Cómo realizar una evaluación de necesidades en sencillos pasos
¿Qué necesito para completar un proyecto? Esta es una pregunta básica que los jefes de proyecto deben hacerse antes de poder ejecutar una estrategia. Al realizar una evaluación de las necesidades, podrás averiguar qué herramientas necesitarás tener disponibles, qué tipo de habilidades serán necesarias y qué tipo de recursos se necesitarán para planificar y completar con éxito un proyecto.
Una evaluación de necesidades puede definirse como un proceso sistemático que los gestores de proyectos utilizarán para evaluar los requisitos que se consideran no negociables para un proyecto. Se trata de requisitos específicos que pueden incluir un conjunto de habilidades, conocimientos, software, herramientas, etc. concretos.
Se pueden realizar evaluaciones de las necesidades para descubrir la distancia que separa las condiciones actuales del proyecto de las condiciones necesarias para una ejecución satisfactoria. A continuación, se llevará a cabo un análisis de carencias para determinar cómo cerrar la brecha entre el punto en el que se encuentra la empresa en la actualidad y el punto en el que deberá estar en el futuro.
Al realizar evaluaciones de necesidades, hay que cubrir tres etapas principales:
Iniciación
Recogida y análisis de datos
Producción final
¿Por qué es importante una evaluación de las necesidades?
Una evaluación de necesidades te permite planificar y asegurarte de que tienes todo lo que necesitas para terminar con éxito un proyecto, que es el objetivo final. Al realizar una evaluación de necesidades antes de que usted y su equipo aborden las tareas iniciales, se asegurará de que dispone de los recursos necesarios para llevarlas a cabo según lo previsto.
Las evaluaciones de necesidades también ayudan a descubrir carencias que podrían comprometer el éxito de su proyecto. Al descubrir las carencias, puede abordarlas de forma proactiva para asegurarse de que tiene todo lo que necesita para funcionar. Y lo que es más importante, al identificar esas carencias, tendrá tiempo para tomar buenas decisiones y evitar avanzar con soluciones basadas únicamente en cuál es el enfoque más rápido para solucionar un problema.
Pero realizar una evaluación de las necesidades también significa que dispondrá de un calendario mucho más realista. ¿Por qué? Porque estará construyendo un calendario basado en información previamente analizada, lo que significa que cualquier búsqueda de última hora se reduciría significativamente.
¿Cuáles son los cuatro pasos de una evaluación de necesidades?
Una evaluación de necesidades aporta muchos beneficios, pero esto no significa necesariamente que sea un proceso complicado o intimidatorio. Veamos los pasos básicos para llevar a cabo una evaluación de necesidades.
Requisitos: Comprender todo lo que implica un proyecto es esencial para su éxito. Como gestor de proyectos, debe asegurarse de que tanto usted como su equipo tienen claro el contexto y los objetivos de un proyecto. Al comprender los detalles, podrá identificar mejor las necesidades asociadas al proyecto. Explicar los distintos hitos y entregables a las personas implicadas puede ayudar a proporcionar un contexto más amplio.
Recursos: Una vez identificado lo que se necesita, puede centrar su atención en los recursos. Esto significa que ha llegado el momento de hacer una lista y ajustar los recursos disponibles a lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto. La mayoría de las veces, se dará cuenta de que ya dispone de recursos que le resultarán útiles a la hora de planificar y ejecutar su nuevo proyecto.
Lagunas: Una vez identificados los recursos de los que ya dispones, puedes ocuparte realmente de los que no se cumplen. Puede crear una lista y señalar lo que le falta. De este modo, te asegurarás de descubrir y abordar cualquier carencia, que puede variar desde un conjunto de habilidades concretas hasta el software que necesitarás para ejecutar una tarea.
Cree un plan para colmar las lagunas: De nada sirve identificar los problemas si no creas un plan de acción para solucionarlos. Una vez identificadas con éxito las carencias, puedes utilizar esta información y abordar estos problemas antes de empezar a ejecutar tu proyecto.
Ejemplo de evaluación de necesidades
Los nuevos proyectos son siempre emocionantes, por lo que, normalmente, su equipo estaría ansioso por lanzarse de inmediato antes de tomarse el tiempo necesario para analizar y planificar sus acciones. Pero, en realidad, dar un paso atrás y realizar una evaluación de las necesidades garantizará que el proyecto se desarrolle sin problemas.
Para llevar a cabo con éxito una evaluación de necesidades, necesitará la herramienta adecuada, que le permita realizar un seguimiento de los objetivos, recursos y carencias, y software de gestión de proyectoscomo Instagantt, puede ayudarle a conseguirlo.
Con Instagantt, podrá crear, gestionar y realizar un seguimiento de sus evaluaciones de necesidades. Además, podrá trazar sus tareas e iniciar sus etapas de recopilación y análisis de datos mediante diagramas de Gantt. A continuación, podrá elaborar rápidamente un calendario y asignar tareas a los miembros de su equipo, para que puedan centrarse en completarlas a tiempo, asegurándose de que su proyecto se ejecuta según lo previsto.
