Las reuniones; las ames o las odies, suelen ser una actividad necesaria cuando se trabaja en proyectos en desarrollo. Reúnen a las personas adecuadas y dan cabida a dudas, preguntas, reconocimientos y planificación. Si alguna vez has salido de una reunión con la sensación de que era innecesaria, aburrida e improductiva, lo más probable es que esa reunión no estuviera bien planificada ni preparada.
A todos nos ha pasado. Abrumados por el trabajo y aún así programados para pasar el día en reuniones consecutivas. Dejar a la gente con la sensación de que han asistido a una reunión en la que han perdido el tiempo y la concentración puede hacer más mal que bien. Se trata de una situación habitual en los lugares de trabajo más ajetreados, por lo que es crucial aprovechar al máximo el tiempo de todos.
Pero, para ser justos, las reuniones también pueden ser muy eficaces y extremadamente productivas cuando se planifican bien. En los negocios y en la gestión de proyectos, las reuniones son un vehículo de comunicación y pueden ser el factor clave para dar el pistoletazo de salida a un proyecto de gran éxito.
Un organizador de reuniones es una forma eficaz de planificar, diseñar y llevar a cabo una reunión efectiva, que tendrá un impacto positivo en todos los asistentes. En la gestión de proyectos, un documento de planificación de reuniones es una herramienta muy útil para organizar y estructurar el transcurso de una reunión, evitando cualquier contratiempo al asegurarse de que se mantiene el compromiso con lo que realmente hay que comunicar.
Ventajas de organizar reuniones de planificación
Independientemente de que organice reuniones de lanzamiento, reuniones de propuesta de proyecto o reuniones diarias de puesta en pie, siempre se pueden obtener beneficios si se llevan a cabo con eficacia. Por ejemplo:
Generan ideas nuevas y frescas.
Al generar ideas, la gente tiende a participar más.
Permiten a los equipos tomar decisiones.
Ayudan a describir el panorama general explicando ideas y objetivos.
Permiten debates abiertos.
Elementos clave de una reunión de planificación
Para llevar a cabo reuniones de planificación eficaces y que esos beneficios se hagan realidad, hay que seguir ciertas pautas. Tenga en cuenta que cuanto más preparado esté, más productiva será la reunión y más eficaz será la planificación de su proyecto. Estos son los elementos fundamentales que debe tener en cuenta al preparar una reunión de planificación.
Visión, metas y objetivos. Antes de empezar a programar a los empleados, debe tener un plan. Debe tener una idea clara de las metas y los objetivos que quiere alcanzar. Esto requiere saber cuáles son los problemas que está tratando de resolver, en palabras de orden; la visión de su plan. Al tener una visión cristalina de tus metas y objetivos, te asegurarás de que los miembros del equipo y las partes interesadas también entiendan claramente lo que estás comunicando.
Factores críticos para el éxito. Tener una visión clara de tus objetivos también significa que has determinado las cosas que no puedes dejar de conseguir. También se conocen como factores críticos de éxito, que suelen incluir los entregables, el presupuesto y el calendario. Estos componentes básicos deben priorizarse y salvaguardarse, y deben comunicarse en su reunión de planificación.
Indicadores clave de rendimiento. Una reunión de planificación eficaz también debe abordar los KPI (indicadores clave de rendimiento) de su proyecto. ¿Por qué? Porque muestran cómo está trabajando su proyecto para alcanzar su valor y sus objetivos. Asegúrese de incluir los KPI, esto le ayudará a explicar el objetivo, así como el papel de su equipo para alcanzarlo.
Cuestiones clave. Cuando se gestionan proyectos, siempre hay factores u obstáculos que hay que despejar antes de seguir adelante con un plan. Es importante identificar, enumerar y comunicar esas cuestiones clave para poder discutir el enfoque que se elegirá, así como quién será el responsable de resolver esos temas acuciantes.
Prepare su reunión de planificación con Instagantt
Tanto si reúne a su equipo para una breve sesión de planificación como si prefiere una larga reunión de planificación estratégica, aprovechará al máximo el tiempo de todos si se prepara con antelación. Al dedicar tiempo a preparar la sesión de planificación, adoptarás un enfoque productivo que repercutirá positivamente en tu proyecto al mantener a tu equipo alineado con tu visión, estrategia y objetivos generales.
Un software de diagramas de Gantt en línea como Instagantt puede ser de gran ayuda en este proceso al permitirle preparar y esbozar la visión, los objetivos, los factores críticos de éxito y los KPI de su proyecto. Además, podrá adjuntar todos los datos y documentos importantes que le ayudarán a proporcionar antecedentes para sus reuniones de planificación, así como a avanzar en su plan de acción enumerando y programando tareas, y asignándolas sobre la marcha a los responsables idóneos.
Ejemplo de plantilla de planificación de reuniones
