A la hora de gestionar proyectos, es sumamente importante mantener informados a los interesados y comunicarles los avances . Un informe de situación del proyecto bien redactado puede ayudar a normalizar el proceso de respuesta a la información de alto nivel, que suele incluir hitos, trabajo realizado, riesgos y obstáculos.
Un informe de situación de un proyecto es un documento en el que se resumen los avances generales de un proyecto. El objetivo de un informe de estado del proyecto es informar a las personas clave sobre el progreso de un proyecto y abordar cualquier pregunta o problema antes de que surjan. Por lo general, un informe sobre el estado de un proyecto informa de los avances con respecto al plan previsto del proyecto, lo que se hace para garantizar que el proyecto está en vías de completarse en el plazo designado.
Los informes de estado del proyecto son una parte fundamental de la gestión de proyectos porque ayudan a mantener una estrategia de comunicación sana y eficaz, proporcionando actualizaciones periódicas al equipo del proyecto, los clientes y las partes interesadas. Además, un informe de estado puede simplificar el proceso de comunicación mediante la estandarización de un informe formal que mantendrá a todos al tanto, lo que puede ayudar a minimizar las preguntas y dudas con respecto a cualquier sección de su proyecto.
¿Por qué utilizar un informe de situación para comunicar los progresos?
Los informes de situación muestran a sus clientes y partes interesadas que va por buen camino, ya que mantienen un canal de comunicación formal para garantizar que los objetivos se cumplen según lo previsto. También ayudan a documentar el historial del proyecto, lo que redundará en beneficio de proyectos futuros.
Un informe de situación bien redactado debe parecer una guía práctica para las partes interesadas y los miembros de su equipo. Algunas de las principales ventajas son:
Mejoran la comunicación entre equipos, clientes y partes interesadas, y simplifican el proceso.
Transmiten mensajes clave y mantienen informada a la gente sobre los avances, riesgos, problemas o retrasos.
Proporcionan transparencia sobre el progreso hacia los hitos previamente definidos.
Ayudan a evitar sorpresas desagradables.
Ayudan a dejar constancia documental de todo el ciclo de vida del proyecto.
Qué incluir en un informe de situación de gestión de proyectos
Ya hemos hablado de la importancia de enviar informes periódicos sobre el estado del proyecto. Pero, ¿qué debe incluir en uno? La estructura y la coherencia son dos de los aspectos más importantes. Sigue esta guía para saber qué incluir en tu próximo informe de situación del proyecto:
Información general del proyecto. Empiece por lo básico: incluya el nombre del proyecto, así como el nombre del director del proyecto. ¿Cuántas personas trabajan en el proyecto? ¿Cuáles son los recursos? Esta es la información que resultará útil a la hora de hacer una investigación histórica sobre sus proyectos.
Información general sobre la situación. Incluya la fecha en la que se generó el informe, el autor, así como cualquier otra información relevante, como indicar si el proyecto está actualmente en curso, en riesgo o fuera de curso.
Revisión de hitos. A las partes interesadas les importan los hitos, así que asegúrate de indicar cómo vas cumpliendo los hitos previamente identificados.
Resumen del proyecto. Presente un breve resumen de su proyecto. Tenga en cuenta que el objetivo es comunicar los aspectos más importantes a personas que no tienen tiempo de leer un resumen completo de su proyecto. Incluye una previsión de finalización de las tareas y asegúrate de informar a los interesados de cualquier cuestión o problema que pueda afectar al plazo o los costes del proyecto.
Riesgos. ¿Te enfrentas a algún riesgo potencial? Incluye una breve explicación de cómo piensas resolverlos. ¿Cómo afectarán a tu proyecto? Explíquelo.
Presupuesto. Aborde el presupuesto que ha gastado. Siempre es una buena idea anotar el estado general de tu presupuesto: atrasado, adelantado o dentro de lo previsto.
Aspectos destacados. Utilice esta sección para añadir información adicional. ¿Se ha encontrado con algún obstáculo? ¿Habrá algún reto concreto en el camino? También es una buena idea incluir los próximos pasos o mencionar los aspectos más destacados.
Como puede ver, los informes de situación no tienen por qué ser muy detallados. Se trata de ofrecer la información más relevante de forma resumida, indicando a las partes interesadas si el proyecto va por buen camino, está en riesgo o no.
Manténgalo todo bajo control con informes de estado del proyecto perfectamente elaborados
Los informes de estado de los proyectos son una forma excelente de que los gestores de proyectos comuniquen información resumida a clientes, compañeros de equipo y partes interesadas. Redactar informes de estado utilizando Microsoft Word, plantillas de Excel o PowerPoint puede ser un enfoque habitual, pero esas herramientas sólo pueden llegar hasta ahí. No habría forma de informar fácilmente del progreso de determinadas tareas junto a cada uno de sus plazos, ni de crear y visualizar fácilmente los hitos, por mencionar sólo un par de inconvenientes. Y aquí es exactamente donde un software de diagrama de Gantt como Instagantt puede realmente marcar la diferencia.
Instagantt, uno de los mejores software de diagramas de Gantt, le ayuda a gestionar todo su proyecto, y también puede crear informes periódicos del estado del proyecto. Gracias a nuestras opciones Exportar y Compartir, podrás generar puntos de control de tu proyecto, que luego podrás compartir fácilmente con tus clientes y partes interesadas, asegurándote de que todos estén informados en todo momento.
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