Si hay un documento que nunca debe pasarse por alto antes de iniciar un proyecto, ese es la carta del proyecto. ¿Por qué? Porque una carta de proyecto sirve para definir cómo se medirá el éxito de un proyecto, y también puede ser un elemento crucial para planificar el proyecto y comunicar sus beneficios y objetivos a las partes interesadas.
¿Qué es una Carta de Proyecto en la gestión de proyectos?
Una carta de proyecto es un documento formal que describe el proyecto en su totalidad. Es un resumen de todas las funciones, objetivos y alcance del proyecto, y ofrece a las partes interesadas y a los miembros del proyecto una visión general del plan que se va a ejecutar.
Si se hace bien, la carta de un proyecto le ayudará a alcanzar sus objetivos definiendo el proceso, las funciones y las responsabilidades de los participantes. En la gestión de proyectos, una carta es una herramienta crucial porque puede servir de guía durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Puntos principales de una Carta de Proyecto
Al crear una carta de proyecto, debe centrarse en tres puntos principales:
La esencia del proyecto. Aquí debes centrarte en las metas y objetivos del proyecto, así como en la forma en que piensas alcanzarlos.
La razón del proyecto. La Carta debe ser capaz de comunicar su valor y su razón de ser a todas las partes interesadas.
Responsabilidades. Una carta de proyecto también debe ser capaz de identificar y describir claramente las responsabilidades y obligaciones de cada persona implicada en el proyecto.
¿Cuáles son las principales ventajas de una Carta de Proyecto?
Son muchas las ventajas de trabajar con cartas de proyecto a la hora de gestionar proyectos, pero algunas de las más comunes son:
Las cartas de proyecto ayudarán a todos a mantenerse informados de todos los aspectos del proyecto, de principio a fin.
Ayudan a minimizar la falta de comunicación, eliminando los silos.
Acelerar el proceso de aprobación proporcionando orientaciones claras a las partes interesadas.
Mantener el rumbo durante todo el ciclo de vida del proyecto
¿Cuándo necesitaré crear una Carta de Proyecto?
El objetivo principal de una carta es autorizar al gestor del proyecto a poner en marcha el proyecto aprobado, por eso es importante hacer referencia, en su contenido, a cómo el proyecto está alineado con las estrategias de la empresa. En resumen, creará una carta de proyecto porque:
Necesita autorización para su proyecto. Piense en este documento como en un argumento de venta. Ayuda a las partes interesadas a entender el valor del proyecto y, con una carta de proyecto, puedes compartir todo sobre tu plan y ponerlo en marcha lo antes posible.
Mantén tu proyecto en el buen camino. La carta del proyecto sirve de guía para todos los implicados. Este documento te ayuda a no perder de vista información crucial y siempre puedes volver a la visión original y revisarla tantas veces como sea necesario.
Sirve como documento principal de venta. Una carta también servirá como resumen que las partes interesadas pueden utilizar fácilmente para distribuir o presentar cuando se les planteen proyectos similares.
Ejemplo de Carta de Proyecto
Una carta de proyecto debe ser breve y directa. Es importante que sea sencilla, pero también que transmita la esencia del proyecto en pocas palabras. Gestionar proyectos también significa gestionar mucha información, pero una carta de proyecto tendrá más éxito cuando se presente como una visión general de alto nivel de su proyecto.
Una carta de proyecto suele documentar:
Motivos del proyecto
Objetivos y limitaciones del proyecto
Beneficios del proyecto
Partes interesadas
Riesgos identificados
Panorama general del presupuesto
He aquí cómo debe ser e incluir una carta de proyecto eficaz:
Nombre del proyecto
Descripción y resumen del proyecto
Caso práctico
Objetivos SMART, incluidos los entregables
Antecedentes del proyecto
Contexto y razón de ser
Alcance y límites del proyecto
Principales interesados y miembros del proyecto
Clientes y usuarios finales
Plan de aplicación
Recursos
Limitaciones y riesgos
Presupuesto y costes
Utilice las herramientas adecuadas para realizar cartas de proyectos eficaces
Antes de empezar cualquier proyecto, hay que dedicar tiempo a redactar una carta de proyecto. Es una herramienta fundamental que puede definir el resultado de su proyecto. Y mientras que un caso de negocio y un plan presupuestario deberán ser más detallados, un organigrama de proyecto servirá de hoja de ruta y guía para tu proyecto. Para usted y para todos los implicados.
¿Pero no sería más fácil si pudiera crear y documentar su carta de proyecto en línea? Convertir una carta en un plan requiere una herramienta lo suficientemente flexible como para ajustarse a la cantidad de información y a las muchas tareas que conlleva. Instagantt, un software de gestión de proyectos, le ayuda a crear y gestionar proyectos en línea. Con este software, podrás crear diagramas de Gantt de aspecto profesional en cuestión de minutos. Echa un vistazo:
