Normalmente, al terminar un proyecto y revisarlo con tu equipo, surgirá la frase "podríamos haberlo hecho mucho mejor". Pero esto no es necesariamente malo. Significa que hay margen de mejora, y aquí es donde implementar y utilizar una plantilla de lecciones aprendidas beneficiará enormemente a tus futuros proyectos.
Las lecciones aprendidas se refieren a un conjunto de actividades o acciones llevadas a cabo para lograr un conjunto específico de productos, resultados o servicios. En la gestión de proyectos, este proceso se lleva a cabo en forma de conversación o reunión, que suele celebrarse una vez finalizado el proyecto y en la que se hace una retrospectiva del mismo. En esta reunión suelen participar el director del proyecto, los miembros del equipo implicados y representantes clave del cliente y el contratista.
Las lecciones aprendidas son extremadamente relevantes para los gestores de proyectos porque permiten a los equipos obtener conocimientos del proceso de realización de un proyecto; tanto de lo bueno como de lo malo. La idea detrás de este proceso es aprender cuáles fueron los aspectos positivos para repetirlos en futuros proyectos y hacer ajustes para no repetir los errores que se cometieron a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Estos aspectos pueden referirse a metodologías, equipos, procesos o sistemas.
Reconocer lo bueno y lo malo
A largo plazo, las lecciones aprendidas pueden mejorar mucho la forma en que las empresas ejecutan los proyectos, porque ayudan a captar, documentar y actualizar la información necesaria para mantener los proyectos en marcha. Además, permiten a los equipos reflexionar y plantearse qué funciona bien y cómo puede mejorarse.
Al organizar una reunión sobre las lecciones aprendidas, hay que tener en cuenta tanto lo bueno (victorias) como lo malo (problemas). Una victoria, naturalmente, es algo que ha conducido a un resultado positivo, algo que querrás repetir en tus futuros proyectos. Un problema, en cambio, es algo que ha afectado negativamente a cualquier aspecto de tu trabajo.
Los cuatro pasos
El proceso de lecciones aprendidas implica 4 pasos que le ayudarán a capturar la información y le permitirán utilizarla a lo largo del camino. Estos pasos son:
Identificar. Este paso debería ayudarle a identificar las recomendaciones que pueden aprenderse. Trátalas como valiosos activos de conocimiento para tus futuros proyectos.
Documentar. Conviene documentar la información detallada. Tome nota y escriba las lecciones aprendidas durante las reuniones y debates y conviértalas en un informe que los participantes puedan leer más tarde. Esta información será muy útil en proyectos venideros.
Analizar. Una vez recopilada y distribuida la información, puede analizarla e interiorizarla para aplicarla con éxito en futuras ocasiones.
Almacenamiento. Almacenar las lecciones aprendidas es vital y deben estar a disposición de los miembros del equipo. Pueden utilizarse para sesiones de formación y reuniones de planificación.
Cómo documentar las lecciones aprendidas
El aspecto clave a tener en cuenta es que querrás documentar las ideas más valiosas que aprendiste para no repetir ninguno de los contratiempos ocurridos durante todo el proceso.
Ganancias y problemas. Clasifica tus lecciones en victorias (lo bueno) o problemas (lo malo).
Descripción. Escriba una descripción detallada de las lecciones. Sea muy concreto; si se trata de una victoria, explique por qué tuvo éxito. Si fue un problema, describa por qué fracasó y cómo ocurrió.
Impacto. En la gestión de proyectos, cada acción representa un posible impacto. Tanto si se trata de un impacto positivo como negativo, describe el resultado y explica las consecuencias que ha acarreado.
Trabajo futuro. Describa cómo el trabajo que ha realizado puede cambiar o repercutir en futuros proyectos. ¿Su empresa se beneficiará de ello? ¿Lo harán futuros miembros del equipo o proyectos?
Pasos a seguir. Describa las medidas concretas que tomará para abordar sus logros y problemas. Especialmente los problemas. Esto te ayudará a tomar las precauciones necesarias para no repetir ninguna situación negativa y mejorar tu trabajo.
Plantilla de lecciones aprendidas
Ser capaz de identificar lo que funcionó y lo que no, es lo único que te hará ser mejor en tu trabajo. Si quieres obtener mejores resultados, debes reflexionar sobre lo aprendido al final de cada proyecto. Si te tomas el tiempo de escribir y llevar a cabo las lecciones aprendidas, estarás adoptando un enfoque productivo, que repercutirá positivamente en tus futuros proyectos.
Los diagramas de Gantt pueden ser de gran ayuda a la hora de llevar a cabo las lecciones aprendidas. Un software de gestión de proyectos en línea comoInstaganttpuede ayudarle a escribir, realizar y almacenar lecciones aprendidas para cada uno de sus proyectos. Podrá categorizar fácilmente sus victorias y problemas y describir su resultado y su impacto. Y lo que es más importante, podrás colaborar con tu equipo, permitiéndoles participar en el proceso de forma activa. De este modo, la información estará disponible para todos, ahora mismo y también en el futuro.
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