Mantén tus reuniones estructuradas y centradas en el tema con un orden del día para reuniones de equipo
¿Os cuesta a ti y a tu equipo mantener el tema de las reuniones? Todos sabemos que las reuniones son una parte crucial de la colaboración eficaz en equipo, pero también sabemos lo importante que es hacer que las reuniones parezcan un buen uso del tiempo para todos los implicados. Una plantilla de agenda para reuniones de equipo puede ayudarle a preparar las reuniones, alinear las prioridades y debatir la información relevante con los miembros de su equipo.
A todos nos ha pasado. Reuniones a las que los participantes acuden sin preparación, inseguros sobre los temas, lo que al final provoca que la discusión se desvíe, sin que se avance nada, haciendo perder un tiempo precioso a las personas implicadas.
Las reuniones son una parte esencial de la colaboración eficaz en un proyecto y, como gestores de proyectos, dedicar tiempo a su equipo es importante para alinear prioridades, debatir problemas y soluciones, y avanzar juntos en la dirección correcta. Una agenda de reuniones es una herramienta eficaz que puede ayudarle a aprovechar el tiempo al máximo.
¿Qué es el orden del día de una reunión? Puede definirse como una lista de actividades que los participantes esperan realizar y debatir durante la reunión programada. Una agenda de reuniones de equipo ayuda a planificar y ejecutar las reuniones, lo que permite una mejor colaboración entre las distintas funciones.
Ventajas de un orden del día para reuniones de equipo
Una de las ventajas más importantes de trabajar con órdenes del día es que estructuran la franja horaria predefinida y le ayudan a centrarse en la información que necesita compartir con su equipo. Los órdenes del día también ayudan al equipo a ponerse de acuerdo sobre los objetivos, los puntos de acción y los próximos pasos.
Tomarse el tiempo necesario para trabajar con una agenda de reuniones puede evitar fácilmente reuniones improductivas, lo que en última instancia le ahorrará a usted y a su equipo mucho tiempo significativo. Algunos de los beneficios más relevantes que suele aportar una agenda de reuniones de equipo son:
Las agendas de reuniones le ayudan a reconocer los esfuerzos individuales y a celebrar los hitos.
Le ayudan a establecer expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante una reunión.
Mantenga a los participantes centrados en el tema que debe debatirse.
Debatir los obstáculos a la productividad o al progreso y las posibles soluciones.
Marque el ritmo de la reunión, pero recuerde también a todos que sólo dispone de cierto tiempo para debatir asuntos cruciales.
Revisar los avances en relación con los objetivos del equipo y los resultados clave.
Comparta actualizaciones relevantes del proyecto.
Lluvia de ideas para encontrar nuevas ideas y soluciones.
Qué incluir en el orden del día de una reunión
Un orden del día eficaz para una reunión de equipo incluirá
Planificar detalles como la fecha, la hora, el lugar y quién debe asistir.
Una persona que dirija la reunión
Temas de debate
Acciones, problemas o bloqueos
También es importante que discuta y acuerde con su equipo el momento ideal para este tipo de reuniones. Además, asegúrate de consultar a tu equipo antes de la reunión para que te dé su opinión sobre los temas de debate más relevantes; de esta forma, todos se sentirán escuchados y reconocerán que han contribuido al orden del día de la reunión.
Los temas del orden del día dependerán del objetivo de la reunión y de los problemas más importantes a los que se enfrente durante el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, la mayoría de los órdenes del día incluirán:
Elementos de información, que pueden incluir cualquier actualización o dato que necesite compartir con los miembros de su equipo.
Elementos de acción, que se refieren a las tareas que su equipo debe realizar durante o después de la reunión.
Temas de debate. Estos serán los temas sobre los que desea que su equipo aporte sus comentarios. Los temas de debate también incluyen problemas o posibles cuellos de botella.
Para que tus reuniones sean aún más productivas, incluye detalles adicionales útiles, como quién presentará cada tema y de cuánto tiempo dispondrá cada presentador para hablar de sus puntos de acción.
Cómo redactar un orden del día eficaz
Las agendas de reuniones pueden personalizarse fácilmente para cualquier tipo de proyecto, función o departamento. Puedes crear agendas que te ayuden a discutir cualquier cosa, desde métricas hasta planificación de sprints o próximos proyectos. Aquí tienes algunos consejos para planificar el mejor orden del día para tu próxima reunión de equipo:
Los objetivos de la reunión deben ser claros:
Debes ser capaz de ofrecer una visión general de lo que se tratará en la reunión sin entrar en puntos concretos del orden del día. Para ello, ofrece claridad sobre los objetivos de la reunión y lo que se espera de todos los asistentes.
Enumere los temas del orden del día como preguntas o tareas:
Los puntos vagos del orden del día son tu enemigo. Tus reuniones serán más productivas si dejas claro de inmediato el propósito del debate. Asegúrate de añadir preguntas o tareas de apoyo para que tu equipo se presente preparado para el debate.
Aclare las expectativas y responsabilidades:
Si suele tener problemas con los participantes que se presentan sin estar preparados para ciertos temas clave, probablemente no esté siendo lo suficientemente claro sobre quién es el responsable de cada tema. Informa a tu equipo con antelación de quién será responsable de cada tema para que pueda prepararse con antelación.
Calcule un tiempo realista para cada tema de debate:
Las reuniones no deben ser apresuradas, cada tema de debate debe tener la misma importancia. Ten en cuenta el tiempo necesario para presentar y debatir cada tema, y calcula un tiempo realista para toda la reunión antes de programarla.
Cree y centralice sus agendas de reuniones con Instagantt
Tanto si trabajas con equipos grandes como pequeños, o si tus reuniones son más una discusión informal que eventos formales, una agenda es la mejor forma de mantener la concentración y aprovechar el tiempo de todos, porque, si se diseña correctamente, una agenda de reuniones puede evitar para siempre las reuniones improductivas.
Ahora que ya sabes qué es una agenda de reuniones y cómo funciona, es hora de elegir la herramienta adecuada para crear la tuya. Por supuesto, puedes utilizar Microsoft Word para redactar tu orden del día, pero es fácil que acabes olvidando dónde lo escribiste y, en última instancia, extraviando la información. Tendría mucho más sentido crear sus agendas de reuniones y mantenerlas organizadas y accesibles en un único lugar, y puede conseguirlo rápidamente utilizando Instagantt.
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