Cómo tomar notas claras y eficaces en las reuniones

¿Qué son las notas de reunión?

Las reuniones son una actividad necesaria, independientemente del tipo de empresa que dirija. Reúnen a las personas adecuadas en una misma sala y son la ocasión perfecta para hacer preguntas y aclarar dudas. Si alguna vez has salido de una reunión preguntándote qué significaban algunos de los conceptos, o sintiéndote confuso con respecto al plan, lo más probable es que hayas tomado muy pocas o ninguna nota. 

Las notas de reunión son simplemente referencias rápidas a ideas, objetivos, decisiones, plazos y datos. Pueden definirse como el registro escrito de cualquier cosa relevante que haya sucedido durante una reunión, y se utilizan para hacer un seguimiento de los puntos clave, así como de lo que se decidió durante la reunión, para que tú y tu equipo podáis volver a revisar la información y utilizarla más adelante.

¿Son las notas de reunión lo mismo que las actas?

Las notas de reunión no son lo mismo que las actas. Aunque ambas tienen el mismo objetivo (anotar la información que se produce durante una reunión), las actas, sin embargo, son más formales y suelen incluir detalles diferentes y más estructurados, como:

• Fecha completa 
• Una lista de todos los asistentes a la reunión, así como una lista de ausentes.
• Cuándo comenzó la reunión y cuándo se levantó
• Principales temas tratados en la reunión y ponentes
• Medidas adoptadas y/o decisiones tomadas durante la reunión

Como ya se ha mencionado, las actas también cubren temas clave, pero siguen un formato más estructurado simplemente porque actúan como documentación legal de lo tratado durante una reunión, mientras que las notas de reunión son mucho más informales y menos estructuradas. 

Consejos para redactar notas de reunión

Aunque las notas de las reuniones son más dinámicas y ayudan a poner en marcha el proceso creativo, para registrar la información de forma eficaz también deben tener cierta estructura; de lo contrario, acaban siendo desordenadas, confusas y con poco o ningún contexto para el futuro lector.

Antes de entrar en la reunión, siempre es bueno saber algunas cosas:

• ¿Quién leerá las notas? Piensa en quién será el lector final de las notas. ¿Colegas o partes interesadas? Se trata de dos públicos diferentes que pueden esperar dos comunicaciones distintas tras la reunión.
• ¿Cuál es el orden del día? Si sabes exactamente cuál es el orden del día, evitarás distracciones (y también podrás preparar las preguntas).
• Predecir las expectativas. Para predecir las expectativas, hay que conocer el orden del día. ¿Qué información solicitará probablemente su equipo de sus notas? ¿Cuál es la información más importante que se tratará en la reunión?

Teniendo esto en cuenta, veamos la información principal que debes anotar cuando tomes notas en una reunión:

• Puntos clave del orden del día: Es importante no perder de vista la información clave, así que anota un resumen de cada punto tratado en el orden del día y los resultados que se discutieron. Los cambios, los planes y las decisiones son puntos clave importantes que siempre deben anotarse.

• Puntos de acción: Los puntos de acción se refieren a la lista de puntos que se proponen en la reunión y, como tales, deben ser muy detallados. Así que asegúrate de anotar cada tarea, a quién se ha asignado y su fecha de entrega.

• Ideas y preguntas: Cualquier idea, pregunta o seguimiento que se haya tratado durante la reunión también debe incluirse y explicarse. Asegúrate de anotarlas también.
  
  

Además, una reunión bien planificada suele abarcar unos cuantos puntos básicos que será importante incluir en las notas de la reunión. No pierdas de vista:

1. Visión, metas y objetivos.
2. Factores críticos de éxito.
3. Indicadores clave de rendimiento.
4. Cuestiones clave. 

Toma notas en las reuniones como un profesional con Instagantt

Tomar notas es todo un arte y no hay reglas. Algunas personas prefieren tomar notas de las reuniones en sus ordenadores portátiles y a otras les gusta confiar en el lápiz y el papel. No importa cómo lo hagas, pero tomar notas durante una reunión o pedirle a alguien que lo haga sí lo es, sobre todo cuando se trata de proyectos complejos o de gran envergadura. ¿Por qué? Porque las reuniones suelen ser el lugar donde tienen lugar los debates o las decisiones clave, y confiar únicamente en la memoria no es suficiente. 

Pero, ¿qué ocurre cuando te tomas el tiempo de tomar notas excepcionalmente buenas y aun así acaban perdiéndose o traspapelándose? Es una situación común, después de todo, usted y su equipo pueden estar gestionando y trabajando en varios proyectos a la vez, y aquí es donde las cosas tienden a mezclarse. Por suerte, software de gestión de proyectos como Instagantt puede marcar la diferencia al ayudarle a mantener toda la información relacionada con el proyecto en un único lugar. 

Instagantt te ayuda a gestionar tu agenda, tus tareas y tu progreso. Pero, además, también puede ayudarte a llevar un seguimiento de tus propias notas de reuniones permitiéndote añadir información a tus tareas y llevar un registro de tus notas sobre determinados puntos o temas clave adjuntando la información como documentos de Word o archivos PDF, o simplemente creando diagramas de Gantt con los elementos de acción más relevantes y las conclusiones de tus reuniones más importantes. Además, puedes asignar estos elementos de acción a quien sea responsable para que puedas hacer un seguimiento del progreso de estas tareas. De este modo, las notas de tus reuniones nunca volverán a perderse, y podrás compartir esta información con los miembros de tu equipo y con los accionistas por igual, cambiando la dinámica y el factor de éxito de cada reunión en adelante.

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Ejemplo de plan de proyecto y notas de reunión

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