Detén el fracaso del proyecto con un plan de contingencia
Los jefes de proyecto son plenamente conscientes de lo fácil que puede resultar que un solo imprevisto haga descarrilar por completo un proyecto. Los planes de contingencia sirven para prever lo inesperado y prepararse con antelación para hacer frente a los peores escenarios, describiendo las medidas que los miembros del equipo o la empresa tendrían que tomar en respuesta a un acontecimiento negativo.
¿Qué es un plan de contingencia en la gestión de proyectos?
Plan B, plan de respaldo, red de seguridad o plan de recuperación en caso de catástrofe. Todos estos términos se refieren a lo mismo: un plan que debe ejecutarse en caso de que falle el plan que habías ideado originalmente.
La planificación de contingencias consiste en esperar lo inesperado y prepararse para afrontar los peores escenarios con antelación, antes de que perjudiquen al proyecto o a la empresa. El uso de planes de contingencia se aplica a cualquier empresa y se crean para ayudar a las organizaciones a responder a distintas situaciones.
Aunque lo más habitual es utilizarlos para prepararse ante escenarios negativos, en la gestión de proyectos los planes de contingencia no siempre están vinculados a sucesos negativos. A diferencia de un plan de mitigación o una estrategia de gestión de crisis, un plan de contingencia se centra en estar preparado para responder a acontecimientos perturbadores (como qué ocurriría si una empresa alcanzara unas ventas superiores a las previstas). Los planes de contingencia pueden crearse para aprovechar oportunidades estratégicas y, como tales, son una potente estrategia proactiva que puede ayudarle a hacer frente a cualquier tipo de acontecimiento perturbador, positivo o negativo.
Ventajas de un plan de contingencia
Cuando gestione proyectos, querrá evitar riesgos innecesarios, porque un solo acontecimiento puede desbaratar por completo sus planes. El propósito de la planificación de contingencias es garantizar que tu empresa o tu proyecto puedan seguir funcionando sin problemas, a pesar de los cambios, los errores y los imprevistos.
Los planes de contingencia pueden ayudarle a reaccionar con rapidez ante acontecimientos negativos. Si te preparas con antelación, tú y tu equipo podréis centraros en lo que tenéis que hacer en lugar de perder el tiempo intentando encontrar una solución mientras os enfrentáis a una crisis.
Puede minimizar significativamente el riesgo y los daños de un escenario negativo si dispone de un plan de contingencia.
Cómo crear un plan de contingencia
He aquí los principales pasos que hay que seguir en un proceso eficaz de planificación de contingencias.
Paso 1: Calcula los riesgos y las oportunidades. En este punto, vas a querer hacer una lista de las cosas que pueden causar problemas o que pueden poner en peligro la dirección de tus planes. Con la ayuda de tu equipo (e incluso de otros jefes de equipo o partes interesadas), identifica los acontecimientos más relevantes que podrían perjudicar el curso de tu proyecto o de tu plan de negocio. Puedes hacer lo mismo con las oportunidades, para redactar un plan de contingencia de "escenario positivo".
Paso 2: Priorizar los riesgos en función de su impacto. Ahora que has creado una lista de posibles riesgos y problemas, tienes que priorizarlos en función de la amenaza que supongan. Puede que tengas diferentes escenarios, pero no todos ellos plantean el mismo nivel de daño. Resulta útil clasificar y evaluar los riesgos en función de su impacto o incluso de la probabilidad de que se produzcan.
Paso 3: Crear planes de contingencia. En este punto, debe crear y establecer diferentes pasos que describan las acciones que usted y su equipo tendrían que llevar a cabo en función de los riesgos identificados en el paso anterior. Es importante ser específico y destacar los pasos que habría que dar para restablecer el plan o la empresa después de que se haya producido el suceso.
Paso 4: Comparta sus planes. Ahora que ya has repasado tus planes, es importante que los compartas con todos los implicados. Comunícalo a los miembros del equipo y a las partes interesadas, y asegúrate de que todos lo entienden. De este modo, en caso de que su empresa necesite ponerlo en práctica, todos podrán actuar lo antes posible.
Quinto paso. Revisar el plan. Los planes de contingencia pueden cambiar. Asegúrate de revisar tu plan periódicamente para no pasar por alto ninguna amenaza, riesgo o escenario.
Lleve su plan de contingencia al siguiente nivel con Instagantt
Los nuevos proyectos son siempre emocionantes, así que es lógico que su equipo esté ansioso por lanzarse a ellos antes de tomarse el tiempo necesario para analizar qué ocurriría si surgiera algún imprevisto. Pero dedicar tiempo a pensar en los posibles riesgos y crear planes de contingencia garantizará que el proyecto se desarrolle sin problemas.
Los planes de contingencia requieren un cierto nivel de orden. Hay que mapear y categorizar la información, pero dado que también requieren análisis y revisión constante, es importante que puedan personalizarse y compartirse fácilmente. Aquí es donde software de gestión de proyectoscomoInstaganttpuede ser de gran ayuda.
Con los diagramas de Gantt, podrá crear y compartir planes de contingencia en cuestión de minutos. Además, podrás hacer un seguimiento de los riesgos, escenarios y oportunidades, y podrás volver a consultar y editar la información siempre que lo necesites.
