarse para seguir el progreso de la acción.
A la hora de diseñar y crear un plan de acción, debes tener en cuenta lo siguiente: en primer lugar, céntrate en las prioridades y anótalas. Después, tómate el tiempo necesario para considerar quién es la persona que debe abordar la tarea y asígnale cada actividad. Pide a todos que se impliquen y marquen las tareas completadas para que seas plenamente consciente del resultado y el progreso. Asegúrate de comentar cualquier tarea pendiente o atrasada, de este modo podrás prever cualquier retraso en tu plan.
¿Cuáles son los principales contenidos de un plan de acción?
Un plan de acción bien ejecutado puede resultar un instrumento excepcional para los equipos, ya que puede ayudar a las personas a centrarse en tareas y decisiones detalladas y específicas orientadas al logro de objetivos más amplios. Pueden ayudar a los equipos manteniéndolos con los pies en la tierra y funcionales. Así pues, para preparar un plan de acción eficaz, hay que tener en cuenta lo siguiente:
Enumere las actividades principales, los elementos más importantes.
Divida esas actividades en tareas manejables.
Aclare la secuencia y las dependencias entre esas tareas.
Estime el inicio, la duración y la finalización completa de las tareas.
Establezca un calendario claro.
Defina los hitos.
Analizar las capacidades y recursos existentes y determinar si falta algo.
Distribuya las tareas entre su equipo.
Marque las tareas completadas.
Controla tus progresos.
Crear un calendario para su plan de acción
Trabajar con planes de acción tiene múltiples ventajas. Ayuda a los equipos a trazar una línea de actuación y ejecutar proyectos. Al organizar la información y establecer metas, resulta más fácil seguir instrucciones y centrarse en el cumplimiento de los objetivos. Software de gestión de proyectos, como Instagantt(Creador de diagramas de Gantt), pueden utilizarse para preparar planes de acción, sobre todo porque ofrecen espacio para etapas, tareas, calendarios y seguimiento del progreso. Además, mejoran el trabajo en equipo al permitir la colaboración en línea. Con Instagantt, podrá crear y gestionar planes de acción en cuestión de minutos. Y lo que es más importante, podrás hacer un seguimiento de las diferentes actividades, así como del progreso general de tu plan. Gracias a su diseño de diagrama de Gantt, no sólo añadirás tareas y asignarás responsabilidades, sino que también gestionarás un calendario claro para tu trabajo.
