¿Gestión de proyectos de Google? ¿Existe algo así?

Pero, ¿y la gestión de proyectos?

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¿Existe alguna herramienta o aplicación creada por Google que sirva para gestionar proyectos? Respuesta corta: no.

Es un hecho: muchos gestores de proyectos suponen que, como es tan popular, Google tiene su propia herramienta de gestión de proyectos. Pero no la tiene. Al menos, no una aplicación especializada. Algunas personas recurren a Google Sheets cuando necesitan crear sencillos diagramas de Gantt inscribiendo tareas y plazos. Pero lo cierto es que la gestión de proyectos requiere varias cosas diferentes, como ser capaz de identificar y mitigar riesgos, llevar un registro de horas y recursos, colaborar con los miembros del equipo y comunicarse eficazmente en cada paso del proyecto. Y estas opciones sólo las encontrará en un software de gestión de proyectos.

El software de gestión de proyectos puede personalizarse para ajustarse exactamente a lo que necesita. Porque, cuando se trata de gestionar proyectos, usted quiere estar seguro de que dispone de las mejores herramientas de gestión posibles para ayudarle, después de todo, los proyectos están sujetos a cambios repentinos y usted necesita poder analizar, tomar medidas y finalizar su plan a tiempo y dentro del presupuesto.

Entonces, ¿cuáles son las principales áreas en las que debe centrarse a la hora de elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos? En dos aspectos:

Cronogramas. Las líneas de tiempo compartidas facilitan la organización, programación, implementación y ejecución de todos los pasos del proyecto. Además, este tipo de herramientas suelen ofrecer la opción de asignar colores personalizados a las tareas, lo que simplifica aún más las cosas cuando se necesita visualizar y filtrar información relevante. Su equipo puede supervisar rápidamente el estado del proyecto y cumplir los plazos.

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Diagramas de Gantt se utilizan habitualmente para hacer un seguimiento de los calendarios de los proyectos, y son especialmente útiles en la gestión de proyectos. Son herramientas potentes para visualizar las tareas y los plazos de tu proyecto, porque te permiten saber qué hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, y lo que es más importante, quién está trabajando en qué. El software de diagramas de Gantt te ayudará a planificar, programar y asignar el trabajo, así como a compartir información y actualizar periódicamente a las personas sobre el progreso de sus tareas.

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Si tienes curiosidad por saber cómo sería utilizar Hojas de cálculo de Google para crear un diagrama de Gantt y un calendario de proyecto, estás de suerte. Hemos creado una plantilla y puedes aprender a utilizarla aquí. ‍

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Sin embargo, le faltarían algunas de las funciones de gestión de proyectos más importantes que sólo podría encontrar en un software especializado. Por ejemplo, algunas de estas características clave son:

• Cronología de proyectos y opciones de arrastrar y soltar
• Dependencias e hitos
• Tarea y subtareas
• Programación automática de proyectos
• Líneas de base y escenarios de ruta crítica
• Posibilidad de crear varios espacios de trabajo para sus proyectos
• Diversas opciones de exportación: Excel, imagen y PDF
• Opciones para compartir la línea de tiempo
• Opciones de colaboración en equipo: notificaciones y asignación de tareas
• Vista y campos personalizados para sus diagramas de Gantt
• Opciones de color personalizadas para las barras de progreso
• Asignación de riesgos y prioridades 
• Coste estimado y real
• Vista de la carga de trabajo y tablero Kanban
• Cuadro de mandos y análisis 

¿Y ahora qué?

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Vale, Google no tiene su propio software de gestión de proyectos. Pero si necesitas hacer un seguimiento de tus tareas de una forma rápida y sencilla, entonces Google Sheets podría servirte. Pero si necesitas algo más, pronto te darás cuenta de que Google Sheets carece de algunas de las funciones que, con toda seguridad, necesitarás cuando gestiones proyectos grandes y complejos. Si este es tu caso, probablemente necesitarás funciones como dependencias, hitos, gestión de recursos, programación automática, priorización de tareas y mucho más. 

Y aquí es donde la elección de un software especializado en la creación de diagramas de diagramas de Gantt en cuestión de minutos marcará una auténtica diferencia en su trabajo. Instagantt es el software de diagramas de Gantt perfecto para la gestión de proyectos. Con Instaganttpuede crear fácilmente líneas de tiempo, programar tareas, gestionar su equipo, sus recursos y almacenar información del proyecto, todo en un solo lugar. 

Así que si estás listo para dar el siguiente paso hacia la gestión de proyectos y de equipos, Instagantt es prácticamente el lugar perfecto para empezar.