Cómo crear un plan de comunicación para la gestión de proyectos

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación puede definirse como una hoja de ruta para transmitir un mensaje coherente a un público determinado. Permite a los gestores de proyectos transmitir eficazmente información a un público determinado en el momento adecuado. El plan le permitirá transmitir la información que necesita preparar y enviar, dirigir el mensaje a personas concretas, así como determinar qué canales utilizará para enviar el mensaje. 

Estos tipos de planes pueden utilizarse en diferentes situaciones, como al presentar nuevas iniciativas, al comunicar los progresos realizados o cuando las empresas necesitan aclarar el propósito del lanzamiento de nuevas funciones o servicios. También pueden ayudar a su proyecto o marca en momentos de crisis, o cuando una decisión concreta ha perjudicado a su empresa o a las partes interesadas, preparando un procedimiento para gestionar eficazmente una situación difícil.

¿Por qué es importante preparar un plan de comunicación?

Si las empresas no cuentan con un plan de comunicación, lo más probable es que no estén preparadas para lo que les depare el futuro. Pero además, en la gestión de proyectos, es extremadamente relevante preparar y programar un plan de comunicación porque será el recurso que te permitirá maquetar todo lo que tu cliente espera de ti y del proyecto en el que estás trabajando. 

Los clientes esperan que se les informe de los progresos. Pero esto significa que tendrás que saber exactamente cuáles son sus objetivos y sus hitos. Por eso es tan importante recopilar información clave a la hora de gestionar proyectos; si no dispones de la información adecuada y de los medios para comunicarte con tus clientes, tendrás problemas a la hora de ejecutar el proyecto. Con un plan de comunicación, te asegurarás de tener una hoja de ruta específica para compartir información con las partes interesadas, así como el calendario adecuado para hacerlo. Y, lo que es más importante, te dará la oportunidad de compartir opiniones para que puedas hacer los cambios o ajustes necesarios en tu plan de trabajo.

En otras palabras, una gestión de proyectos plan de comunicación servirá de:

• Una hoja de ruta para sus objetivos de comunicación.
• Una estrategia para llevar sus objetivos a buen puerto.
• Un calendario para cumplir esos objetivos.
• Un vehículo de retroalimentación.

Un plan de comunicación eficaz para la gestión de proyectos le ayudará a garantizar el éxito de la comunicación a lo largo de todo el proyecto. Pero para que tenga éxito, primero tendrás que reunir ciertos requisitos para tu plan de proyecto.

Pasos para elaborar un plan de comunicación sobre gestión de proyectos

He aquí los pasos más importantes que puede seguir para crear y desarrollar un plan de comunicación eficaz:

Antecedentes. Aquí es donde tendrá que reunir la información clave para describir su plan de comunicación y situarlo en su contexto. Considera abordar los siguientes aspectos:

• Visión y objetivos: Asegúrate de comprender la visión y los objetivos de tu cliente, esto será útil a la hora de planificar y programar para comunicar los avances.

• Objetivos y plazos: Establezca plazos concretos. Asegúrate de que tu cliente sepa cuándo le comunicarás tus objetivos e hitos.

Necesidades del proyecto. Los proyectos tienen muchas formas y tamaños. Huelga decir que cada proyecto es diferente, lo que significa que debe tener en cuenta estas diferencias y comprender las necesidades de su proyecto concreto, así como las preferencias y necesidades específicas de su cliente. 

Propósito. Cada pieza de comunicación que envíes debe tener una razón de ser. Es importante que dedique tiempo a programar una pauta básica para los temas que tratará en cada correo electrónico o reunión con sus clientes. Esto también ayudará a establecer un camino claro en cuanto a cuándo esperar actualizaciones de progreso de usted.

El método. ¿Cuál es el método de comunicación preferido de su cliente? Comenta esta información antes de lanzar el proyecto. De este modo, sabrás exactamente cómo ponerte al día, ya sea en reuniones semanales, correos electrónicos o llamadas telefónicas. 

Responsabilidad. Identifique quién es responsable de hacer qué, de este modo asignará claramente la responsabilidad a su equipo. Para que tu plan de comunicación funcione, es importante que cada persona conozca también su papel. 

Desarrollar un plan de comunicación realmente eficaz mediante diagramas de Gantt

Cuando se gestionan proyectos, comunicar los avances es una parte importante del trabajo. Pero además, si no se dispone de la información adecuada desde el principio, será difícil ejecutar el trabajo con eficacia. Por eso, ser capaz de reunir los datos adecuados y trazar un plan que sirva de hoja de ruta para

Comunicarse eficazmente con sus clientes es un aspecto crucial de la gestión de proyectos.

Independientemente del tipo de proyecto en el que estés trabajando, lo más importante es que entiendas lo que se espera de ti y de tu equipo. Si tu cliente acuerda una estrategia, tu vida será mucho más fácil. Las partes interesadas sabrán cuándo se supone que deben recibir actualizaciones, y tú sabrás lo que se supone que debes comunicar cada vez.

Pero gestionar proyectos -y equipos- no es tarea fácil. Hay que lidiar con plazos, problemas, reuniones y cientos de peticiones diferentes a la vez. Por suerte, software de gestión de proyectose como Instagantt puede ayudarte a mantener el rumbo. ¿Cómo? Para empezar, puede crear planes de comunicación para sus proyectos y gestionarlos, todo en el mismo lugar. 

Esto significa que almacenará toda la información relacionada con el proyecto en un único lugar, lo que realmente marcará la diferencia cuando intente estar al tanto de su progreso. Con Instagantt, es mucho más fácil desarrollar y poner en práctica su plan de comunicación. Nuestro software de diagrama de Gantt le permite gestionar sus proyectos, crear múltiples tareas, plazos, programar reuniones o llamadas telefónicas y asegurarse de que nunca se le pasa un plazo, especialmente cuando se trata de poner al día a sus clientes.

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Plantilla del plan de comunicación