Definición de la propuesta de proyecto
Una propuesta de proyecto puede definirse como un documento escrito en el que se esboza la propuesta de valor fundamental de su proyecto. Proporciona antecedentes, objetivos, alcance y ayuda a demostrar lo que quiere conseguir ejecutando el proyecto, así como la forma en que planea lograrlo.
Dibujar una propuesta de proyecto proporciona a la gente contexto sobre tu visión y debe ser capaz de explicar por qué es importante y definir las acciones que emprenderás para llevarla a cabo. Las propuestas de proyecto pueden tener muchos usos. Por lo general, se utilizan para obtener el visto bueno de las partes interesadas, aunque en muchos otros casos también pueden servir para presentar un nuevo proyecto interno).
El objetivo de una propuesta de proyecto es captar la atención de las partes interesadas y del patrocinador del proyecto. ¿Por qué? Porque los proyectos requieren apoyo financiero y, naturalmente, para recibirlo tendrás que demostrar detalladamente cómo tu proyecto puede beneficiar a la gente. Debe abordar un problema concreto o resolver una cuestión existente, o explotar una oportunidad única.
Además, redactar una propuesta beneficia al propio proyecto, porque aporta estructura, coordinación y visión. Ayuda a definir los recursos, las tareas, el equipo y el presupuesto que serán necesarios para llevar a cabo la misión, lo que garantiza una ejecución sin problemas y conduce al éxito del proyecto.
Qué tener en cuenta al redactar una propuesta de proyecto
A la hora de redactar una propuesta hay que tener en cuenta varios aspectos clave. Para redactar una propuesta de proyecto eficaz, debe plantearse preguntas estratégicas, como:
- Problema central: ¿Cuál es el problema central que presenta y trata de resolver?
- Recursos: ¿Qué recursos estarán disponibles? ¿Y cuáles están ya disponibles?
- Calendario: ¿Con qué calendario o cronograma trabajará?
- Presupuesto: ¿Cuál es su presupuesto específico? ¿Afecta a algún proyecto o iniciativa en curso?
- Objetivos estratégicos: ¿Coincide su proyecto con los objetivos de las partes interesadas y otras personas implicadas?
- Responsabilidades: ¿Quién será responsable del proyecto?
- Beneficio: ¿Cómo se beneficiará la parte interesada de la realización del proyecto? ¿Cómo se beneficiarán sus clientes?
- Resultados del proyecto: ¿Qué resultados se espera obtener al cierre del proyecto?
Cómo redactar una propuesta de proyecto
Piensa en una propuesta de gestión de proyectos como un medio para convencer a la gente de que tu proyecto tiene una base sólida y una buena razón de ser. Para lograrlo, tienes que pensar en presentar una propuesta que satisfaga las necesidades de las partes interesadas. Este documento debe ser capaz de comunicar tus ideas a las personas que tienen que aprobarlas, por lo que es vital que esté bien construido. Para redactar una propuesta de proyecto eficaz, debes tener en cuenta varios elementos y secciones diferentes.
- Resumen ejecutivo. Utilice el resumen ejecutivo para explicar el proyecto y captar la atención de su público. Debe ser breve, directo y motivador. Escriba sobre lo que va a conseguir y describa por qué la idea es importante para ellos.
- Antecedentes. En esta sección se exponen los precedentes y se describe cómo su proyecto puede beneficiarse de proyectos similares anteriores. Se trata sobre todo de un breve relato de lo que has aprendido sobre proyectos de éxito y de cómo esa información puede ser útil para el siguiente.
- Requisitos. Esta sección debe describir lo que necesitará para completar su proyecto; materiales, recursos, presupuesto y habilidades necesarias para la realización del proyecto.
- Presente una solución. Utilice esta sección para explicar cómo resolverá su propuesta un problema concreto. Describa lo que pretende conseguir y persuada al lector para que se dé cuenta del problema y la situación únicos que está resolviendo. Deben enumerarse las habilidades, procedimientos y técnicas de gestión del proyecto para demostrar cómo se llevará a cabo el trabajo de forma eficaz.
- Calendario y presupuesto. Prepare una estimación del calendario de su proyecto. Incluya los hitos y las fases de realización. Esta sección debe incluir también una estimación aproximada del coste global del proyecto.
- Responsables de la toma de decisiones. Esta sección debe informar al lector de quiénes son los responsables de la toma de decisiones en el equipo del proyecto y quiénes se encargarán de gestionarlo. También debe aclarar qué partes interesadas externas deben aprobar el proyecto. Básicamente, esta sección incluye quién va a autorizar el proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
- Apéndice. En esta última sección se documenta toda la información adicional y los documentos de apoyo en los que se basa el proyecto. Aquí es donde debe añadir datos o estadísticas interesantes en los que sus lectores puedan querer profundizar para obtener más detalles.
Cómo utilizar la plantilla de propuesta de proyecto de Instagantt
Las propuestas de proyecto proporcionan antecedentes, objetivos, visión y alcance, y ayudan a demostrar y comunicar lo que se quiere conseguir con la ejecución del proyecto. Además, al organizar la información y describir la importancia del plan, resulta más fácil para los equipos seguir las instrucciones y centrarse en el cumplimiento de los objetivos.
Losprogramas de gestión de proyectos, como Instagantt(creador de diagramas de gantt), pueden utilizarse para preparar y esquematizar propuestas de proyectos, sobre todo porque ofrecen espacio para enumerar tareas, calendarios y adjuntar y documentar información. Además, mejoran el trabajo en equipo al permitir la colaboración en línea.
Con Instagantt, uno de los mejores programas de diagramas de Gantt en línea, podrá crear y gestionar proyectos en cuestión de minutos. Y lo que es más importante, podrás hacer un seguimiento de las diferentes actividades, así como del progreso general de tu plan. Gracias a su diseño de diagrama de Gantt, no sólo añadirás tareas y asignarás responsabilidades, sino que también gestionarás un calendario claro para tu trabajo.
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